V dnešní globální pracovní síly, pomalé objednávky proces může ochromit vaše podnikání. Ruční zpracování objednávky a archaické systémy brání procesu objednávky a způsobují více škody než užitku.
spoléhat se na manuální proces objednávky s e-maily a tabulkami je jako používat bankovní účet bez přístupu k bankomatu., Když si myslíte, jak snadno Bankomaty funkce v bankovním světě, je těžké si představit, stojí ve frontě na dlouhou dobu, jen aby pokladník udělat chybu při manipulaci jednoduché transakce.
začněte desetiletí třeskem!
Tipy, jak zdokonalit svou strategii zadávání veřejných zakázek v roce 2021
V stejným způsobem, old-school procesy jsou v moderním světě techniky. Digitalizace způsobuje, že neohrabané procesy fungují jako kouzlo. Je ideální pro zdlouhavé a pracovně náročné administrativní procesy, jako jsou nákupní objednávky, schvalování faktur a další.,
v technologické éře by bylo moudré využít cloudové řešení pro nákupní objednávky. Než se ponoříme hlouběji do systému zadávání zakázek pro úspěšné řízení PO, podívejme se na současný stav řízení objednávek a zjistíme jeho hlavní nedostatky.
jaký je proces objednávky?
proces objednávky je cesta objednávky (po) od vytvoření prostřednictvím schválení objednávky, odeslání, doručení, fakturace a uzavření. Zahrnuje také rozpočtové kontroly, řízení smluv, kontroly kvality a další.,
jakmile prodejce přijme objednávku, stává se právně závazným dokumentem. Objednávka nastiňuje požadované položky, dohodnutou cenu, očekávání doručení a platební podmínky.
objednávky poskytují konkrétní pokyny pro dodavatele a zároveň nabízejí kupujícím pevnou papírovou stopu, kterou lze použít jako referenční bod, pokud je ve vašem procesu zadávání zakázek vyžadována jasnost.
jaké jsou kroky spojené s procesem objednávky?,
proces objednávky se skládá z několika kontrolních bodů shody a schvalovacích/vstupních úkolů pro zajištění včasného zpracování PO. Zde jsou nejčastější objednávky proces takto:
- PO Vytvoření
- Objednávka Schvalování
- PO Odeslání
- Závazné Smlouvy
- Dodání Zboží
- Three-way Odpovídající
- PO Uzavření
1. Po vytvoření:
objednávky jsou vytvářeny ze schválených nákupních požadavků nebo připraveny od nuly v případě vrácení nebo opakovaných nákupů.,
zúčastněné strany: tým pro zadávání zakázek a administrativní pracovníci
2. Tok schválení:
jakmile jsou vytvořeny objednávky, jsou odeslány k odhlášení oprávnění přizpůsobit změny požadavků na poslední chvíli.
Stakeholders: Rekvizitor, sign-off authority, finance team, and procurement officers
3. Po odeslání:
po schválení jsou objednávky předány vybranému prodejci v závislosti na preferovaném způsobu komunikace dodavatele.
dostupné režimy: papír, fax, E-mail a cloudové úložiště
4., Závazná smlouva:
právně závazná smlouva je vyvolána, jakmile prodávající přijme PO a může být poté použita k vyřešení právních sporů mezi dodavatelem a kupujícím.
musí obsahovat: údaje o kupujícím, číslo PO, datum dodání, informace o prodejci, ceny, podrobnosti o objednávce, platební podmínky a informace o platbě
5. Dodání zboží:
prodávající dodává zboží a kupující má kontrolu kvality a upozorní odesílatele v případě vad.
příjemce: administrativní pracovníci, vedoucí skladu nebo úředník pro zadávání zakázek
6., Třícestné přizpůsobení:
tým pro zadávání zakázek kupujícího poté provede třícestné porovnávání (s po, GRN a fakturou).
7. PO uzavření:
po Po odpovídající, pokud nejsou žádné nesrovnalosti, schválené faktury je předána k financování týmu pro zpracování plateb po které objednávky jsou uzavřeny.
pro TIP: jak automatizovat proces objednávky o 75% rychleji pomocí Kissflow?
tok procesu objednávky
tok procesu objednávky je životním cyklem objednávky od vytvoření objednávky po uzavření., Předdefinovaný tok procesu objednávky umožňuje nákupnímu týmu zpracovat PO bez chybějících kroků a snadno jej sledovat, aby se zabránilo zpoždění.,cess flow znázorňuje kroky v PO zpracování takto:
- Vytvoření objednávky
- Odeslat více žádostí o cenovou nabídku(RFQ)
- Analyzovat a vybrat dodavatele
- Vyjednávat smlouvy a poslat PO
- Příjem zboží/služby
- Přijmout a zkontrolovat faktury (3-Way Odpovídající)
- Povolit fakturu a zaplatit dodavatele
- záznamů
- objednávka uzavření
bolest body manuální objednávce procesů
Ruční objednávky jsou nákladné, neefektivní a časově náročné na údržbu., Existuje příliš mnoho dokumentů potřebných pro zpracování jediné objednávky.
získávání, ukládání a odesílání prostřednictvím schvalovací smyčky a zároveň zajistit, aby se neztratili nebo nepoškodili po cestě, je velmi únavné.
podle nedávné studie APQC může ruční zpracování PO stát organizace až 506, 52 $za objednávku.,
ruční objednávka proces:
- Chybí viditelnosti
- Hroty organizační náklady
- Táhne PO zpracování cyklu
- Závisí na zásahu člověka
- Má procesní překážky a otázky dodržování předpisů
- Zahrnuje nekonečné smyčce e-maily a lidé
- Je těžkopádné, nepřesné, a náchylné k chybám
Automatizovat vaše Objednávky Schválení
Dynamické Formy. Žádné Kódování. Snadné přetažení & pokles.,
Výhody digitální PO systému
Zde je šest důvodů, proč každá organizace potřebuje řešení zakázek s systém správy objednávek.,žádné ztracené nebo opožděné POs
Doporučené Čtení:
- 5 Objednávce Osvědčených Postupů Každé Společnosti Musí Přijmout
- 5 Účinné Způsoby, jak zrychlit Vaše Objednávka Cyklu
- 4 Pádné Důvody, Proč Vlastní Objednávky Jsou Nejlepší se Vyhnout
Shrnutí
rozloučit nečitelné písmo, chybějící POs, a nekonečné hodiny zadávání dat., Cloudový software pro zadávání zakázek transformuje svazky papírování do snadno sledovatelných digitálních formulářů, které jsou bezpečně uloženy v cloudu.
při implementaci řešení zadávání zakázek může znít klamně jednoduše jako řešení band-aid pro všechny vaše problémy související s PO, samotný proces je velmi komplikovaný. To je důvod, proč je důležité mít nějaké osvědčené postupy objednávky, které zajistí, že váš nástroj pro zadávání zakázek provádí tak, jak musí.
správná praxe v oblasti zadávání zakázek může opravit váš přerušený proces PO, zlepšit efektivitu a dodat více návratnosti investic., Zatímco teorie o tom, co je nákupní objednávka, může znít složitě, když se podíváte na některé nejběžnější osvědčené postupy, můžete to jednou provždy vyčistit.
Napsat komentář