antes de la reunión:
Paso 1: aclarar el propósito de la reunión. Identificar a las personas adecuadas que realmente necesitan participar en esta reunión. Una reunión efectiva no necesita demasiada gente.
Paso 2: debe preparar los diferentes temas que se discutirán durante la reunión, cuánto tiempo se dedicará a cada tema y cuál es el propósito de cada punto., Tome nota de lo que sabe sobre ellos para ahorrar tiempo y poder concentrarse en temas importantes durante la reunión.
Paso 3: compártalo con todos los asistentes antes de la reunión. También comunique lo que espera de los participantes para que sepan qué prepararse.
con una agenda claramente definida, todos conocen las metas y objetivos. Su agenda también le ayudará a mantenerse en el camino y atenerse al tiempo de reunión asignado.,
durante la reunión:
comience la reunión
primero, siempre comience a tiempo : respeta a los que llegan a tiempo y recuerda a los que llegan tarde que la programación es seria. No olvides dar la bienvenida a los asistentes y agradecerles su tiempo.
comience con la revisión de la agenda: esta es una buena manera de dar a los participantes la oportunidad de comprender todos los temas predefinidos, su propósito y los resultados deseados.aclarar el tipo de participación e interacción deseada.asignar un tomador de notas si ese no eres tú.,
llevar a cabo la reunión
Las actas efectivas de las reuniones contribuyen enormemente al éxito de las reuniones. Pero necesitan ser escritos apropiadamente y distribuidos a tiempo. El principal problema con las notas es que tardan mucho tiempo en escribirse correctamente, y que deben enviarse rápidamente después de las reuniones para que todos sepan sus próximas acciones.
debe construir sus notas a medida que avanza la reunión: una buena manera de organizar su toma de notas es diferenciar las acciones de las observaciones, así como anotar las diferentes acciones por persona con un plazo., Resuma periódicamente los puntos clave y pida un acuerdo para asegurar que el plan de acción sea comprendido por todos los participantes. De lo contrario, es posible que se encuentre al margen de la reunión demasiado ocupado tomando notas.administrar el tiempo de reunión: la mayor dificultad en una reunión es mantener el tiempo asignado para la reunión. Tómese el tiempo para contar y escuchar historias y pedir diferentes puntos de vista, pero mantenga el enfoque en ideas y objetivos para mantenerse a tiempo. Siga su agenda sin perder el objetivo establecido para cada tema.,
cierre la reunión
concluya resumiendo los logros, puntos de acción y decisiones del grupo y planifique el siguiente paso.agradecemos sinceramente a los miembros del grupo por su participación y contribuciones. También puede solicitar comentarios.
después de la reunión: las actas de la reunión
escriba su nota de manera lógica y no cronológica : acciones, decisiones, puntos principales y documentación por tema., Además, agregar un breve resumen organizado por persona y por proyecto al principio de las actas ayuda a sus colegas a identificar de un vistazo las acciones que deben realizar para la próxima reunión.
comparta las actas de la reunión para resumir la decisión y el plan de acción a todos los participantes.
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