chcete skákat mezi zasedáními a naléhavé e-maily celý den, jen aby si uvědomil, v 6 hodin, že jste ještě nezačali, že důležitý projekt měl jsi práci? Nebo připraven na prodejní hřiště zítra? Nebo konečně přemýšlet o efektivní strategii, jak snížit náklady na pořízení zákazníka? Je to pocit, že čas jen letí a vy ani nevíte, kam to někdy šlo? Nebo máte pocit, že neustále pracujete na prioritách někoho jiného místo toho, abyste tlačili na své vlastní cíle?
byl jsem tam., Říká se tomu naléhavé vs. důležité dilema a úplně mi zablokovalo dělat nějakou efektivní práci po celá léta. Dokud jsem nenašel matici, která všechno změnila. Zde je krok-za-krokem průvodce, jsem zvyklý řešit Naléhavé vs. Důležité Dilema, požadovat zpět svůj čas a konečně se zaměřit na důležité věci v mém podnikání & život.
urgentní vs. důležitá matice je výkonný nástroj produktivity, který dokáže 10x vaši účinnost. Skládá se ze 4 kvadrantů, které klasifikují vaše každodenní činnosti podle dvou parametrů: úrovně naléhavosti a úrovně důležitosti.,
tohle je ten druh práce, který je typický pro každý kvadrant:
Kvadrant I:
Stisknutím problémy a krize, jako se řítí, jak získat peníze pro svůj startup zaplatit své zaměstnance na konci měsíce, zabývající se kurva posral v provozní oddělení nebo PR sračky., Projekty s blížícím se termínem, jako je odeslání diplomové práce včas, odeslání žádosti Y Combinator nebo odeslání ročních účtů.
Quadrant II:
plánování marketingové strategie na další 3 měsíce, rozdělení odpovědnosti mezi Váš tým za nový projekt a vytvoření podrobného plánu projektu pro spuštění produktu. Příprava důležitých schůzek investorů nebo prodejních hřišť. Budování vztahů s potenciálními partnery a zaměstnanci. Průzkum a výzkum nových příležitostí, hledání nových oborů nebo strategií a učení se novým dovednostem.,
kvadrant III:
přerušení od kolegů pro irelevantní otázky nebo malé řeči. Příchozí hovory,e-maily a schůzky — pokud pro vás nejsou relevantní.
kvadrant IV:
práce bez jasného dopadu na cíle společnosti a / nebo vaše cíle. Příchozí hovory, e-maily a schůzky — pokud nejsou ani včasné, ani relevantní pro vás konkrétně a/nebo nezbytné k dosažení vašich cílů. Čas-wasters jako sociální média.,
Krok 2: vyhodnoťte se
Chcete-li zlepšit svou produktivitu, musíte nejen pochopit celkový koncept matice, ale také potřebujete vědět, kde jste právě teď. To vám pomůže rozhodnout, které změny v kroku 3 budou mít pro vás osobně největší dopad.,
posoudit sami, podívejte se na váš typický týden a odhadnout % času budete trávit v každém kvadrantu:
Pokud máte potíže s tímto cvičením, dokumentovat vše, co budete dělat za týden. Zapište přesné časy a aktivity do tabulky, jako je následující, a nakonec Vypočítejte procenta sečtením hodin pro každý kvadrant a vydělením celkovou pracovní dobou., V tomto příkladu by procenta byla: i-25%, II — 37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.
Pokud máte potíže klasifikaci své činnosti podle naléhavosti a důležitosti, zde jsou některé další ukazatele pro každý kvadrant:
- Kvadrantu já: máte pocit, že Jste neustále hašení požárů a provoz v nouzovém režimu. Většina projektů, na kterých pracujete, vyžaduje vaši okamžitou pozornost kvůli naléhavému termínu.,
- kvadrant II: máte pocit, že jste na vrcholu věcí kvůli pečlivému plánování, přípravě a prevenci. Kromě plánování a přípravy zaměřujete svůj čas na projekty s vysokým pákovým efektem, nové příležitosti, učení a budování vztahů.
- kvadrant III: většinu času trávíte aktivitami, které vyžadují vaši okamžitou pozornost, ale nemusí nutně souviset s vašimi nejvyššími prioritami. Trávíte spoustu času na důležitých schůzkách, přerušujete a řešíte nekritické telefonní hovory a e-maily., Máte pocit, jako byste se neustále zabývali otázkami, které jsou důležité pro ostatní, ale nesouvisejí s vašimi vlastními prioritami.
- kvadrant IV: často máte pocit, že ztrácíte čas. Trávíte spoustu času na rušné práci, která přímo nesouvisí s vašimi cíli, sociálními médii, videi, hrami a zbytečným surfováním po webu.
Krok 3: Optimalizace
nejúčinnější lidé tráví 80% svého času v kvadrantu II Naléhavé vs. Důležité Matrix., To jim umožňuje aktivně pracovat na nové příležitosti a high-pákový projekty místo toho tráví všechen svůj čas reagovat na naléhavé problémy a potřeby jiných lidí. V důsledku toho jsou schopni dosáhnout významného pokroku směrem ke svým cílům, aktivně předcházet krizím a vést vyváženější, klidnější a soustředěnější život.
Tady je to, co budete dělat s Kvadrantu I, III a IV činnosti, aby se uvolnily více času na Kvadrant II činnosti:
Kvadrantu IV Aktivity
Kvadrantu IV činnosti nejsou ani naléhavé ani důležité, a měly by proto nemělo být provedeno vůbec., Zde je, jak k jejich odstranění:
Eliminovat Čas Wasters:
Dokumentující, jak budete trávit svůj čas po celý týden (viz Krok 2) a sledování váš mobilní obrazovky čas s aplikacemi, jako je Pyxsee, QualityTime a Asociální může být velmi užitečné při určování váš osobní čas-wasters. Jakmile víte, jaké jsou vaše slabá místa (YouTube, Instagram, Whatsapp atd.), použijte tyto účinné strategie k jejich řešení:
- omezte používání sociálních médií na konkrétní denní dobu (např., dojíždění, přestávka na oběd, nebo 5 min přestávky)
- vypnout upozornění na váš telefon a počítač
- Použití aplikace blokovat určité stránky a aplikace
- Nechat telefon doma, když tráví čas s blízkými
Odstranit Zaneprázdněný Práce:
to říct slovy Petera Druckera: Nic není tak zbytečné, jak dělat efektivně, že, které by nemělo být provedeno vůbec. Bez ohledu na to, zda pracujete na projektu pro svého šéfa nebo nastavujete svůj vlastní plán jako podnikatel — vždy se ptáte, proč něco děláte., Nejúčinnější lidé se ujistí, že to, na čem pracují, přímo souvisí s jejich nejvyššími cíli. Nebo ještě lépe, je to úkol s nejvyšším dopadem na dosažení svých nejlepších cílů. Zde je, jak odstranit prací:
- ujistěte Se, že vaše cíle jsou jasně definovány za všech okolností
- Před zahájením nového projektu, zeptejte se sami sebe „Je to opravdu to, co bych měl teď dělat? Dává to smysl?“
- Naučte se říkat NE na nesmyslné požadavky od kolegů
- Vyzvěte své šéfa, když vás nevidím smysl v tom určitý úkol
Napsat komentář