Retningslinjer for Corporate Credit Card Policy & Best Practices [+Sample] / Lola

Corporate finance-ledere og økonomichefer, især hos voksende virksomheder, har den vanskelige opgave at indstille deres virksomheds første virksomhedskreditkortpolitik. Det er ofte tilfældet, at alle har medarbejder corporate cards-eller ingen gør.

men hvor skal linjen trækkes for hvem skal og bør ikke have medarbejdernes visitkort? Hvordan kan finansieringsteams løse for risiko og hypergro ?th på samme tid?,

corporate credit card policy best practices

før du udsteder firmakort til medarbejdere eller tager dem alle væk, skal du tage dig tid til at definere din virksomheds tilgang til finansiel risikostyring. Du skal overveje din virksomheds tolerance for risiko i forhold til behovet for at give medarbejderne fleksibilitet og reducere friktion. I sidste ende anbefaler vi at bruge spend management soft likeare som Lola.com at hjælpe balance kontrol med smidighed.

Når du opretter din politik, skal du overveje fire centrale spørgsmål:

hvem får adgang til forretningskreditkort?,
hvad er udgifts-eller kreditgrænserne?
Hvordan er udgiftsrapporteringsprocessen?
Hvordan kan out-of-policy køb reduceres?

før du udsteder firmakort til medarbejdere eller tager dem alle væk i din nye finansrolle, skal du tage dig tid til at definere din virksomheds bedste praksis for finansiel risikostyring. Vi giver dig de spørgsmål, du kan stille, og eksempler på virksomhedskortpolitikker for at oprette en, der fungerer for din virksomhed.,

Når du opretter din politik, skal du overveje fire centrale spørgsmål:

hvem får adgang til medarbejdernes visitkort?
hvad er udgifts-eller kreditgrænserne?
Hvordan er udgiftsrapporteringsprocessen?
Hvordan kan out-of-policy køb reduceres?

Bestem, hvem der får firmakort

først skal du tænke over, hvem i din virksomhed kan få adgang til et firmakort. Her er et par eksempler på politiske muligheder:

alle medarbejdere får et firmakort. Denne politik reducerer friktion, men øger risikoen for uautoriseret brug., En one-si .e-fits alle tilgang måske ikke rent faktisk passer til din virksomhed.
kun medarbejdere med visse anciennitetsniveauer får et firmakort. For eksempel kan du give alle direktører og administrativt personale et firmakort. Risikoen er lav i dette tilfælde, fordi kortets brug af kortet er begrænset, men friktionen er høj, hvis teammedlemmer uden adgang til et kort skal foretage et køb og skal gå gennem en kollega, der har et. Ved at bruge spend management-soft .are kunne medarbejderne imidlertid anmode om virtuelle engangskort til disse køb.,
alle medarbejdere får adgang til et firmakort, men kun til bestemte aktiviteter eller forretningsformål. Du kan udstede medarbejder kort efter behov. Denne politik kan fungere, hvis en medarbejder, der normalt ikke har brug for at foretage køb på vegne af virksomheden, går på forretningsrejse eller køber forsyninger til et møde. Med end-to-end spend management soft .are, kan du udstede en engangs-virtuelt kort til medarbejdere, så de kun kan foretage indkøb, når de har brug for at. Dette holder risiko og friktion lav, fordi personalet kan få adgang til deres virtuelle firmakort fra en mobil enhed.,

Administrer forretningsudgifter ved at indstille begrænsninger

næste skal du beslutte, hvad de inden for kortprogrammet kan bruge penge på, og hvor meget de kan bruge.

overvej tilladte køb

Så hvad kan medarbejderne bruge deres firmakort til? Her er ideer til tilladte firmakortkøb, der skal inkluderes i din kortholderpolitik:

Soft .are
reklame (reklamemateriale, digitale annonceplaceringer osv.)
kontorartikler
måltider og underholdning
lokal transport (f. eks., til et lokalt klientmøde)
rejserelaterede udgifter (hotelværelser, flybillet, Biludlejning osv.)

afhængigt af virksomheden, herunder visse begrænsninger i politikken kan også give mening. Hvis virksomhedens definition af personlige udgifter kontra forretningsudgifter er sløret, er det værd at overveje. Mange politikker har skitseret begrænsninger mod kontant forskud, selv om dette kan virke som en indlysende grænse for nogle.,

Husk, at spend management-soft .are giver dig mulighed for at begrænse køb af bestemte købmandstyper og efter afdeling, så kun marketingteamet kan foretage reklamerelaterede køb, for eksempel.

sørg for, at din politik ikke udelader tail-end spend management. Tail – end forbrug består af mindre udgifter, der typisk ikke forvaltes, fordi de ikke kan falde ind i en bestemt udgift kategori. Disse tilsyneladende mindre udgifter kan tilføje op til 20% af det samlede forbrug. Uden forbrug kontrol, hale-end køb kan tage en vejafgift på budgettet.,

Indstil forbrugsgrænser

hvor meget kan virksomhedskortholdere bruge? Igen kan du basere disse daglige eller månedlige grænser ud af din T&e politik. Måske kan medarbejderne bruge op til $50 om dagen på måltider til rejser og $ 300 på hoteller.Alternativt kan du have differentieret udgiftsgrænser eller undtagelser baseret på anciennitet. Måske kan du tillade din C-Suite at bruge mere end $ 300 på et hotelværelse, mens alle andre kan bruge op til det beløb.,vidste du, at de bedste firmakort kan hjælpe dig med at håndhæve kortgrænser (og fordoble som belønninger visitkort)? Vi går ind på dette senere.

Definer en godkendelsesproces

ønsker du at kræve forhåndsgodkendelser for køb foretaget via medarbejder visitkortkonti?

du har et par muligheder her. Hvis købet falder inden for de grænser, der er skitseret af din politik for T&E, kræver du muligvis ikke godkendelse.,

Du kan kræve godkendelser for undtagelser fra denne regel, såsom hvis hotelværelsespriserne er højere end T& e-politikken tillader, fordi en tur er booket i sidste øjeblik.

generelt godkendelser lavere risiko, men de i høj grad bremse køb — ofte unødigt så, da mange t& E køb kan vendes (f.eks flyvninger, som kan annulleres inden for 24 timer). Vi ønsker, at vores proces med at styre forbrug skal give os mulighed for at være smidige, ikke smerteligt langsomme.,

Opret en udgiftsrapporterings-og refusionsproces

din virksomhedskortpolitik skal indeholde instruktioner til, hvordan du indsender en udgiftsrapport. Denne proces vil variere afhængigt af om du tager en omkostningsstyringsmetode eller en forretningsforbrugsstyringsmetode til styring af forretningsudgifter.

Hvis du bruger et omkostningsstyringssystem, skal personale med adgang til firmakort indsamle kvitteringer for køb, og regnskabsafdelingen skal forene kreditkorttransaktioner og kreditkortopgørelser.,

Med end-to-end spend management soft .are, er e .pensing automatiseret ved hjælp af digitale kvitteringer og apps. Det betalte hold får synlighed i realtid i udgifterne.

undgå out-of-policy køb med end-to-end spend management

out-of-policy køb er uundgåelige. Oftere end ikke forekommer disse transaktioner ved et uheld, eller fordi en medarbejder er forvirret over virksomhedens kreditkortpolitik. Disciplinær handling, selv for gentagne lovovertrædere, er sjældent nødvendig., Når du opretter din virksomhedskortpolitik, skal du tænke på måder at afbøde køb uden for politikken.

business spend management soft .are, parret med de bedste firmakort, kan hjælpe med at forhindre out-of-policy køb ved at fungere som en spend control service. Tilbring management soft .are kan hjælpe dig med at håndhæve udgiftsbegrænsninger. Køb, der ikke er omfattet af politikken, for eksempel, vil blive blokeret.

Hvis du finder ud af, at personalet konsekvent forsøger at foretage indkøb uden for politikken, så spørg dem, hvordan du kan gøre politikken lettere at forstå og samarbejde med dem for at forbedre den.,

Prøve corporate card politik

Her er et corporate card politik skabelon, som vi anbefaler til agile, voksende virksomheder:

* Alle medarbejdere har adgang til en corporate card, men mange kun for visse aktiviteter. Medarbejdere, der ofte foretager køb på vegne af virksomheden, får fysiske firmakort. De, der lejlighedsvis foretager køb på vegne af virksomheden, får adgang til virtuelle engangskort efter behov.,

nedenfor finder du en liste over tilladte udgiftskategorier, godkendte Købmænd, afdelinger, der har tilladelse til at foretage køb fra disse købmænd og udgiftsgrænser.

at Bruge Kategori	Købmænd	Godkendte Afdelinger	for de opstillede rammer (køb over grænser, og der må godkendelse)
Software	Lola.com, Divvy, HubSpot, osv.,ation	Salg, C-Suite, Admin	GSA ‘ s per diem priser
Lokal transport	MBTA, Sunoco, Uber, Lyft	Salgs -, Marketing -, C-Suite
Rejser	Marriott, American Airlines, Enterprise	Salg, Marketing, C-Suite

Nu er du udstyret med den rette tankegang for at skabe en corporate card politik, der sænker risiko, friktion, og vil holde dit virksomheden er finansielt sund., Ved hjælp tilbringe management software til at oprette og udføre denne politik, vil du opnå kontrol og synlighed uden at ofre fleksibilitet.

Lola.com er den førende spend management løsning, der giver dig mulighed for at fjerne udgiftsrapporter, se alle bruger i realtid, og få kontrol over dine budgetter.