hopper du kun mellem møder og presserende e-mails hele dagen for at indse klokken 6, at du ikke engang har startet det vigtige projekt, du skulle arbejde på? Eller forberedt til salgstale i morgen? Eller endelig tænke på en effektiv strategi til at nedbringe din kunde anskaffelsespris? Føles det som om tiden bare flyver forbi, og du ved ikke engang, hvor den gik nogle gange? Eller føler du, at du konstant arbejder på andres prioriteter i stedet for at skubbe på dine egne mål?
Jeg har været der., Det hedder det presserende vs. vigtigt Dilemma, og det blokerede mig fuldstændigt fra at udføre noget effektivt arbejde i årevis. Indtil jeg fandt Matri .en, der ændrede alt. Her er den trinvise vejledning, Jeg brugte til at løse det presserende vs. vigtige Dilemma, kræve min tid tilbage og endelig fokusere på de vigtige ting i min virksomhed & liv.
the Urgent vs Important Matri.er et kraftfuldt produktivitetsværktøj, der kan 10 your din effektivitet. Den består af 4 kvadranter, der klassificerer dine daglige aktiviteter i henhold til to parametre: niveau af uopsættelighed og niveau af betydning.,
Her er den slags arbejde, der er typiske for hver kvadrant:
Kvadrant I:
ved at Trykke problemer og kriser, som farende for at rejse penge til din start at betale dine medarbejdere ved udgangen af den måned, der beskæftiger sig med et stort fuck-up i operations-afdelingen eller PR shit storm., Projekter med en nærmer sig deadline som at indsende din speciale til tiden, sende den Y Combinator ansøgning eller indsende dine årlige konti.
kvadrant II:
planlægning af din markedsføringsstrategi for de næste 3 måneder, fordeling af ansvar blandt dit team for et nyt projekt og oprettelse af en detaljeret projektplan for din produktlancering. Forberedelse af vigtige investormøder eller salgspladser. Opbygge relationer med potentielle partnere og medarbejdere. Spejder og undersøger nye muligheder, ser på nye felter eller strategier og lærer nye færdigheder.,
Kvadrant III:
Afbrydelser fra kolleger for irrelevante spørgsmål eller small talk. Indgående opkald, e-mails og møder — hvis de ikke er relevante for dig specifikt.
kvadrant IV:
travlt arbejde uden nogen klar indflydelse på virksomhedens mål og / eller dine mål. Indgående opkald, e-mails og møder — hvis de hverken er rettidige eller relevante for dig specifikt og/eller nødvendigt for at nå dine mål. Tidsrøvere som sociale medier.,
Trin 2: Evaluer dig selv
for at forbedre din produktivitet behøver du ikke kun at forstå Matri conceptens overordnede koncept, men skal også vide, hvor du er lige nu. Dette vil hjælpe dig med at beslutte, hvilke ændringer i trin 3 vil have mest indflydelse for dig personligt.,
for at evaluere dig selv skal du kigge på din typiske uge og estimere % af din tid, du bruger i hver kvadrant:
Hvis du har problemer med denne øvelse, skal du dokumentere alt, hvad du gør i en uge. Skriv nøjagtige tider og aktiviteter ned i en tabel som følgende, og beregn procentdelene til sidst ved at tilføje timerne for hver kvadrant og dividere det med den samlede arbejdstid., I dette eksempel vil procenterne være: i-25%, II-37,5%, III-25%, IV-12,5%.
Hvis du har problemer med at klassificere dine aktiviteter i henhold til haster og er vigtigt, her er nogle flere indikatorer for hver kvadrant:
- Kvadrant jeg: Du føler, at du er konstant lægger ud brande og arbejder i nødkørselsprogrammet. De fleste af de projekter, du arbejder på, kræver din øjeblikkelige opmærksomhed på grund af en presserende frist.,
- kvadrant II: du har lyst til at være på toppen af tingene på grund af omhyggelig planlægning, forberedelse og forebyggelse. Bortset fra planlægning og forberedelse, du fokusere din tid på high-gearing projekter, nye muligheder, læring og forholdet bygning.
- kvadrant III: det meste af din tid bruges med aktiviteter, der kræver din øjeblikkelige opmærksomhed, men ikke nødvendigvis er relateret til dine topprioriteter. Du bruger en masse tid i un-vigtige møder, bliver afbrudt og beskæftiger sig med ikke-kritiske telefonopkald og e-mails., Du føler det som om du konstant beskæftiger dig med spørgsmål, der er vigtige for andre, men ikke relateret til dine egne prioriteter.
- kvadrant IV: du føler ofte, at du spilder din tid. Du bruger meget tid på travlt arbejde, der ikke er direkte relateret til dine mål, sociale medier, videoer, spil og meningsløs surfingebsurfing.
Trin 3: Optimer
de mest effektive mennesker bruger 80% af deres tid i kvadrant II af den presserende-vs-vigtige Matri.., Dette giver dem mulighed for proaktivt at arbejde på nye muligheder og højtydende projekter i stedet for at bruge al deres tid på at reagere på presserende spørgsmål og andres behov. Som følge heraf er de i stand til at gøre betydelige fremskridt i retning af deres mål, aktivt forhindre kriser i at ske og føre et mere afbalanceret, roligt og fokuseret liv.
Her er hvad du skal gøre med Kvadrant i, III og IV aktiviteter for at frigøre mere tid til Kvadrant II aktiviteter:
Kvadrant IV Aktiviteter
Kvadrant IV aktiviteter, der hverken er presserende eller vigtige og bør således ikke være gjort ved alle., Her er hvordan man kan fjerne dem:
Fjerne Gang-Energispild:
der Dokumenterer, hvordan du bruger din tid i en hel uge (se Trin 2) og sporer din mobil skærm gang med apps som Pyxsee, QualityTime og AntiSocial kan være meget nyttige i at identificere dine personlige gang-energispild. Når du ved, hvad der er dine svage pletter (YouTube, Instagram, .hatsapp osv.bruge disse effektive strategier til at håndtere dem:
- Begræns brug af sociale medier til bestemte tidspunkter på dagen (f. eks., din pendler, frokost pause eller 5 min. pauser)
- sluk-meddelelser på din telefon og computer
- Bruge en app til at blokere for bestemte websteder og apps
- Efterlade din telefon derhjemme, når tilbringe tid sammen med deres kære
Fjerne Travlt med at Arbejde med:
for At sige det i ord af Peter Drucker: Der er ikke noget så nytteløst som at gøre det effektivt, at der ikke bør gøres på alle. Uanset om du arbejder på et projekt til din chef eller sætter din egen tidsplan som iværksætter — spørg altid, hvorfor du gør noget., De mest effektive mennesker sørger for, at det, de arbejder på, er direkte relateret til deres øverste mål. Eller endnu bedre, det er opgaven med den største indflydelse på at nå deres øverste mål. Sådan elimineres busyworkork:
- sørg for, at dine mål altid er klart defineret
- før du starter et nyt projekt, spørg dig selv “er det virkelig, hvad jeg skal gøre nu? Giver det mening?”
- Lær at sige nej til meningsløse anmodninger fra kolleger
- udfordre din chef, hvis du ikke ser pointen i at udføre en bestemt opgave
Skriv et svar