Før mødet:
Trin 1 : Afklare formålet med mødet. Identificer de rigtige mennesker, der virkelig har brug for at deltage i dette møde. Et effektivt møde behøver ikke for mange mennesker.Trin 2: Du skal forberede de forskellige emner, der skal diskuteres under mødet, hvor meget tid der vil blive brugt på hvert emne, og hvad er formålet med hvert punkt., Vær opmærksom på, hvad du ved om dem for at spare tid og være i stand til at fokusere på vigtige emner under mødet.Trin 3: del det med alle deltagere inden mødet. Kommuniker også, hvad du forventer af deltagerne, så de ved, hvad de skal forberede.
med en klart defineret dagsorden kender alle målene og målsætningerne. Din dagsorden vil også hjælpe dig med at holde dig på sporet og holde dig til den tildelte mødetid.,
under mødet:
Start mødet
først skal du altid starte til tiden : det respekterer dem, der dukker op til tiden og minder sent om, at planlægningen er alvorlig. Glem ikke at byde deltagere velkommen og takke dem for deres tid.
Start med agenda Revie.: dette er en god måde at give deltagerne en chance for at forstå alle de foruddefinerede emner, deres formål og de ønskede resultater.
afklare typen af deltagelse og interaktion ønskede.
Tildel en note taker, hvis det ikke er dig.,
gennemføre mødet
effektive mødereferater er en stor bidragyder til vellykkede møder. Men de skal skrives korrekt og distribueres til tiden. Hovedproblemet med noter er, at de tager lang tid at blive korrekt skrevet ned, og at de skal sendes hurtigt efter møderne for at fortælle alle deres næste handlinger.
Du skal opbygge dine noter, når mødet skrider frem: En god måde at organisere din notatoptagelse på er at differentiere handlingerne fra bemærkningerne samt at notere de forskellige handlinger pr., Opsummer regelmæssigt nøglepunkterne og bede om enighed for at sikre, at handlingsplanen forstås af alle deltagere. Ellers, du kan finde dig selv på sidelinjen af mødet for travlt med at tage noter.
Administrer mødetid : den største vanskelighed ved et møde er at holde den tid, der er afsat til mødet. Tag dig tid til at fortælle og høre historier og bede om forskellige synspunkter, men hold fokus på ideer og mål for at holde sig til tiden. Følg din dagsorden uden at miste målet for hvert emne.,
Luk mødet
Afslut ved at opsummere gruppens resultater, handlingspunkter og beslutninger og planlægge for det næste trin.
oprigtigt takke gruppemedlemmerne for deres deltagelse og bidrag. Du kan også bede om en feedback.
efter mødet: mødereferatet
Skriv din note på en logisk måde og ikke kronologisk : handlinger, beslutninger, hovedpunkter og dokumentation efter emne., Ved at tilføje en kort oversigt, der er organiseret pr. person og pr. projekt i begyndelsen af protokollen, hjælper dine kolleger med et øjeblik at identificere de handlinger, de har brug for for at realisere til det næste møde.
del mødereferatet for at opsummere beslutningen og handlingsplanen til alle deltagerne.
Skriv et svar