Před zasedáním:
Krok 1 : Objasnění účelu setkání. Identifikujte správné lidi, kteří se skutečně potřebují účastnit tohoto setkání. Efektivní setkání nepotřebuje příliš mnoho lidí.
Krok 2: musíte připravit různá témata, která mají být projednána během schůzky, kolik času bude věnováno každému tématu a jaký je účel každého bodu., Vezměte na vědomí, co o nich víte, abyste ušetřili čas a mohli se během schůzky soustředit na důležitá témata.
Krok 3: sdílejte jej se všemi účastníky před schůzkou. Také sdělte, co očekáváte od účastníků, aby věděli, co se mají připravit.
s jasně definovanou agendou každý zná cíle a cíle. Vaše agenda vám také pomůže zůstat na správné cestě a držet se přiděleného času schůzky.,
během schůzky:
zahajte schůzku
nejprve vždy začněte včas: respektuje ty, kteří se objeví včas, a připomíná pozdním příchozím, že plánování je vážné. Nezapomeňte přivítat účastníky a poděkovat jim za jejich čas.
začněte s revizí agendy :je to dobrý způsob, jak dát účastníkům šanci porozumět všem předem definovaným tématům, jejich účelu a požadovaným výsledkům.
objasněte požadovaný typ účasti a interakce.
přiřaďte příjemci poznámek, pokud to nejste vy.,
vedení schůzky
efektivní zápisy z jednání jsou obrovským přispěvatelem k úspěšným schůzkám. Ale musí být napsány vhodně a distribuovány včas. Hlavním problémem s poznámkami je, že trvá dlouho, než budou řádně zapsány, a že je třeba je po schůzkách rychle poslat, aby všichni věděli o svých dalších činnostech.
v průběhu schůzky musíte vytvářet své poznámky: dobrým způsobem, jak uspořádat psaní poznámek, je odlišit akce od poznámek a také si uvědomit různé akce na osobu s termínem., Pravidelně shrňte klíčové body a požádejte o dohodu, abyste zajistili, že akční plán pochopí všichni účastníci. V opačném případě byste se mohli ocitnout na okraji schůzky příliš zaneprázdněni poznámkami.
Správa času schůzky: největším problémem schůzky je udržení času přiděleného na schůzku. Udělejte si čas vyprávět a slyšet příběhy a požádat o různých hledisek, ale udržet zaměření na nápady a cíle, aby zůstali včas. Sledujte svůj program, aniž byste ztratili cíl stanovený pro každé téma.,
uzavřete schůzku
Na závěr shrnutím výsledků skupiny, akčních bodů a rozhodnutí a plánu dalšího kroku.
upřímně děkuji členům skupiny za jejich účast a příspěvky. Můžete také požádat o zpětnou vazbu.
po schůzce: zápis ze schůzky
zadejte svou poznámku logickým způsobem a ne chronologicky: akce, rozhodnutí, síťové body a dokumentace podle tématu., Také přidání krátkého shrnutí organizovaného na osobu a na Projekt na začátku minut pomáhá vašim kolegům identifikovat na první pohled akce, které potřebují k realizaci pro příští schůzku.
podělte se o zápis ze schůzky, abyste shrnuli rozhodnutí a akční plán všem účastníkům.
Napsat komentář