sådan prognose dit budget
brug af data om rejsendes adfærd og tidligere udgifter er nøglen til at sætte intelligente prognoser for din årlige udgifter budget. Forskellige medarbejdere vil rejse på forskellige måder, til forskellige steder og på forskellige frekvenser., Imidlertid, at have data om de gennemsnitlige flyomkostninger pr. mil, såvel som det natlige hotel, gennemsnitlige måltids-og jordtransportomkostninger, betyder, at du nøjagtigt kan forudsige og forudse dit udgiftsbudget for det kommende år.
Indstilling af udgiftsgrænser
for det meste ønsker forretningsrejsende at gøre det rigtige for deres virksomhed – og mange virksomheder finder ud af, at det at give medarbejderne kontrol over deres egne udgifter faktisk kan reducere overforbrug. Find en glad mellemgrund ved at give medarbejderne kontrol, mens du sætter nøglegrænser.,måltidsudgifter kan for eksempel indstilles som en samlet godtgørelse pr.dag, hvilket giver medarbejderen valget af, hvor meget der skal bruges individuelt på morgenmad, frokost og aftensmad.
når det kommer til booking af indkvartering, skal medarbejderne vælge et standardværelse på ethvert hotel med en bestemt stjerneklassificering eller en maksimal pris pr.
for landtransport bør en virksomhedsrejsepolitik klart råde medarbejderne til at vælge den mest omkostningseffektive metode i betragtning af rejsetiden. De fleste forretningsrejsende vil acceptere at være begrænset til flyvende økonomi på korte ture.,
håndtering af udgiftskrav
det er vigtigt, at forretningsrejsende har en klart defineret metode til at kræve deres udgifter tilbage. Bed dem om at udfylde en udgiftsrapport for dato, beløb, kategori, placering og forretningsformål med deres krav – og beslutte, om du vil have dem til at indsende kvitteringer for alle deres udgifter, eller bare dem, der overstiger et bestemt beløb.
Giv dine medarbejdere en tidsramme for indsendelse af udgifter – dette vil hjælpe din virksomhed med at opretholde en stabil og præcis pengestrøm., På samme måde, lad dem vide, hvornår de kan forvente, at penge krediteres tilbage til deres konti. Afhængigt af det anvendte beløb kan det være en god ide at afklare, hvem der vil godkende deres udgifter i hvert enkelt tilfælde.
opsætning af dine retningslinjer og procedurer
Der er ingen, ensartet corporate travel policy. Hvis din politik ikke passer med arten af din organisation, er det usandsynligt, at nogensinde opfylde forventningerne hos dine interessenter., Grundlæggende skal din rejsepolitik og procedurer tilpasses din virksomheds kultur og være fleksibel i forhold til dine medarbejderes, industriens og økonomiens behov. De skal også cirkuleres og forstås bredt.
dine retningslinjer og procedurer vil hjælpe dine forretningsrejsende med at træffe beslutninger inden for rammerne af din virksomhedsrejsepolitik. De bør omfatte procedurer for alle bookinger-Det er trods alt vigtigt, at medarbejderne er klare over, hvad der forventes af dem på hvert punkt på deres forretningsrejse.,
det kan også være nødvendigt at medtage et afsnit om konsekvenserne af ikke at følge de fastsatte retningslinjer og procedurer.
i betragtning af sikkerheds-og sikkerhedsprocedurer
medarbejdernes sikkerhed, sikkerhed og trivsel skal være kernen i enhver virksomhedspolitik. Mens de er engageret i forretnings rejser, dine medarbejdere er dine ansvar, så det er afgørende, at din politik har procedurer på plads, der dygtigt reagere på personlig risiko, hårdt vejr eller politisk uro i et fremmed land.,
fremhæv, hvor vigtigt det er, at dine medarbejdere læser dit corporate travel policy-dokument for deres egen sikkerhed, og afklar, hvad de skal gøre i en nødsituation, og hvem de skal kontakte. Hvis dine medarbejdere regelmæssigt flyver ud til højrisikolande, skal du organisere yderligere rejsesikkerhed og sikkerhedstræning. Vi arbejder tæt sammen med International SOS for at tilbyde forbedret medicinsk og sikkerhedshjælp og holde dine medarbejdere sikre på vejen.
se, hvordan vi ellers vil støtte dine medarbejdere på alle stadier af deres rejse.,
levering af rejsepolitikken til medarbejderne
Når du har skrevet din virksomhedsrejsepolitik, skal du sørge for, at dine medarbejdere læser og forstår den. Uanset om du vælger at levere politikken i et trykt dokument, via intranet eller i en e-mail, er der nogle generelle måder at sikre, at den kommunikeres så effektivt som muligt.
Skriv et svar