Indkøbsordreproces – alt hvad du har brug for at vide

i dagens globale arbejdsstyrke kan en langsom indkøbsordreproces ødelægge din virksomhed. Manuel indkøbsordrebehandling og arkaiske systemer hæmmer indkøbsordreprocessen og gør mere skade end gavn.at stole på en manuel købsordreproces med e-mails og regneark er som at bruge en bankkonto uden ATM-adgang., Når du tænker på, hvor let pengeautomater fungerer i bankverdenen, er det svært at forestille sig at stå i kø i lang tid kun for at få en teller til at begå en fejl, når du håndterer en simpel transaktion.

på samme måde er old-school-processer ude af sin plads i den moderne teknologiverden. Digitalisering gør klodsede processer fungerer som en charme. Det er perfekt til de kedelige og arbejdskrævende administrative processer som indkøbsordrer, fakturagodkendelse og meget mere.,

i den teknologiske æra er det klogt at drage fordel af en skybaseret løsning til indkøbsordrer. Før vi dykker dybere ned i et indkøbssystem til vellykket PO-styring, lad os se på den aktuelle tilstand af købsordrehåndtering og finde ud af dens største mangler.

Hvad er indkøbsordreprocessen?

indkøbsordreprocessen er rejsen til en indkøbsordre (PO) fra oprettelse gennem indkøbsordregodkendelse, forsendelse, levering, fakturering og lukning. Det omfatter også budgetkontrol, kontraktstyring, kvalitetskontrol og meget mere.,

når en købsordre er accepteret af sælgeren, bliver det et juridisk bindende dokument. En købsordre beskriver de krævede varer, den aftalte pris, leveringsforventninger og betalingsbetingelser.

indkøbsordrer giver konkrete instruktioner til sælgeren, mens de tilbyder købere et solidt papirspor, der kan bruges som referencepunkt, når der kræves klarhed i din indkøbsproces.

Hvad er de trin, der er involveret i en indkøbsordreproces?,

indkøbsordreprocessen består af flere overholdelseskontrolpunkter og godkendelses – / indtastningsopgaver for at sikre rettidig PO-behandling. Her er de mest almindelige køb for processen trin:

1. PO Oprettelse
2. Køb For Godkendelse
3. PO-Afsendelse
4. Bindende Kontrakt
5. Varer, Levering
6. Tre-vejs Matchende
7. PO Lukning

1. Po-oprettelse:

indkøbsordrer oprettes fra godkendte købsrekvisitioner eller udarbejdes fra bunden i tilfælde af piggyback eller tilbagevendende køb.,interessenter: indkøbsteam og administrativt personale

2. Godkendelsesflo.:

Når indkøbsordrer er oprettet, sendes de til sign-off-tilladelse for at imødekomme kravændringer i sidste øjeblik.

interessenter: rekvirenter, sign-off authority, finance team og indkøbsmedarbejdere

3. PO-afsendelse:

når det er godkendt, videresendes indkøbsordrer til den valgte leverandør afhængigt af sælgerens foretrukne kommunikationsform.

tilgængelige tilstande: papir, fa., e-mail og cloud storage

4., Bindende kontrakt:

en juridisk bindende kontrakt påberåbes, når sælgeren accepterer PO, og den kan derefter bruges til at løse eventuelle juridiske tvister mellem leverandøren og køberen.

skal indeholde: Køberoplysninger, PO-nummer, leveringsdato, forhandleroplysninger, priser, ordreoplysninger, betalingsbetingelser og betalingsoplysninger

5. Varelevering:

sælgeren leverer varer, og køberen foretager en kvalitetskontrol og underretter afsenderen i tilfælde af mangler.

modtager: administrativt personale, lagerchef eller indkøbsmedarbejder

6., Tre-vejs matching:

købers indkøbsteam udfører derefter tre-vejs matching (med PO, GRN og faktura).

7. Po-lukning:

Hvis der ikke er fundet uoverensstemmelser, videresendes den godkendte faktura til finansteamet til betalingsbehandling, hvorefter indkøbsordrer lukkes.PRO TIP: Sådan automatiseres din indkøbsordreproces 75% hurtigere med Kissflo??

Indkøbsordreproces Flo.

indkøbsordreprocessen er livscyklussen for en indkøbsordre fra ordreoprettelse til lukning., Et foruddefineret indkøbsordreprocesflo.gør det muligt for indkøbsteamet at behandle en PO uden at gå glip af trin og følge det let op for at undgå forsinkelser.,cess flow beskriver den handling trin i PO-behandling som følger:

1. Oprette en købsordre
2. Sende flere anmodninger om tilbud(RFQ)
3. Analysere og vælg leverandør
4. Forhandle kontrakt og sende PO
5. Modtager varer/tjenesteydelser
6. Modtager, og check faktura (3-Vejs Matching)
7. Godkend faktura og betale sælger
8. Registrering
9. Køb for lukning

Den smerte punkter af manuel køb for processer

Manuel indkøbsordrer er dyre, ineffektive og tidskrævende at vedligeholde., Der er for mange dokumenter, der kræves for at behandle en enkelt købsordre.erhvervelse ,opbevaring og afsendelse af dem gennem godkendelsessløjfen, samtidig med at de ikke går tabt eller beskadiges undervejs, er ekstremt kedelig.

ifølge en nylig AP .c-undersøgelse kan manuel PO-behandling koste organisationer så meget som $506.52 pr.,

En manuel køb for processen:

• Mangler synlighed
• Pigge organisatoriske bekostning
• Trækker PO behandlingscyklus
• Afhænger af menneskelig indgriben
• Har processen flaskehalse og problemer med overholdelse
• Indebærer en uendelig løkke af e-mails og mennesker
• Er besværligt, unøjagtige, og fejlbehæftet

fordele ved et digitalt PO-system

Her er seks grunde til, at enhver organisation har brug for en indkøbsløsning med et indkøbsordrestyringssystem.,ingen har mistet eller forsinket POs

Anbefalet Læsning:

• Køb 5 For Bedste Praksis Alle virksomheder Skal Vedtage
• 5 Effektive Måder til at Fremskynde Dit Køb Orden Cyklus
• 4 Tvingende Grunde til, at Selv indkøbsordrer Er Bedst Undgås

Oversigt

Sige farvel til ulæselig håndskrift, manglende POs, og endeløse timer af indtastning af data., En skybaseret indkøbssoft .are omdanner bundter af papirarbejde til let sporbare digitale former, der er gemt sikkert på skyen.

mens implementering af en indkøbsløsning kan lyde bedragerisk enkel som en båndhjælpsløsning til alle dine PO-relaterede problemer, er selve processen meget kompliceret. Derfor er det vigtigt at have nogle købsordre bedste praksis, som vil sikre, at dit indkøbsværktøj udfører den måde, det skal.

den rigtige indkøb bedste praksis kan løse din brudt PO proces, forbedre effektiviteten, og levere mere ROI., Mens teorien om, hvad indkøbsordre er kan lyde kompliceret, tage et kig på nogle mest almindelige bedste praksis kan rydde det op en gang for alle.