brylluppet er næsten planlagt, og pludselig bringer nogen (din mor, din velmenende BFF, din… forbandede partner) hotelblokke op. Har du reserveret en blok? Det virker som en ting folk gør. Skal du gøre det? Eller er det bare en ting mere at tilføje til listen?
kort svar: kun du ved med sikkerhed.længere svar: hotelblokke er fantastiske, når du vil have så mange mennesker som muligt på Onet sted af logistiske eller transportmæssige årsager, eller hvis du håber, at folk bliver i nærheden af det faktiske bryllup., De er også en løsning, hvis alt andet skal bookes op, eller hvis du bare vil tilbyde dine gæster lidt vejledning. Heldig dig, fordi hotelblokke er det perfekte job at give til den person (førnævnte mor eller BFF?) hvem har tigget om et projekt alle deres egne til at hjælpe med. Der er lige nok kompleksitet til at gøre det til en givende opgave, men ikke så meget, du vil have (eller endda pleje) til mikromanage.
Så hvad skal du vide om hotelblokke? Godt. Det viser sig, at der er meget, du kan vide, og det hele er dækket her., Men hvis du kun læser en ting, skal du sørge for, at det handler om forskellige slags hotelblokke… og notere den virkelig skræmmende nedslidningssats. Fordi du ikke ønsker at blive hængende betale ud af lommen for tyve værelser, som dine gæster ikke bestille.
Hvornår skal du reservere
to nøglefaktorer—bryllup placering og tid på året—bestemme, hvornår du skal få dette gjort. Er dit bryllup sker i en lille by med begrænset indkvartering, i løbet af en ferie weekendeekend, eller samtidig med en sportsbegivenhed/konvention? Book tidligt! At blive gift i Ne?England i løbet af efteråret farver? Book tidligt!, En strandby om sommeren? Du gættede det, book tidligt! I det væsentlige, når du booker dit spillested, er det tid til at begynde at undersøge hotelindstillinger.
de mest almindelige typer Hotelblokke
lukkede (aka garanterede) blokke: hotellet kræver et depositum for at blokere værelser og vil holde dig økonomisk ansvarlig for eventuelle usolgte værelser: Dette er slidstyrken. Nogle gange er det en procentdel, nogle gange er det et reelt tal.
Dette er den type blok, der er forbundet med mareridt for at sikre, at hvert værelse bliver fyldt op., Den eneste gang jeg anbefale at gøre en lukket eller garanteret blok er, når hotellet er bogstaveligt talt det eneste spil i byen, og du er så tæt på visse som muligt, at alle værelser vil blive snappet op.
åbne (aka høflighed) blokke: disse er normalt fri for klausuler, der holder dig økonomisk ansvarlig for usolgte værelser i blokken. Generelt er det største krav med en høflighedsblok, at alle reservationer foretages inden en cutoff-dato (ca.tredive til halvfems dage i forvejen). Værelser, der ikke er reserveret efter cutoff-datoen, frigives og sælges til markedspris., Den største ulempe ved denne type blok er, at Hoteller ofte kun vil holde et lille antal værelser (ti til tyve er normen).
Hvis du tror, du har brug for flere værelser end det maksimalt tilladte inden for høflighedsblokken, foreslår jeg at bede hotellet om deres politik for at tilføje værelser efter afslutningen. Jeg foreslår også at bestille en anden (og muligvis en tredje) blok på et andet hotel.
med begge typer blokke (og afgørende for en garanteret blok), vil du være forsigtig med dine numre. Det er svært at gætte, hvor mange værelser du har brug for, før du har et RSVP-antal., En god tommelfingerregel er at tælle alle out-of-to .ners og dividere med to. Dette vil være Dit høje antal. Odds er, du har brug for færre værelser end dette, da nogle gæster kan arrangere andre arrangementer. Ikke alle vil blive i din blok, og det er okay.
valg af egenskaber
Hvis du skal giftes i en større storby, kan det være svært at indsnævre mulighederne. Her er nogle vigtige punkter at overveje:
pris: jeg foreslår at give dine gæster to eller tre muligheder i pris (dvs.budget, mellemtone, luksus)., Sørg for, at prispunkterne varierer med mindst halvtreds dollars fra en kategori til den næste.
beliggenhed: prøv at booke et hotel, der er i nærheden af dine bryllupsbegivenheder. Hoteller inden for gåafstand (eller beliggende i nærheden af transport) er den bedste løsning. Ellers, dine hoteller bør ideelt set være inden for ti miles af dit bryllup mødested. Også at vælge hoteller i nærheden af andre attraktioner og restauranter vil give de tidlige fuglefolk noget at gøre (og de vil således forlade dig alene, mens du scrambling for at tage sig af varer i sidste øjeblik).,
Check-in Tid: mange af dine gæster vil kun overnatte dit bryllup. Det er vigtigt at sikre, at check-in tid ikke er i konflikt med din ceremoni starttidspunkt, og efterlader masser af tid til at opfriske efter check-in! Gæster, der ankommer på bryllupsdagen, har brug for tid til at tjekke ind og gøre sig klar. Hvis du planlægger en 2 PM ceremoni og check-in tid er 3 pm, godt, nogle af dine gæster vil blive irriteret, fordi de skulle få klædt i en lobby badeværelse. Ikke sjovt.
Når du har indsnævret søgningen, skal du kontakte nogle hoteller for at få de første tilbud., Du kan hente telefonen og ringe til hvert hotel på din liste (bede om at tale med nogen i Gruppesalg), eller du kan bruge et online værktøj til at udføre det oprindelige benarbejde. Et par gratis dem, som jeg kan lide er, Hvor vil de bo, Kleinfeld, og Hotel Planner.
spørgsmål, der skal stilles under din første kontakt
- hvad er gruppeprisen, inklusive skatter og gebyrer?
- er der et gebyr for parkering? Inkluderer parkeringsgebyret ind / ud privilegier?
- hvad tid er check-in? Kan du garantere tidlig indtjekning, hvis det er nødvendigt?
- hvad tid er check-out?,
- er der et minimumskrav til ophold?
- tilbyder du en høflighed blok? Hvad er det maksimale antal værelser?
- hvis vi har brug for yderligere værelser, kan vi tilføje til blokken? Hvad ville cutoff være for at tilføje værelser?
- hvilken slags faciliteter kommer standard (transport, morgenmad, gratis Wi-Fi på værelset osv.)?
- er der en bar og restaurant på stedet? Hvad er timerne?
- har du faciliteter til at afholde arrangementer før eller efter brylluppet på stedet?,
Options& faciliteter
værelsestyper: sørg for at arrangere en række forskellige værelsestyper, der passer til dine gæster—familier og venner deling af værelser vil sandsynligvis have dobbeltværelser, og par vil sandsynligvis vælge king-eller queenueensi .e-værelser. Tag et kig på din gæsteliste og opdele blokken i overensstemmelse hermed.
Bed også hotellet om at afsætte værelser på forskellige etager—du vil sandsynligvis ikke tilbringe din bryllupsnat ved siden af dine forældre, og du vil bestemt ikke have, at dine venner vågner din bedstemor med deres efter-fest på værelset.,
frynsegoder: mange hoteller er glade for at give ekstra til bryllupsblokke, som de normalt ikke tilbyder til andre grupper—du skal bare spørge! Nøglen her er at vide, hvad du vil bede om på forhånd. Her er et par af de mest almindelige frynsegoder:
- Shuttle Service: hotellet kan have en in-house shuttle, som du kan drage fordel af at transportere gæster til og fra dit bryllup. Dette er normalt underlagt en maksimal afstand radius fra hotellet. Nogle hoteller opkræver et nominelt gebyr for denne service, men du kan være sikker på, at det vil være mindre end at ansætte en tredjepart.,
- Gratis værelser: hvis du booker et stort antal værelser på en ejendom (dvs.tyve eller flere), kan du muligvis få et gratis værelse. Hoteller har ofte et” comp ratio ” på 20:1 eller 25:1, hvilket betyder for hver tyve eller femogtyve nætter solgt, du modtager en gratis nat. Nogle hoteller vil tilbyde opgraderede værelser, hvis du er genert af comp ratio.
- levering af Velkomstposer: hvis du vælger at have velkomstposer, kan du bede hotellet om at udlevere dem ved check – in eller levere dem direkte til værelserne., Vær opmærksom på, at de fleste hoteller opkræver et gebyr på alt fra to til fire dollars pr. Bed dem om at give afkald på gebyret, før du underskriver aftalen—de fleste hoteller er villige til at indrømme dette punkt, fordi det er et meget nominelt overskud.efter-fest: vil du feste natten væk? Mange bryllup spillesteder har begrænsninger på event sluttider. Spørg hotellet (i god tid) om at holde deres bar åben sent for dig. De fleste hoteller vil gerne gøre det, forudsat at din gruppe bruger et minimumsbeløb.,
- Brunch: hvis dit hotel tilbyder gratis morgenmad, kan de være villige til at give dig et privat rum til brunch efter brylluppet. Nogle hoteller kan åbne et mødelokale, hvor gæsterne kan hænge ud, mens de nyder morgenmaden. Nogle gange er der et lille rengøringsgebyr forbundet med at gøre dette, men igen vil det være billigere end at booke en restaurantbrunch.pre-Weddingedding Pool Party: hvis du har en lille gruppe, der kommer ind i byen natten før brylluppet, spørg hotellet, om du kan bruge poolen efter timer til en lille poolfest!, Sørg for at påpege, at efter timer ikke vil forstyrre hotellets andre gæster, og at du vil være sikker på at holde det lav nøgle. Igen, der kan være et mindre gebyr, men, pool party!
Jeg vil foreslå at vælge to eller tre frynsegoder, der er virkelig vigtige for dig, og have det sjovt at forhandle.
Apropos forhandlinger…
at forhandle med et hotel er ikke så svært, som du måske tror. Approach det som en simpel proces at arbejde sammen mod fælles grund, i modsætning til en vinder/taber-take-all situation. Vær ikke kontradiktorisk—bliv rolig og vær forberedt.,lav først en liste over de frynsegoder og faciliteter, du gerne vil have inkluderet i din blok. Sørg derefter for, at du taler med den person, der har myndighed til at give dig de nævnte anmodninger. En masse gange vil du blive dirigeret til en gruppe salg associate, der har brug for at tjekke ind med en leder på særlige ønsker—det er bedst at oprette et opkald eller møde direkte med lederen.tag ikke denne proces personligt-hvis du forhandler, skal du være parat til at gå væk eller indrømme på nogle punkter., Også, føler dig ikke nervøs for at bede om ting, og lad ikke frygt for, hvad personen vil tænke på dig, guide samtalen. Hotellet vil altid tilbyde, hvad der er i deres bedste interesse først, men du er nødt til at gå ind for, hvad der er i dine gæsters bedste interesse. Når det er sagt, vil du selvfølgelig ikke være en bølle eller uhøflig. Brug af sætninger som “er der en mere budgetvenlig mulighed?”og” Åh, det var ikke det, jeg forventede, ” er nemme måder at bede om lavere priser og udtrykke din utilfredshed med en mulighed.,
andre tip og Tricks
Besvar ikke budgetspørgsmålet foran, for hvis du angiver et nummer, er det her hotellet starter. Lad dem vide, at du ikke er sikker, og at du planlægger at tale med et par hoteller for at bestemme den eller de bedste muligheder. Brug de tilbud—du modtager som incitament-vær ikke genert for at lade hvert hotel vide, hvad du kan lide ved deres konkurrents tilbud og give dem muligheden for at konkurrere om din virksomhed.
Når du har afgjort en aftale, som både du og hotellet er tilfredse med, vil du få alt skriftligt., Sørg for at læse kontrakten og være på udkig efter sætninger som disse:
- Nedslidningsklausul: dette er ikke et problem med en høflighedsblok—men hvis du booker en garanteret blok, skal du sørge for, at procentdelen er behagelig.afbestillingsregler: sørg for, at du er opmærksom på, hvad der sker, hvis du har brug for at annullere blokken af en eller anden grund. I en ideel verden ønsker du at bevare muligheden for at annullere når som helst uden sanktioner., Sørg også for, at der er en force majeure-klausul i aftalen, så du ikke bliver holdt ansvarlig i tilfælde af en nødsituation, der ikke er under din kontrol.
- CutOff Date: sørg for, at du er okay med timingen. Husk, at invitationer normalt går ud cirka seks til otte uger før brylluppet, så du skal muligvis justere, hvis dit hotel kræver en afbrydelse på mere end fire uger.
- indbetalingsbeløb: dette skal være nul for en høflighedsblok., Hvis du laver en lukket/garanteret blok, skal du sørge for, at beløbet er det, du diskuterede, og sørg for, at du er fortrolig med både betalingsplanen og refusionspolitikken.
dobbelttjek, at eventuelle mundtlige aftaler, der er indgået under forhandlingerne, er inkluderet i den endelige aftale (herunder comp-nøgletal og tidlig check-in). Underskriv ikke noget, før du har læst det hele og er komfortabel med det. Hvis du beder om ændringer, der skal foretages (inden fornuft) og hotellet er ikke kooperativ, kan du kigge efter en anden mulighed., Jeg er kommet til at opdage, at når et hotel ikke er villig til at være fleksibel på dette tidspunkt i processen, kan det ofte føre til en endnu værre oplevelse nede ad vejen.
få ordet ud
nu skal du fortælle dine gæster, hvor de kan score nedsatte værelser. Den nemmeste måde at gøre dette på er at inkludere en indkvarteringsside på dit bryllups websiteebsted. Sørg for at medtage eventuelle særlige koder eller links, som gæsterne skal bruge, når de booker. Du kan også inkludere overnatningsinfo på din gemme datoer eller som en indsats med dine invitationer.,
Prøveformulering
prøve 1
Vi har reserveret en blok værelser på Notell Motel til en sats på$… PR. Du kan reservere et af disse værelser ved at ringe til 212-555-1234 eller besøge www.hotelsite.com. henvis til eller indtast koden 414 .ed ved booking. For at sikre den nedsatte pris skal du booke inden 1. marts 2020.prøve 2
Der er arrangeret en blok værelser på Hotely.Hotel.
værelser kan reserveres ved at ringe 718-555-1234 før 1.juni og henviser til Lee/andre .s bryllup. Yderligere oplysninger er tilgængelige på vores bryllup hjemmeside, w…kickassededding.,com.
Prøve 3
Brooklyn er fuld af fantastiske steder at bo, men for nemheds skyld, blokke af værelserne har reserveret på:
XYZ Hotel
123 First Street, Brooklyn, NY 11201
Reference Reyes/Jones Bryllup
Gruppe rente til rådighed, indtil September 1, 2019
800-867-5309 / www.xyzhotel.com/brooklyn
For mere information, besøg venligst vores bryllup hjemmeside www.kickasswedding.com.
prikken over i ‘ et
Gøre et notat i din kalender af cutoff dato for dit værelse blok. En til to uger før, kontakt hotellet og bede om en kopi af din rooming liste., Hvis du har tid og energi, kan du sende en e-mail påmindelse til alle gæster, der ikke har reserveret.
cirka to eller tre uger før brylluppet skal du sørge for, at alle varer, du forhandlede om (dvs.comps og opgraderinger), bliver taget hånd om. Hvis du har reserveret en shuttle, er det nu tid til at afslutte timing og detaljer. Hvis du er vært for en pre – eller post-bryllup begivenhed, bekræfte alle detaljer og hoved tæller på dette tidspunkt.
Hvis du udleverer velkomstposer, skal du aflevere dem en eller to dage før check-in., Husk, at velkomstpakker (hvis du beslutter dig for at gøre dem) kan være så enkle som et velkomstbrev, et kort og en attraktionsguide (som ofte er gratis på turistcentre). Nogle af mine yndlingsartikler, der skal inkluderes i velkomstposer, er en lokal godbid (i NYC, tænk bagel eller en sort / hvid cookie), nogle aspirin eller Alka-Selt .er til tømmermænd efter brylluppet og postkort.
Jeg foreslår (til praktiske formål) at give dine gæster et velkomstbrev ved indtjekning (mange hoteller udskriver disse gratis-bare spørg!)., Tænk på dette som alle de ting, du håbede, at de var opmærksomme på på dit invitations-og bryllups websiteebsted, gentog. I velkomstbrevet, Medtag En tidslinje for begivenheder sammen med klare retninger eller shuttle info for hver begivenhed. Jeg foreslår også at inkludere en liste over lokale aktiviteter og restauranter, som du anbefaler. Prøv at foreslå ting, der både er unikke for din placering og let at komme til.
endelig skal du sørge for, at hotellets personale er lige så informeret som dine gæster. Giv receptionen med flere kopier af din tidsplan og eventuelle transportoplysninger, bare i tilfælde!,
dette indlæg blev tidligere offentliggjort i april 2015.
Skriv et svar