Har du nogensinde haft et problem, der nægtede at gå væk? Uanset hvad du gjorde, før eller senere ville det vende tilbage, måske i en anden form.
stædige eller tilbagevendende problemer er ofte symptomer på dybere problemer. “Quickuick Fi .es” kan virke praktisk, men de løser ofte kun overfladeproblemer og affaldsressourcer, der ellers kunne bruges til at tackle den virkelige årsag.
i denne artikel og i videoen nedenfor ser vi på 5 techniquehys-teknikken (undertiden kendt som 5Y)., Dette er et simpelt, men kraftfuldt værktøj til at skære hurtigt gennem de ydre symptomer på et problem for at afsløre dets underliggende årsager, så du kan håndtere det en gang for alle.
Klik her for at se en udskrift af denne video.
Oprindelsen af 5 Whys Teknik
Sakichi Toyoda, den Japanske industrimand, opfinder og stifter af Toyota Industries, som er udviklet af den 5 Whys teknik i 1930’erne. Det blev populær i 1970’erne, og Toyota stadig bruger det til at løse problemer i dag.
Toyota har en “gå og se” filosofi., Dette betyder, at dens beslutningstagning er baseret på en dybdegående forståelse af , hvad der faktisk sker på butiksgulvet, snarere end på, hvad nogen i et bestyrelsesrum mener, der kan ske.
5 techniquehys-teknikken er tro mod denne tradition, og den er mest effektiv, når svarene kommer fra folk, der har praktisk erfaring med den pågældende proces eller problem.
metoden er bemærkelsesværdig enkel: når der opstår et problem, borer du ned til dens grundårsag ved at spørge ” Hvorfor?”fem gange., Derefter, når en modforanstaltning bliver tydelig, følger du den igennem for at forhindre, at problemet gentager sig.
Bemærk:
de 5 Whhys bruger “modforanstaltninger” snarere end “løsninger.”En modforanstaltning er en handling eller et sæt handlinger, der søger at forhindre, at problemet opstår igen, mens en løsning måske bare søger at håndtere symptomet. Som sådan er modforanstaltninger mere robuste og vil sandsynligvis forhindre, at problemet gentager sig.,
Hvornår skal du bruge en 5 Analysishys-analyse
Du kan bruge 5 Whhys til fejlfinding, kvalitetsforbedring og problemløsning, men det er mest effektivt, når det bruges til at løse enkle eller moderat vanskelige problemer.
det er muligvis ikke egnet, hvis du har brug for at tackle et komplekst eller kritisk problem. Dette skyldes, at 5 Whhys kan føre dig til at forfølge et enkelt spor, eller et begrænset antal spor, af undersøgelse, når, faktisk, der kan være flere årsager. I tilfælde som disse kan en bredere metode som årsag og virkning analyse eller fiasko Mode og effekter analyse være mere effektiv.,
denne enkle teknik kan dog ofte lede dig hurtigt til årsagen til et problem. Så når et system eller en proces ikke fungerer korrekt, skal du prøve det, før du går i gang med en mere dybdegående tilgang-og bestemt inden du forsøger at udvikle en løsning.
værktøjets enkelhed giver det også stor fleksibilitet, og 5 Whhys kombinerer godt med andre metoder og teknikker, såsom grundårsagsanalyse . Det er ofte forbundet med magert fremstilling , hvor det bruges til at identificere og eliminere spildende praksis., Det bruges også i analysefasen af si.Sigma-kvalitetsforbedringsmetoden.
Sådan bruges 5 Whhys
modellen følger en meget enkel syv-trins proces:
Saml et Team
Saml folk, der er bekendt med problemets specifikationer, og med den proces, du forsøger at løse. Medtag nogen til at fungere som en facilitator , der kan holde holdet fokuseret på at identificere effektive modforanstaltninger.
Definer problemet
Hvis du kan, skal du observere problemet i aktion., Diskuter det med dit team, og skriv en kort, klar problemerklæring, som i alle er enige om. For eksempel” Team A opfylder ikke sine responstidsmål “eller” Soft .areudgivelse B resulterede i for mange tilbageslagsfejl.”
skriv derefter din erklæring på en tavle eller sticky note, så der er nok plads omkring det til at tilføje dine svar på det gentagne spørgsmål, ” Hvorfor?”
spørg den første ” hvorfor?”
spørg dit team, hvorfor problemet opstår. (For eksempel, “Hvorfor er ikke hold et møde sine responstidsmål?”)
spørger ” Hvorfor?”lyder simpelt, men at svare på det kræver alvorlig tanke., Søg efter svar, der faktisk er baseret på: de skal være beretninger om ting, der faktisk er sket, ikke gætte på, hvad der kunne være sket.
dette forhindrer 5 Whhys i at blive bare en proces med deduktiv begrundelse, som kan generere et stort antal mulige årsager og nogle gange skabe mere forvirring, når du jager ned hypotetiske problemer.
Find denne artikel nyttig?
Du kan lære yderligere 45 problemløsningsevner som denne ved at tilmelde dig Mind Tools Club.
Deltag i Mind Tools Club i dag!,
Abonnere på Vores Nyhedsbrev
Modtag ny karriere færdigheder hver uge, plus få vores nyeste tilbud og en gratis kan downloades til Personlig udviklingsplan projektmappe.
læs vores Privatlivspolitik
dine teammedlemmer kan komme med en indlysende grund til, eller flere plausible dem., Optag deres svar som kortfattede sætninger, snarere end som enkelte ord eller lange udsagn, og skrive dem nedenfor (eller ved siden af) dit problem erklæring. For eksempel er det bedre at sige “mængden af opkald er for høj” end en vag “overbelastet.”
spørg ” hvorfor?”Fire gange mere
for hvert af de svar, du genererede i Trin 3, Spørg fire yderligere “whhys” i rækkefølge. Hver gang skal du indramme spørgsmålet som svar på det svar, du lige har optaget.
Tip:
prøv at gå hurtigt fra det ene spørgsmål til det næste, så du har det fulde billede, før du springer til nogen konklusioner.,
diagrammet nedenfor viser et eksempel på 5 Whhys i aktion efter en enkelt undersøgelsesbane.figur 1: 5 Examplehys-eksempel (enkelt bane)
5 methodhys-metoden giver dig også mulighed for at følge flere undersøgelsesbaner. Et eksempel på dette er vist i figur 2 nedenfor.
i vores eksempel spørger “Hvorfor var leveringen sent?”giver et andet svar (Årsag 2). Spørger “Hvorfor?”for det svar afslører en enkelt grund (Årsag 1), som du kan adressere med en modforanstaltning.
tilsvarende spørger “Hvorfor tog jobbet længere tid end forventet?,”har et andet svar (Årsag 2) og spørger “Hvorfor?”på dette tidspunkt afslører en enkelt grund (Årsag 1). En Anden ” Hvorfor?”her identificerer to muligheder (årsager 1 og 2), før en mulig modforanstaltning bliver tydelig.
Der er også en anden grund til “hvorfor vi løb tør for printerblæk “(Grund 2), og et enkelt svar til det næste “hvorfor?”(Årsag 1), som derefter kan adresseres med en modforanstaltning.figur 2: 5 Whhys eksempel (flere baner)
Trin 5., Ved hvornår du skal stoppe
Du ved, at du har afsløret årsagen til problemet, når du spørger “hvorfor” ikke producerer flere nyttige svar, og du kan ikke gå videre. En passende modforanstaltning eller procesændring skulle derefter blive tydelig. (Som vi sagde tidligere, hvis du ikke er sikker på, at du har afdækket den virkelige grundårsag , skal du overveje at bruge en mere dybdegående problemløsningsteknik som årsag og effektanalyse , grundårsagsanalyse eller FMEA .,)
Hvis du identificerede mere end en årsag i Trin 3, skal du gentage denne proces for hver af de forskellige grene af din analyse, indtil du når en grundårsag for hver enkelt.
Tip 1:
“5” i 5 Whhys er virkelig bare en “tommelfingerregel .”I nogle tilfælde skal du muligvis spørge “Hvorfor?”et par gange mere, før du kommer til roden af problemet.
i andre tilfælde kan du nå dette punkt, før du spørger din femte “hvorfor?”Hvis du gør det, skal du sørge for, at du ikke er stoppet for tidligt, og at du ikke blot accepterer “knæ-jerk” – svar.,
det vigtige punkt er at stoppe med at spørge “Hvorfor?”når du holder op med at producere nyttige svar.
Tip 2:
mens du arbejder gennem din kæde af spørgsmål, kan du opleve, at nogen har undladt at træffe de nødvendige foranstaltninger. Den store ting om 5 Whhys er, at det beder dig om at gå videre end blot at tildele skyld, og at spørge, hvorfor det skete. Dette peger ofte på organisatoriske spørgsmål eller områder, hvor processer skal forbedres.,
Adress ther grundårsagen(r)
nu hvor du har identificeret mindst en grundårsag, skal du diskutere og blive enige om de modforanstaltninger, der forhindrer problemet i at gentage sig.
Overvåg dine mål
hold nøje øje med, hvor effektivt dine modforanstaltninger eliminerer eller minimerer det oprindelige problem. Det kan være nødvendigt at ændre dem eller erstatte dem helt. Hvis dette sker, er det en god ide at gentage 5 processhys-processen for at sikre, at du har identificeret den rigtige grundårsag.,
nøglepunkter
5 strategyhys-strategien er et simpelt, effektivt værktøj til at afdække roden til et problem. Du kan bruge det i fejlfinding, problemløsning og kvalitetsforbedrende initiativer.
Start med et problem og spørg, hvorfor det forekommer. Sørg for, at dit svar faktisk er jordet, og still derefter spørgsmålet igen. Fortsæt processen, indtil du når årsagen til problemet, og du kan identificere en modforanstaltning, der forhindrer det i at gentage sig.
husk på, at denne spørgsmålstegn er bedst egnet til enkle eller moderat vanskelige problemer., Komplekse problemer kan drage fordel af en mere detaljeret tilgang, selvom brug af 5 Whhys stadig giver dig nyttig indsigt.
Skriv et svar