11 Aplicaciones de productividad que harán de 2021 su año más productivo

por Ty Collins

Las aplicaciones de productividad y las herramientas de gestión del tiempo están en todas partes, cada una promete ser la mejor opción para ayudarlo a hacer el trabajo. Es lo suficientemente abrumador como para tratar de examinar cada herramienta que ayuda a administrar su tiempo, colaborar con compañeros o automatizar tareas. Pero si estás inundado de trabajo, definitivamente no tienes tiempo para vadear a través del océano de opciones.

No hay necesidad de preocuparse. Estamos aquí para ofrecerle las aplicaciones de productividad más prometedoras y potentes de hoy., Nuestra guía reduce las cosas a las mejores ofertas disponibles en este momento, extraídas de nuestra experiencia y reseñas de una amplia gama de fuentes.

notará rápidamente que las aplicaciones de productividad que recomendamos cumplen una variedad de propósitos. Esto se debe a que la productividad se ve diferente para todos. Respondemos a las siguientes preguntas que cualquier persona productiva debe enfrentar en algún momento:

¿Qué necesita para ser más productivo?
¿Necesita un asistente personal para planificar proyectos de manera más efectiva?,
¿necesita automatizar tareas para liberar tiempo en su horario?
O es necesario mejorar la comunicación con tu equipo?

hemos desglosado nuestra lista en categorías para que te resulte más fácil encontrar las herramientas exactas que necesitas.

también notarás que la mayoría de nuestras recomendaciones son aplicaciones de productividad gratuitas con versiones de pago que ofrecen funciones adicionales. Tomamos esto en cuenta y ayudamos a romper las diferencias entre las versiones gratuitas y de pago de estas herramientas., La realidad es que obtienes lo que pagas, pero comenzar con la versión gratuita te permite probar a fondo un producto. Puede tomarse todo el tiempo que necesite para determinar si una herramienta en particular es la opción correcta para usted.

¿qué es la productividad de la planificación de proyectos y qué aplicaciones La soportan?

Cuando piensas en productividad, probablemente imagines largas listas de tareas y plazos. Esta categoría de aplicaciones de productividad contiene herramientas para ayudarlo con la administración a gran escala de su flujo de trabajo diario o el de su equipo., Estas herramientas incluyen potentes funciones para rastrear y asignar tareas y plazos. Cada uno tiene sus propias fortalezas, de acuerdo con sus necesidades, pero las tres opciones son aplicaciones de productividad estelares.

1: Asana

Función: planificación de proyectos a gran escala, aplicaciones de planificador de estudiantes, colaboración y gestión de flujos de trabajo

costo: versión básica gratuita para hasta 15 miembros; $11/usuario/mes para el primer nivel actualizado

Asana se considera una de las herramientas de productividad más flexibles y personalizables que existen. Con 4.,Comentarios de más de 5 estrellas de PCMag y TechRadar, esta herramienta introduce la automatización para simplificar la planificación del proyecto del equipo y la gestión de tareas. Los usuarios incluyen gigantes como la NASA y Salesforce.

la configuración del front-end de Asana es menos intuitiva y estructurada que la de otras herramientas de gestión de proyectos. PCMag compara la herramienta con una baraja de cartas con su apertura y falta de estructura, mientras que las herramientas tradicionales de gestión de proyectos son más como juegos de mesa con reglas establecidas y estructuras lineales. Algunos usuarios encuentran que necesitan más tiempo al principio para configurar proyectos usando Asana., Sin embargo, a cambio de la curva de aprendizaje más pronunciada de Asana, los usuarios disfrutan de mucha más potencia y versatilidad.

Asana ofrece una variedad de funciones de colaboración, especialmente en los niveles de pago:

con Timeline, puedes crear gráficos de Gantt y mantener a tu equipo a tiempo. Agregue miembros del equipo a proyectos específicos con diferentes niveles de privilegios de edición.
delega tareas a miembros individuales del equipo con marcadores de fechas límite y prioridad. Vigila todo el progreso.,
automatiza las tareas rutinarias para que no te quedes atascado por detalles tediosos—u olvida los importantes.
Asana te ayudará a asegurarte de que los miembros de tu equipo tengan cargas de trabajo razonables. Puede ver todas las tareas asignadas a una persona y realizar un seguimiento de quién está a cargo de qué con la función de cartera.

En general, Asana es una herramienta de gestión de proyectos potente y flexible., Aunque tiene una curva de aprendizaje empinada y contiene funciones que solo están disponibles con el pago, esta herramienta ofrece algunas de las características de colaboración más fuertes de todas las aplicaciones de planificación de proyectos.

2: Todoist

función: Gestión de proyectos y planificación personal

costo: la versión gratuita es lo suficientemente robusta para uso personal; $3-5/mes para la funcionalidad del equipo

Todoist es una herramienta de Lista de tareas pendientes con altas calificaciones (más de 4.5 estrellas) de The Verge, Apple Store y Google Play., Intuitivo y escalable, Todoist es ideal para hacer listas simples, así como para la gestión de proyectos de alto nivel. Su diseño limpio hace que incluso el proyecto más complejo se sienta refrescantemente simple. David Allen, autor de Getting Things Done, destaca a Todoist como una de las mejores herramientas para integrar su sistema de productividad.

El valor de Todoist es bastante sencillo:

Crear un proyecto y tomar notas.
Determine los pasos de acción y seleccione la fecha límite y la prioridad para cada elemento pendiente. Asigne etiquetas para indicar contextos, como una reunión de personal o un trabajo de enfoque.,
Use notificaciones para recibir recordatorios programados para tareas importantes.
y, por supuesto, obtenga fácilmente la lista de citas y elementos de acción de hoy.

La función bandeja de entrada hace que sea fácil agregar elementos de la agenda y ordenarlos más tarde; cuando estás en una reunión de ritmo rápido, Todoist te permite ingresar tareas o asignaciones de seguimiento rápidamente y organizarlas más tarde en sus proyectos y plazos apropiados. Con la función de pago, También puede compartir proyectos y delegar tareas, pero Todoist no es principalmente una herramienta de colaboración.,

hay una extensa lista de aplicaciones de calendario compartido y aplicaciones externas que se integran con Todoist; incluye Google Calendar y Amazon Alexa.

3: Trello

Función: flujo de trabajo del equipo y planificación de proyectos

costo: versión gratuita limitada; las versiones de pago comienzan en $10/Mes

Trello es una herramienta de flujo de trabajo simple y limpia. Aquellos familiarizados con los tableros kanban reconocerán el uso de cartas y columnas para visualizar el estado de varios proyectos; es fácil ver el progreso a medida que mueves cartas de una columna a otra., Si la colaboración en equipo más simple y enfocada es tu principal prioridad, es probable que prefieras Trello en lugar de alternativas como Asana y Todoist.

En esencia, Trello es increíblemente simple, pero se puede mejorar para hacer muchas de las cosas sofisticadas que desea de una herramienta de gestión de proyectos. Ofrece integraciones (Trello las llama «Power-Ups») con Slack, Google Hangouts, Evernote y muchas más aplicaciones de productividad. Además, una función llamada «Butler» ofrece automatización para minimizar las tareas de mantenimiento tediosas.,

otras herramientas de productividad sin duda ofrecen más en términos de vistas personalizables y, en cierta medida, nivel de detalle en la organización de tareas. Pero si desea evitar la complejidad innecesaria, Trello es la mejor opción para usted y su equipo.

¿Qué son las aplicaciones de productividad de automatización y por qué las Necesito?

a veces son los zorros los que estropean las vides. Es posible que los planes mejor establecidos no se implementen completamente debido al volumen o la complejidad de las tareas detalladas. Algunas tareas son tan simples que se vuelven completamente aburridas y agotadoras de energía., Otras tareas son tan importantes que no quieres dejarlas susceptibles a errores humanos. Ahorre tiempo, refuerce su flujo de trabajo y reduzca los errores automatizando las tareas con una de estas excelentes aplicaciones.

4: Calendly

Función: herramienta de colaboración en línea automatizada y programación de citas

costo: versión básica gratuita altamente útil; la versión Premium Y Pro varía de $8-12/usuario / Mes

Calendly actúa como una secretaria personal., Si tiene muchas reuniones que programar semanalmente, Calendly simplificará ese proceso para usted con la intuición de un asistente administrativo experto.

Calendly se integra con Google Calendar, Outlook y otras herramientas para conectarse con hasta seis calendarios.
la herramienta comprueba automáticamente la disponibilidad y le ayuda a programar todo tipo de reuniones, teniendo en cuenta las zonas horarias, los horarios de sus colegas y la necesidad de tiempo de búfer entre reuniones.,
Calendly le permite planificar todo tipo de reuniones: charlas individuales, discusiones round robin, reuniones colectivas o eventos grupales como seminarios web, capacitaciones y más. Cada persona conectada recibe automáticamente una notificación de que desea programar una reunión y puede seleccionar entre las horas que indique que están disponibles.

con sus características altamente personalizables, Calendly simplifica el proceso de programación y elimina el tedio de tener que hacer un seguimiento con las personas o comunicar cambios repentinos de programación., La herramienta responde a sus preferencias y solo comparte información que necesita saber.

la aplicación es aún más intuitiva cuando tus compañeros de equipo también usan Calendly. Vea una descripción general de los horarios de su equipo y reciba análisis sobre las tendencias de programación en su grupo. También tienes la opción de integrarte con una amplia gama de otras aplicaciones de productividad, como Zoom, Zapier y HubSpot. Lea más sobre cómo Calendly también funciona como software de gestión escolar.,

5: Zapier

Función: integración y automatización de tareas

Costo: Gratis para hasta 100 tareas/mes; las mejoras de capacidad aumentadas comienzan en $20/Mes

Zapier le permite elegir entre las mejores aplicaciones y las integra sin problemas para el uso diario. Estas son algunas de las ventajas:

con integración con más de 2,000 aplicaciones, Zapier automatiza tareas tediosas y fáciles de pasar por alto.
estas incluyen tareas como agregar suscriptores a tu lista de correo electrónico o agregar elementos de una conversación de Facebook a tu calendario.,
no se requiere conocimiento de codificación. Zapier te hace preguntas simples sobre lo que quieres hacer, y a medida que respondes a las indicaciones, la aplicación configura las tareas para ti.
algunas empresas muy conocidas utilizan Zapier, como Spotify y Adobe, pero la herramienta se escala para usuarios de cualquier tamaño.

por un lado, Zapier lleva a cabo las tareas tediosas de bajo nivel que ocupan espacio cerebral y productividad sap. Por otro lado, la herramienta se asegura de que no pase por alto elementos cruciales de su flujo de trabajo., Por ejemplo, si utiliza varias herramientas de mensajería, es posible que se olvide de comprobar una plataforma o la otra. Esto significa perder un lead de ventas importante o un tema sensible al tiempo. Zapier integra todas las plataformas de mensajería y centraliza las notificaciones para que solo tengas que consultar una aplicación de mensajería para obtener las actualizaciones de tu día.

con Zapier, las posibilidades de automatizar tareas e integrar aplicaciones son prácticamente infinitas.

¿Cuáles son algunas aplicaciones que ayudan a los equipos a colaborar?

cada equipo tiene una cultura, un proceso de comunicación y un flujo de trabajo de proyecto únicos., Las disfunciones que surgen en los entornos de equipo solo se magnifican cuando los trabajadores no pueden coordinarse o comunicarse de manera efectiva y eficiente. Superar estos obstáculos conduce a una mayor productividad, sinergia y creatividad como equipo. El poder de las aplicaciones de colaboración en grupo está cambiando la forma en que las personas trabajan juntas y ampliando las posibilidades de soluciones creativas y flujos de trabajo de proyectos. Las herramientas de colaboración en grupo también ayudan a aumentar la longevidad del negocio y las conexiones personales porque facilitan mucho la conexión.,

6: G-Suite

Función: colaboración y creación de contenido

costo: $6/Usuario/mes para el paquete básico

G-Suite se conoce a menudo como «todas esas aplicaciones de Google»:

Google Docs es una herramienta de documentos compartidos ideal para colaborar y rastrear revisiones
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Google Slides es una herramienta portátil de diapositivas dinámicas ideal para la colaboración y las actualizaciones de la cubierta de 11 horas.,

estas aplicaciones son potentes alternativas en línea a las suites de oficina populares como Microsoft Office. Ofrecen no solo características similares de creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, sino también herramientas de colaboración simplificadas y convenientes, almacenamiento en línea y capacidades de intercambio de archivos. Además, G-Suite ayuda a los usuarios a evitar muchos problemas de licencia y actualización que los usuarios encuentran con herramientas más tradicionales, como Office.

pero estas aplicaciones de Google son gratuitas, así que ¿por qué pagar una tarifa mensual?, Para empezar, la versión de G 6/mes de G-Suite duplica el almacenamiento de cada usuario de 15 GB a 30 GB. G-Suite también se centra en las aplicaciones empresariales y las funciones de colaboración en equipo; mientras que las aplicaciones de Google podrían ser suficientes para un estudiante universitario, G-Suite habilita los controles de administración de equipo, una aplicación de mensajería grupal integrada llamada Currents and insights on organizational development a través de una herramienta llamada Work Insights.

Además, la versión de pago de G-Suite incluye soporte técnico humano y excelente contenido de búsqueda. Es casi espeluznante lo fácil que es encontrar conversaciones previas o correos electrónicos enterrados., El seguimiento de los cambios, los comentarios y el trabajo en el mismo contenido que un equipo es más fácil que nunca con G-Suite.

7: Slack

Función: mensajería y comunicación grupal

Costo: Gratis para basic; comienza en $6.67/usuario/mes para historial e integraciones ilimitados

Slack, utilizado por compañías globales como Target y Airbnb, es una herramienta de mensajería grupal. Funciona para hacer que un equipo sienta que está trabajando en la misma habitación, incluso si están separados por continentes.,

la herramienta es una gran mejora para las conversaciones de correo electrónico estándar debido a las siguientes características populares:

las respuestas en tiempo Real son más eficientes y menos engorrosas que el proceso de tamizar siete u ocho correos electrónicos que responden a un solo hilo.
Puede iniciar hilos de conversación fácilmente visibles.
puedes ordenar las conversaciones por compañero de trabajo.
Puede seleccionar grupos de pares para discutir proyectos.,
Puede fijar anuncios importantes, etiquetar al personal de proyecto relevante y buscar en los historiales de conversaciones detalles importantes.

en algunos casos, los usuarios pueden incluso preferir Slack a las reuniones en persona. Si un compañero de trabajo comienza una conversación paralela, etiquétela y déjela a un lado como un nuevo hilo para que todos puedan mantenerse enfocados en el tema original de la discusión. En lugar de entregar copias en papel o digitales de documentos y esperar que se organicen adecuadamente, agregue un archivo adjunto directamente en la conversación, donde sea relevante., Slack almacena automáticamente los archivos compartidos y los organiza en hilos de discusión relevantes, para que los usuarios puedan acceder y encontrar documentos fácilmente cuando lo necesiten.

La seguridad es un componente importante de Slack. Los datos cifrados y el inicio de sesión único garantizan que pueda tener conversaciones confidenciales dentro de la plataforma. Esta es una gran ayuda para los equipos que colaboran de forma remota.

8: Zoom

Función: reuniones remotas y videoconferencias

Costo: Gratis para una versión básica robusta; $15 / mes para más funciones.,

las empresas de hoy valoran la productividad y la colaboración del equipo. Los trabajadores remotos también son cada vez más comunes en el lugar de trabajo. Zoom permite la videoconferencia de alta calidad con muchas funciones para optimizar los flujos de trabajo del proyecto.

pocas cosas son más frustrantes en el lugar de trabajo que sentarse en una llamada con colaboradores, esperando a que una persona ponga en marcha su tecnología., O tal vez tienes un buen flujo en tu conversación y el trabajo real se está haciendo done y luego tu conexión falla, y tienes que intentar reiniciar la conversación con la misma energía. La potente tecnología de Zoom la convierte en una de las opciones de videoconferencia más fiables del mercado.

Zoom se integra con una gran cantidad de otras herramientas como Google Calendar, Evernote y GitLab. Puede manejar hasta 49 videos simultáneos en una pantalla y hasta 1,000 participantes en la misma videollamada. Esto lo convierte en una opción popular para seminarios web y entornos de aula.,

aplicaciones complementarias de productividad

La mayoría de las empresas tendrán uso para la organización de contenido y la gestión de redes sociales. Si bien hay muchos competidores en estos campos, Evernote y Hootsuite se destacan como las opciones más confiables, poderosas y altamente desarrolladas.

9: Evernote

función: toma de notas y organización de contenido

costo: versión básica barebone gratuita. 8 8 / mes o 1 15 / mes para funciones colaborativas.

organizar el contenido es una de las formas más pasadas por alto para ser más productivo., Si tu escuela, trabajo o pasatiempos implican una cantidad significativa de contenido compartido, como contenido web o tareas escritas, Evernote será una gran opción para ti.

Evernote es una gran aplicación de productividad para organizar y archivar contenido. Ofrece varios niveles de organización personalizable, para que pueda configurarlo de una manera que se ajuste a sus preferencias.

Evernote también te permite crear contenido de varias maneras., Si crees que es mejor usar lápiz y papel, toma una foto de tus notas y usa la función de Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Evernote para convertir tus garabatos escritos a mano en texto con capacidad de búsqueda. Si piensas mejor en voz alta, usa la grabadora de audio y guarda tus pensamientos verbales como una nota para más tarde.

web clipper hace que sea fácil almacenar información del sitio web sin los anuncios; el contenido del sitio web almacenado también se puede buscar. Así que si encuentras un gran artículo sobre un tema de interés, córtalo en Evernote y vuelve a él más tarde buscando el texto o usando cualquier etiqueta que hayas agregado.,

el inconveniente de Evernote es su precio. Hay una versión gratuita de la aplicación, pero no ofrece mucha más funcionalidad que Google Keep o Apple Notes, ambos gratuitos y fáciles de usar. Otros también suelen comparar Evernote con OneNote, que comparte gran parte de la misma funcionalidad y es gratuita (con almacenamiento en línea limitado). Sin embargo, el $8/mes trae 10GB de cargas cada mes y algunas características más potentes que OneNote.,

aunque la seguridad de Evernote no es la más fuerte (los datos se almacenan en Google Drive), puedes usar aplicaciones de terceros como Saferoom para garantizar el nivel de seguridad que necesitas. La integración con otras herramientas como Zapier también permite el acceso a información relevante o herramientas como calendarios, correos electrónicos y otras aplicaciones de productividad y comunicación.,

10: Hootsuite

función: Gestión de redes sociales

costo: plan limitado gratuito; los planes completos comienzan en 3 30/Mes

Hootsuite se considera una herramienta de productividad porque elimina muchas conjeturas de la estrategia para las redes sociales y ofrece herramientas específicas para organizar y planificar la estrategia de redes sociales. Utilizado por 800 de las compañías Fortune 1000, Hootsuite es una aplicación de productividad estándar de oro para cualquier persona en negocios o trabajo sin fines de lucro.

Hootsuite incluye herramientas de planificación para cuándo y cómo publicar contenido., Crea un calendario de publicación personalizado y realiza un seguimiento de los detalles importantes, como los hashtags y las estrategias únicas de cada plataforma. Puede crear varias publicaciones a la vez y programarlas para que se publiquen en momentos específicos en el futuro. Esto es un gran ahorro de tiempo porque no tienes que cambiar de marcha para publicar en momentos inconvenientes.

Las herramientas analíticas de Hootsuite proporcionan información valiosa sobre cómo su organización está llegando al público a través de varias plataformas de redes sociales. Podrás aprender qué tipos de publicaciones atraen más atención y qué horarios son los más óptimos para publicar.,

Hootsuite ahorra a los usuarios mucho tiempo a largo plazo. Hay, sin embargo, una curva de aprendizaje significativa en el principio. Y si recién está comenzando como un negocio o una organización sin fines de lucro, likely 30/mes probablemente parece un precio elevado. La versión gratuita es funcional, pero carece de las funciones de análisis y lo limita a 30 publicaciones por mes. Pero después de que la versión gratuita de Hootsuite te ayude a expandir y mejorar tu presencia en las redes sociales, tu presupuesto podrá pagar un plan completo.

Lucidchart

Función: gestión de proyectos

Costo: Gratis para la funcionalidad básica, $7.,95/mes para individuos, y 9 9/mes (por usuario) para un equipo

Lucidchart mejora la productividad mediante la visualización de flujos de trabajo. Simplemente crea un documento (hay muchas plantillas para elegir) para comenzar. Hay cientos de formas y colores para personalizar tu plantilla.

Lucidchart puede ayudarle a usted y a su equipo a colaborar en el software de interfaz etiquetando a los miembros del equipo. La comunicación fluida (en tiempo real) hace que todo sea transparente y simple.,

2021: dar la vuelta a un año desafiante con mayor productividad

seguir siendo competitivo en la era digital requiere el uso de las mejores herramientas digitales. Desde las capacidades de redes sociales de Hootsuite hasta los servicios de programación de Calendly, nuestras aplicaciones de productividad recomendadas mejorarán en gran medida su vida laboral.

aunque hay muchas aplicaciones de productividad que podrían haberse incluido fácilmente, nuestras recomendaciones incluyen las herramientas más potentes y versátiles que abordan los problemas de productividad más fundamentales de la actualidad, que van desde la programación hasta la colaboración remota.,

Las posibilidades son infinitas. Conviértase en el más productivo que haya sido eligiendo las mejores herramientas para sus necesidades. Haz de esta tu década más productiva hasta ahora.