Den ultimative drøm for enhver virksomhed ejer, er at have effektive medarbejdere, effektiv kommunikation, og vækst! Endnu, vedligeholdelse af alle 3 sammen er ikke så let!,
jo mere din virksomhed vokser, jo sværere bliver det at kommunikere effektivt og til sidst vanskeligere bliver det at sikre, at dine medarbejdere udfører deres opgaver effektivt i overensstemmelse med virksomhedens mål!
for at opretholde en vellykket cyklus har din virksomhed brug for regler og retningslinjer for at styre medarbejdere for en jævn arbejdsgang. De har også, på tur, har brug for konstant sikkerhed for, at virksomheden har deres bedste interesser på hjerte!
imidlertid kan det være overvældende at opnå alt dette uden nogen form for hjælp., Det er her behovet for at oprette en politik & procedurehåndbog kommer ind.
hver virksomhed har brug for en politik & procedurehåndbog til at guide sin drift, strategi og arbejdsgang. Hvor politikker sætter forventningen til medarbejdernes adfærd, procedurerne skitserer trinene for det. Dette sikrer konsistens i praksis og hjælper med at opretholde kvalitet output.,
En politik og procedure manual er den perfekte måde at holde din virtuelle medarbejdere på samme side som disse vejledninger fungerer som referencer i tilfælde af at nogen er forvirret over at tage et skridt eller beslutningsprocessen og gør det muligt for alle at opføre sig i en juridisk, bevidst og etisk måde.
klar til at skrive din egen?
Nå, hold dine heste, fordi vi tager dig med på en trinvis rejse og dækker alt hvad du har brug for at vide om at skrive en politik & Procedurer manual!
så lad os komme i gang, skal vi?,
Hvad er en politik & procedurehåndbog?
politikker og procedurer er designet til at regulere alle større beslutninger, handlinger og principper i en organisation. Disse dokumenter giver autoritet og nødvendig vejledning til en virksomhed eller en afdeling om emner som – ansættelse praksis, bankkonti, dress code, etc.
for at være mere beskrivende er procedurer specifikke metoder, der bruges til at kommunikere politikker i aktion for en organisations daglige drift., Tilsammen sikrer politikker & procedurer, at en beslutning, som ledelsen af organisationen besidder, oversættes til trin, der resulterer i effektiv arbejde og kommunikation.
disse skriftlige politikker og procedurer er generelt integreret i en manual, der stilles til rådighed for medarbejderne. Din politik og procedurer manual huser din organisations bedste praksis, standarder for, hvordan arbejdet skal udføres, og core business process beskrivelser.,
En af effektive politikker og procedurer manual er et vigtigt ledelsesværktøj, der giver dig mulighed for at fokusere på vækst, forenkler uddannelse, og letter muligheden for at skalere i din virksomhed!
Læs mere: Standard Operating Procedures (SOP): hvad, typer, og hvordan man skriver?
Hvad går ind i en politik & procedurehåndbog?,
Her er nogle elementer, der bør indgå i politikker og procedurer manuelle:
- Beskæftigelse procedurer
- Arbejde fra hjemmet politikker
- Organisation, kultur
- personaleydelser
- Kommunikation politikker
- Betaling procedurer
- Arbejdspladsen retningslinjer
- Medarbejder adfærdskodeks
- Teknologi brug procedurer
Betydningen af at Have en Politik & Procedure Manual!,
hver virksomhed står over for vanskeligheder inden for arbejdsgangen i sin forretningscyklus og kræver dokumentation af dens strukturerede metode, en ramme for virksomhedsfilosofi, dens mission og vision, der sikrer synlighed – aftalt? Det er formålet med en politik-og procedurehåndbog.
Desuden, politik & procedurehåndbøgerne hjælpe med:
Indstilling forventninger
En politik og procedure manual hjælper en virksomhed ejer til at samle virksomhedens mission, værdi, og kundeemner på ét sted.,
det sætter også standarder for adfærd, adfærd og ydeevne for medarbejdere. Derfor definerer politikkerne & procedurehåndbog klart forventninger til medarbejderne ved at give dem en referencekilde til at kontrollere, når de udfører deres opgaver.
forbedring af medarbejdernes produktivitet
en veludviklet politik-og procedurehåndbog fungerer som en autoritativ kilde til svar på almindelige spørgsmål relateret til din virksomhed eller virksomhed., Korrekt dokumenterede manualer fremskynder beslutningsprocessen for medarbejderne og hjælper dem med at følge regler om forretningsretningslinjer. Til sidst, hvilket resulterer i højere produktivitet.læs mere: Hvordan oprettes en medarbejderhåndbog?
Forbedre Kommunikationen
Et godt detaljerede politikker & procedurer manual er et værdifuldt kommunikationsværktøj, til effektiv behandling af alle virksomhedens aktiviteter inden for organisationen og for at reducere transmission huller., Mange organisationer i dag, er en forenkling, hvordan deres politikker og procedurer, der er meddelt ved at lægge dem online ved hjælp af knowledge management software såsom Smule.ai.
Reduktion af Medarbejdernes Tid til Uddannelse
et Andet formål med en politik og procedurer manual er at give en uddannelse guide for nye medarbejdere og re-tog nuværende. Disse dokumenter reducere den tid og kræfter lagt i uddannelse af disse medarbejdere, hvilket gør onboarding processen lettere.,
en virksomheds jobbeskrivelse kan f.eks. indgå i en ansættelsespolitik, hvor procedurerne giver oplysninger om “hvordan” man kan nå de forventninger, der er defineret i medarbejderens jobbeskrivelse efter ansættelse.
sikring af overholdelse af loven
politikker& procedurehåndbøger, der konsekvent opdateres og gennemgås, hjælper en virksomhed med at opfylde sine forpligtelser med loven., For eksempel, en klar Arbejdsmiljøpolitik vil hjælpe en arbejdsgiver til at opfylde de forpligtelser, der pålægges virksomheden ved lov og give en sikker arbejdsplads.
Følg disse trin for at oprette en politik og procedurehåndbog:
du klarer dig godt indtil videre på vej til at lære, hvordan du skriver en politik & procedurehåndbog. Men dit arbejde er ikke færdig endnu; du skal kende de vigtigste elementer, der udgør din manual., Disse elementer er den strukturelle del af din politik & procedurehåndbog, og hvis de ikke er korrekt indført, er din manual ufuldstændig.
Trin 1: Tilføj titel
Dette er overskriften på dokumentet. Gør det kort og sørg for, at brugere på ethvert læsningsniveau kan forstå.
Trin 2: Skriv beskrivelsen
en introduktion, der orienterer brugerne til omfanget af politikken.
Trin 3: Forklar formålet med politikken
formålet forklarer, hvorfor politikken eksisterer., Dette inkluderer bekymringer såsom juridiske, lovgivningsmæssige behov, og konflikter, som politikken sigter mod at undgå.
Trin 4: Tilføj udsagn vedrørende betingelser
Dette er den vigtigste og længste del. Udsagnene angiver det vigtigste publikum for de politiske betingelser, begrænsninger for anvendelse af politikken, forventninger, og udelukkelser.
Trin 5: nævn omfanget af politik-og procedurehåndbogen
dette vedrører, hvilke roller eller afdelinger politikken vedrører, og identificerer enhver, der er fritaget for politikken.,
Trin 6: Angiv ansvar
viser, hvilken rolle, afdeling eller gruppe der skal opretholde politikken. Alternativt, for nogle politikker, der er reguleret af regler, disse sektioner viser roller, der er ansvarlige for gennemførelsen af politikken.
Trin 7: Medtag procedureoplysninger
Dette er en forklaring på, hvordan du udfører de nødvendige opgaver og politikker ved at give læseren proceduremæssige trin og “ho.-to” oplysninger.
Trin 8: nævn alle referencer
præsenterer relaterede politikker, reguleringsdokumenter, procedurer, formularer og retningslinjer for reference., Se alle andre politikker eller dokumenter, der understøtter fortolkningen af denne politik.
trin 9: Inkluder hjælpeside
en tabel, der peger brugerne på træningsprogrammer, papirarbejde, anden virksomhedsdokumentation, telefonnumre og kilder til at hjælpe med at udføre procedurer.
Tips til at huske på, før du skriver dine politikker & procedurehåndbog!
for at oprette en politik & procedurehåndbog, der virkelig giver en oversigt over organisationskulturen, er det vigtigt at overveje disse tip, før du starter dokumentation.,
Opret en liste over prioriteter
det er umuligt at skrive hver enkelt politik og procedure på en dag. Så sørg for, at du opretter en liste over prioriterede opgaver, politikker og procedurer.
Begynd med de vigtigste! Husk, at nogle politikker også vil stole på føderal lov, såsom antiracismepolitik osv. Det skal være lettere for dig at finde forudskrevne politikker baseret på nuværende føderale og statslige love. Start derfor med dem.,
Bestem, hvilken opgave eller politik der har brug for detaljerede procedurer
ikke alle opgaver eller politikker i en virksomhed har brug for detaljerede instruktioner til udførelse. Så mens du planlægger hvilke procedurer, der skal skitseres i detaljer, skal du overveje følgende spørgsmål:
- er proceduren kompleks eller langvarig?
- ville konsekvenserne af at gøre det være positive eller negative?
- har der været nylige ændringer implementeret til det?
- kræver proceduren omfattende papirarbejde?
- er dine medarbejdere ofte forvirrede af det?,
Organiser information i en logisk rækkefølge
Begynd med de større problemer, indsnævre til de mindre. For eksempel, i stedet for at starte med dress code-politikken, start manualen med kategorien ansættelsesprocesser eller berettigelse.
overvej at åbne dine politikker& procedurehåndbog med en introduktion til dine virksomhedsmål., Start med at skrive et klart og sammenhængende afsnit, der hurtigt overblik manualen om, hvad dine medarbejdere forventer af organisationen, og hvad organisationen forventer af dem. Brug blueprint-stilen til at oprette underkategorier inde i manualen, og brug en indholdsfortegnelse for at give mulighed for hurtig referencekontrol.Læs Mere: den bedste måde at organisere alt dit arbejde på og slippe af med kaos!
politikker og procedurer er ikke statiske
husk altid, at du kan ændre politikker og procedurer, hvis noget går galt eller tilføje nye, når du vil., Du kan foretage ændringer i manualen, hvis du tilføjer eller fjerner en tjeneste eller position. Din politik og Procedurer manual er et væsentligt dokument og bør løbende revideres for relevans.
Brug en god knowledge management værktøj som Bit.ai for nem dokumentation:
at Investere i en solid løsning som Bit for at skrive politikker & procedurer manual er en fantastisk måde at spare tid, minimere indsatsen, og sætte medarbejdere til at samarbejde!,
Bit er en ny-alder dokumentation og knowledge management-værktøj, der giver en fælles arbejdsplads for både ledere og virksomhedsejere til at samarbejde, document, holde styr på og dele deres viden, liste politikker, organisere information, der er procedurer, og gennemfører sammen.i modsætning til dit standard Notesblok, MS Wordord og Google Docs er Bitdokumenter interaktive. Dette betyder, om du opretter politikker & procedurehåndbog, uddannelsesmanualer, tekniske specifikationer, bedste praksis, kundeservicemanual osv., du kan nemt tilføje træningsvideoer, præsentationer, regneark osv. direkte ind i et bit dokument inden for få sekunder.
Når du er færdig med at dokumentere, kan du blot eksportere dem som PDF-filer, Markdo .n, Wordord-fil og meget mere. Bits slanke, minimal og distraktionsfri editor gør det til det perfekte værktøj til organisatorisk dokumentation.
Nogle funktioner i en vidensbase-løsning som Bit.,ai for tekniske dokumentation, der er:
- Content management muligheder
- Real-time team samarbejde
- 100+ Rich media-integrationer
- Dokument-tracking
- Smart-søgning
- Wiki/interlinking-dokumenter
Over til Dig!
der har du det, folk! En effektiv politik og procedurer manual afspejler din virksomheds måder at kommunikere, få tjenesten udført, og øger medarbejdernes produktivitet! Det giver folk mulighed for at arbejde sammen for at løse de daglige forretningsproblemer uden at kræve unødvendig tilsynsinddragelse.,
håndbogen skal være let tilgængelig enten i et bestemt område på hvert funktionelt sted eller online ved hjælp af et viden-og dokumentstyringssystem som Bit!
Så hvad venter du på? Følg denne vejledning, Opret en nøjagtig struktur og skriv en klar politik & procedurehåndbog, der gør dine medarbejdere til uddannede medarbejdere!
læser yderligere:
-
hvordan man skriver en Betjeningsvejledning?
-
Teknisk Manual: hvad, typer & Hvordan oprettes en?,
- arbejde hjemmefra politik: Hvad er det, og hvordan man skriver en?
-
hvordan oprettes en kundeservice træningsmanual nemt?
-
hvordan oprettes en utrolig træningsmanual (skabelon inkluderet)?
-
hvordan man skriver en Stellar brugsanvisning?
Skriv et svar