Zásady a osvědčené postupy pro firemní kreditní karty [+Sample] / Lola

vedoucí představitelé podnikových financí a hlavní finanční úředníci, zejména v rostoucích podnicích, mají obtížný úkol stanovit první firemní politiku kreditních karet. Často se stává, že každý má zaměstnanecké firemní karty-nebo to nikdo nedělá.

ale kde by měla být čára nakreslena pro toho, kdo by měl a neměl mít vizitky zaměstnanců? Jak mohou finanční týmy řešit riziko a hypergrowth současně?,

Firemní kreditní karty politiky, osvědčených postupů

Než budete vydávat firemní karty pro zaměstnance nebo si je všechny pryč, mít čas, aby definovat svůj přístup společnosti k řízení finančních rizik. Budete muset zvážit toleranci vaší společnosti k riziku versus potřebu poskytnout zaměstnancům flexibilitu a snížit tření. Nakonec doporučujeme používat software pro správu výdajů, jako je Lola.com pomoci vyrovnat kontrolu s agility.

při vytváření vašich zásad zvažte čtyři klíčové otázky:

• kdo získá přístup k obchodním kreditním kartám?,
• jaké jsou limity výdajů nebo úvěrů?
• jaký je proces vykazování nákladů?
• jak lze omezit nákupy mimo politiku?

než vydáte firemní karty zaměstnancům nebo je všechny odvezete do své nové finanční role, udělejte si čas na definování osvědčených postupů vaší společnosti pro řízení finančních rizik. Poskytujeme Vám otázky a příklady zásad firemních karet s cílem vytvořit takovou, která funguje pro vaši společnost.,

při vytváření zásad zvažte čtyři klíčové otázky:

• kdo získá přístup k vizitkám zaměstnanců?
• jaké jsou limity výdajů nebo úvěrů?
• jaký je proces vykazování nákladů?
• jak lze omezit nákupy mimo politiku?

Rozhodnout, kdo dostane firemní karty

Nejprve musíte přemýšlet o tom, kdo ve vaší společnosti může mít přístup k firemní kartě. Zde je několik možností ukázkových zásad:

• všichni zaměstnanci získají firemní kartu. Tato politika snižuje tření, ale zvyšuje riziko neoprávněného použití., One-size-fits všechny přístup nemusí ve skutečnosti fit vaší společnosti.
• firemní kartu získají pouze zaměstnanci s určitou úrovní seniority. Například byste mohli dát všem výkonným ředitelům a administrativním zaměstnancům firemní kartu. Riziko je v tomto případě nízké, protože použití karty karty je omezené, ale tření je vysoké, pokud členové týmu bez přístupu k kartě potřebují provést nákup a musí projít spolupracovníkem, který ji má. Pomocí softwaru pro správu výdajů však mohli zaměstnanci požádat o jednorázové virtuální karty pro tyto nákupy.,
• všichni zaměstnanci získají přístup k firemní kartě, ale pouze pro určité činnosti nebo obchodní účely. Můžete vydávat zaměstnanecké karty podle potřeby. Tato politika by mohla fungovat, pokud zaměstnanec, který obvykle nemusí nakupovat jménem společnosti, jede na služební cestu nebo nakupuje zásoby na schůzku. Se softwarem pro správu výdajů typu end-to-end můžete zaměstnancům vydat virtuální kartu na jedno použití, aby mohli nakupovat pouze tehdy, když potřebují. To udržuje riziko a tření nízké, protože zaměstnanci mají přístup ke své virtuální firemní kartě z mobilního zařízení.,

Spravujte obchodní výdaje nastavením omezení

dále se musíte rozhodnout, za co mohou lidé v rámci programu karty utrácet peníze a kolik mohou utratit.

zvažte povolené nákupy

takže k čemu mohou zaměstnanci používat své firemní karty? Zde jsou nápady pro přípustné firemní nákupy kartou zahrnout do svého držitele karty podmínky:

• Software
• Reklamní (propagační materiály, digitální reklamu, umístění, atd.)
• kancelářské potřeby
• stravování a zábava
• místní doprava (např., plyn se dostanete na místní klientské setkání)
• cestovní výdaje (hotelové pokoje,letenky, půjčovny aut atd.)

v závislosti na podnikání, včetně určitých omezení v politice by také mohlo mít smysl. Pokud je definice osobních výdajů společnosti vs obchodní výdaje rozmazaná, stojí za to zvážit. Mnoho politik uvedené omezení proti zálohy v hotovosti, i když se to může zdát jako zřejmý hranice.,

Mějte na paměti, že strávit management software umožňuje omezit nákupy do jisté obchodní typy a oddělení, tak, že pouze marketingový tým může dělat reklamy související s nákupy, například.

ujistěte se, že vaše politika nezanechává správu výdajů na konci. Koncové výdaje se skládají z drobných výdajů, které obvykle nejsou spravovány, protože nemusí spadat do konkrétní kategorie výdajů. Tyto zdánlivě drobné výdaje mohou přidat až 20% celkových výdajů. Bez kontroly výdajů si mohou nákupy vybírat daň z rozpočtu.,

nastavit limity výdajů

kolik mohou firemní držitelé karet utratit? Opět můžete založit tento denní nebo měsíční limity off vašeho t&e politiky. Možná, že zaměstnanci mohou strávit až 50 dolarů za den na jídlo pro cestování a 300 dolarů na hotely.

alternativně byste mohli mít odstupňované výdajové limity nebo výjimky na základě seniority. Možná byste mohli dovolit, aby vaše C-Suite utratila více než 300 dolarů za hotelový pokoj, zatímco všichni ostatní mohou utratit až tuto částku.,

Věděli jste, že nejlepší firemní karty vám mohou pomoci prosadit limity karet (a zdvojnásobit se jako odměny vizitek)? Půjdeme do toho později.

Definujte schvalovací proces

chcete požadovat předběžná schválení pro nákupy uskutečněné prostřednictvím účtů zaměstnaneckých vizitek?

zde máte několik možností. Pokud nákup spadá do limitů nastínil své T&E politiky, nemusí vyžadovat schválení.,

může vyžadovat schválení výjimky z tohoto pravidla, například když hotel pokoj ceny jsou vyšší než T&E politika umožňuje, protože výlet je rezervován na poslední chvíli.

obecně platí, že schválení snižují riziko, ale výrazně zpomalují nákupy-často zbytečně, protože mnoho nákupů t&e lze zvrátit (např. Chceme, aby náš proces řízení výdajů nám umožnil být agilní, ne bolestně pomalý.,

Vytvořte proces hlášení výdajů a úhrady

zásady firemní karty musí obsahovat pokyny, jak odeslat zprávu o výdajích. Tento proces se bude lišit v závislosti na tom, zda přijmete přístup k řízení výdajů nebo přístup k řízení podnikových výdajů.

Pokud používáte systém řízení výdajů, zaměstnanci s firemní kartou přístup bude muset sbírat účtenky za nákupy, a účetní oddělení bude muset smířit transakce kreditní kartou a kreditní karty prohlášení.,

se softwarem pro správu výdajů typu end-to-end je výdej automatizován pomocí digitálních účtenek a aplikací. Splatné účty tým dostane v reálném čase viditelnost do výdajů.

zabraňte nákupům mimo politiku pomocí správy výdajů typu end-to-end

nákupy mimo politiku jsou nevyhnutelné. Častěji než ne, tyto transakce se vyskytují náhodně nebo proto, že zaměstnanec je zmatený ohledně politiky firemní kreditní karty. Disciplinární řízení, dokonce i pro opakované pachatele, je zřídka nutné., Při vytváření zásad firemní karty přemýšlejte o způsobech, jak zmírnit nákupy mimo politiku.

Obchodní strávit software pro správu, spárované s nejlepší firemní karty, může pomoci zabránit out-of-politiky nákupy tím, že působí jako strávit control service. Software pro správu výdajů vám může pomoci vynutit omezení výdajů. Nákupy, na které se politika nevztahuje, budou například zablokovány.

Pokud zjistíte, že zaměstnanci jsou důsledně snaží, aby out-of-politiky nákupy, zeptejte se jich, jak si můžete dělat politiku srozumitelnější a spolupracovat s nimi na zlepšení.,

Ukázka firemní karta politiky

Tady je firemní karta šablony zásad, které doporučujeme pro agilní, rostoucí společnosti:

* Všichni zaměstnanci mají přístup na firemní kartu, ale mnozí jen pro určité činnosti. Zaměstnanci, kteří často nakupují jménem společnosti, získají fyzické firemní karty. Ti, kteří příležitostně nakupují jménem společnosti, budou mít podle potřeby přístup k jednorázovým virtuálním kartám.,

níže najdete seznam přípustných kategorií výdajů, schválených obchodníků, oddělení, která mohou nakupovat od těchto obchodníků, a výdajové limity.

Kategorie Výdajů	Obchodníci	Autorizovaný Oddělení	Limity Výdajů (nákupů přes hranice je třeba schválení)
Software	Lola.com, Spolykají tři, HubSpot, atd.,ace	Prodej, C-Suite, Admin	GSA per diem sazby,
Místní doprava	MBTA, Sunoco, Uber, Lyft	Prodej, Marketing, C-Suite
Cestování	Marriott, American Airlines, Enterprise	Prodej, Marketing, C-Suite

Nyní jste vybaveni správné myšlení k vytvoření firemní karty politiku, která snižuje riziko tření, a bude mít vaše firma finančně zdravá., Použitím softwaru pro správu výdajů k vytvoření a provedení této politiky dosáhnete kontroly a viditelnosti, aniž byste obětovali agilitu.

Lola.com je předním strávit management řešení, které umožňuje eliminovat výdaje, zobrazit všechny utratit v reálném čase, a získat kontrolu nad svými rozpočty.