5 Por qué

¿alguna vez ha tenido un problema que se negó a desaparecer? No importa lo que hicieras, tarde o temprano volvería, tal vez de otra forma.

Los problemas persistentes o recurrentes a menudo son síntomas de problemas más profundos. Las «soluciones rápidas» pueden parecer convenientes, pero a menudo resuelven solo los problemas de superficie y desperdician recursos que de otro modo podrían usarse para abordar la causa real.

en este artículo y en el video, a continuación, nos fijamos en la técnica de los 5 porqués (a veces conocida como 5Y)., Esta es una herramienta simple pero poderosa para cortar rápidamente a través de los síntomas externos de un problema para revelar sus causas subyacentes, para que pueda lidiar con él de una vez por todas.

orígenes de la técnica de los 5 porqués

Sakichi Toyoda, el industrial japonés, inventor y fundador de Toyota Industries, desarrolló la técnica de los 5 porqués en la década de 1930. se hizo popular en la década de 1970, y Toyota todavía la usa para resolver problemas hoy en día.

Toyota tiene una filosofía de «ir y ver»., Esto significa que su toma de decisiones se basa en una comprensión profunda de lo que realmente está sucediendo en el taller , en lugar de lo que alguien en una sala de juntas piensa que podría estar sucediendo.

la técnica de los 5 porqués es fiel a esta tradición, y es más efectiva cuando las respuestas provienen de personas que tienen experiencia práctica del proceso o problema en cuestión.

el método es notablemente simple: cuando ocurre un problema, se profundiza en su causa raíz preguntando «¿Por qué?»cinco veces., Luego, cuando una contramedida se hace evidente, la sigues para evitar que el problema se repita.

cuándo usar un análisis de 5 porqués

puede usar 5 porqués para solucionar problemas, mejorar la calidad y resolver problemas, pero es más efectivo cuando se usa para resolver problemas simples o moderadamente difíciles.

puede no ser adecuado si necesita abordar un problema complejo o crítico. Esto se debe a que 5 porqués pueden llevarlo a seguir una sola pista, o un número limitado de pistas, de investigación cuando, de hecho, podría haber múltiples causas. En casos como estos, un método de mayor alcance como el análisis de causa y efecto o el análisis de modo de Falla y efectos puede ser más efectivo.,

esta técnica simple, sin embargo, a menudo puede dirigirlo rápidamente a la causa raíz de un problema. Por lo tanto, cuando un sistema o proceso no funciona correctamente, pruébelo antes de embarcarse en un enfoque más profundo, y ciertamente antes de intentar desarrollar una solución.

La simplicidad de la herramienta también le da una gran flexibilidad, y 5 Por qué se combina bien con otros métodos y técnicas, como el análisis de la causa raíz . A menudo se asocia con la fabricación ajustada, donde se utiliza para identificar y eliminar prácticas derrochadoras., También se utiliza en la fase de análisis de la metodología de mejora de la calidad Six Sigma.

cómo usar los 5 porqués

el modelo sigue un proceso muy simple de siete pasos:

montar un equipo

reunir a personas que estén familiarizadas con los detalles del problema y con el proceso que está tratando de solucionar. Incluya a alguien que actúe como facilitador , que pueda mantener al equipo enfocado en identificar contramedidas efectivas.

defina el problema

si puede, observe el problema en acción., Discútalo con tu equipo y escribe una breve y clara declaración del problema en la que todos estén de acuerdo. Por ejemplo, «el equipo a no está cumpliendo con sus objetivos de tiempo de respuesta» o «la versión de Software B dio lugar a demasiados errores de reversión.»

luego, escriba su declaración en una pizarra o nota adhesiva, dejando suficiente espacio a su alrededor para agregar sus respuestas a la pregunta repetida, » ¿por qué?»

pregunte al primero » ¿Por qué?»

pregunte a su equipo por qué está ocurriendo el problema. (Por ejemplo, » ¿por qué el equipo a no cumple sus objetivos de tiempo de respuesta?»)

Preguntando «¿por Qué?»suena simple, pero responderlo requiere una reflexión seria., Busque respuestas que estén basadas en hechos: deben ser relatos de cosas que realmente han sucedido, no conjeturas de lo que podría haber sucedido.

esto evita que los 5 porqués se conviertan en un proceso de razonamiento deductivo, que puede generar un gran número de posibles causas y, a veces, crear más confusión a medida que persigues problemas hipotéticos.

Los miembros de su equipo pueden encontrar una razón obvia o varias razones plausibles., Registre sus respuestas como frases sucintas, en lugar de como palabras individuales o declaraciones largas, y escríbalas debajo (o al lado) de su declaración del problema. Por ejemplo, decir » el volumen de llamadas es demasiado alto «es mejor que un vago «sobrecargado».»

pregunta » ¿por qué?»Cuatro veces más

para cada una de las respuestas que generaste en El Paso 3, pregunta cuatro «por qué» más en sucesión. Cada vez, enmarca la pregunta en respuesta a la respuesta que acabas de grabar.

el diagrama, a continuación, muestra un ejemplo de 5 porqués en acción, siguiendo un solo carril de investigación.

Figura 1: Ejemplo de 5 porqués (carril único)

El método de 5 porqués también le permite seguir múltiples carriles de consulta. Un ejemplo de esto se muestra en la Figura 2, a continuación.

en nuestro ejemplo, preguntando «¿Por qué se retrasó la entrega?»produce una segunda respuesta (Razón 2). Preguntando «¿Por Qué?»para que la respuesta revela una sola razón (razón 1), que se puede abordar con una contra-medida.

del mismo modo, preguntando «¿Por qué el trabajo tomó más tiempo de lo esperado?,»tiene una segunda respuesta (Razón 2), y pregunta «¿por qué?»en este punto revela una sola razón (Razón 1). Otro «¿Por Qué?»aquí se identifican dos posibilidades (razones 1 y 2) antes de que se haga evidente una posible contramedida.

también hay una segunda razón para » por qué nos quedamos sin tinta de impresora «(Razón 2), y una sola respuesta para el siguiente » ¿Por qué?»(Razón 1), que luego se puede abordar con una contramedida.

Figura 2: 5 Ejemplo de por qué (múltiples carriles)

Paso 5., Sepa cuándo detener

sabrá que ha revelado la causa raíz del problema Cuando pregunte «por qué» no produce más respuestas útiles, y no puede ir más allá. Entonces debería hacerse evidente una contramedida adecuada o un cambio en el proceso. (Como dijimos anteriormente, si no está seguro de haber descubierto la causa raíz real, considere usar una técnica de resolución de problemas más profunda como el análisis de causa y efecto , el análisis de causa raíz o FMEA .,)

si identificó más de una razón en El Paso 3, Repita este proceso para cada una de las diferentes ramas de su análisis hasta llegar a una causa raíz para cada una.

abordar la causa raíz

ahora que ha identificado al menos una causa raíz, debe discutir y acordar las contramedidas que evitarán que el problema se repita.

supervise sus medidas

vigile de cerca la eficacia con la que sus contramedidas eliminan o minimizan el problema inicial. Es posible que tenga que enmendarlos o reemplazarlos por completo. Si esto sucede, es una buena idea repetir el proceso de 5 porqués para asegurarse de que ha identificado la causa raíz correcta.,