¿salta entre reuniones y correos electrónicos urgentes todo el día solo para darse cuenta a las 6 pm que ni siquiera ha comenzado ese proyecto importante en el que se suponía que debía trabajar? ¿O preparado para el discurso de venta de mañana? O, finalmente, pensar en una estrategia eficaz para reducir el costo de adquisición de clientes? ¿Sientes que el tiempo pasa volando y ni siquiera sabes a dónde fue a veces? ¿O siente que está trabajando constantemente en las prioridades de otra persona en lugar de presionar en sus propios objetivos?
he estado allí., Se llama el dilema urgente vs. importante y me bloqueó completamente de hacer cualquier trabajo eficaz durante años. Hasta que encontré la matriz que lo cambió todo. Aquí está la guía paso a paso que utilicé para resolver el dilema urgente vs. importante, recuperar mi tiempo y finalmente enfocarme en las cosas importantes en mi negocio & life.
La matriz urgente vs. importante es una poderosa herramienta de productividad que puede 10 veces su efectividad. Consta de 4 cuadrantes que clasifican tus actividades diarias según dos parámetros: nivel de urgencia y nivel de importancia.,
Aquí es el tipo de trabajo que es típico para cada uno de los cuadrantes:
Cuadrante I:
Acuciantes problemas y crisis como la de apresurarse a recaudar dinero para su inicio para pagar a sus empleados al final del mes, que trata con una gran mierda en el departamento de operaciones o de un PR mierda de la tormenta., Proyectos con una fecha límite cercana como presentar tu tesis de maestría a tiempo, enviar la solicitud de Y Combinator o enviar tus cuentas anuales.
Quadrant II:
planificar su estrategia de marketing para los próximos 3 meses, distribuir las responsabilidades entre su equipo para un nuevo proyecto y crear un plan de proyecto detallado para el lanzamiento de su producto. Preparación de importantes reuniones de inversores o argumentos de venta. Establecer relaciones con socios y empleados potenciales. Explorar e investigar nuevas oportunidades, investigar nuevos campos o estrategias y aprender nuevas habilidades.,
cuadrante III:
interrupciones de colegas por preguntas irrelevantes o charla trivial. Llamadas entrantes, correos electrónicos y reuniones-si no son relevantes para usted específicamente.
Quadrant IV:
trabajo ocupado sin un impacto claro en las metas de la empresa y/o sus objetivos. Llamadas entrantes, correos electrónicos y reuniones: si no son oportunas ni relevantes para usted específicamente y / o necesarias para lograr sus objetivos. A los que pierden el tiempo les gustan las redes sociales.,
Paso 2: evalúese
para mejorar su productividad, no solo necesita comprender el concepto general de la matriz, sino que también necesita saber dónde se encuentra en este momento. Esto le ayudará a decidir qué cambios en el paso 3 tendrán el mayor impacto para usted personalmente.,
para evaluarte a ti mismo, echa un vistazo a tu semana típica y estima el % de tu tiempo que pasas en cada cuadrante:
Si tiene problemas con este ejercicio, documente todo lo que hace durante una semana. Anote los tiempos exactos y las actividades en una tabla como la siguiente y calcule los porcentajes al final sumando las horas para cada cuadrante y dividiéndolo por el total de horas de trabajo., En este ejemplo, los porcentajes serían: I — 25%, II — 37.5%, III — 25%, IV — 12.5%.
Si tiene problemas para clasificar sus actividades de acuerdo con la urgencia e importancia, aquí hay algunos indicadores más para cada cuadrante:
- cuadrante i: siente que está constantemente apagando incendios y operando en modo de emergencia. La mayoría de los proyectos en los que está trabajando exigen su atención inmediata debido a una fecha límite apremiante.,
- cuadrante II: sientes que estás en la cima de las cosas debido a una planificación, preparación y prevención cuidadosas. Aparte de la planificación y preparación, usted centra su tiempo en proyectos de alto apalancamiento, nuevas oportunidades, aprendizaje y construcción de relaciones.
- cuadrante III: la mayor parte de su tiempo se dedica a actividades que requieren su atención inmediata, pero no necesariamente están relacionadas con sus principales prioridades. Pasas mucho tiempo en reuniones No importantes, siendo interrumpido y lidiando con llamadas telefónicas y correos electrónicos no críticos., Sientes como si estuvieras tratando constantemente con asuntos que son importantes para los demás pero que no están relacionados con tus propias prioridades.
- cuadrante IV: a menudo sientes que estás perdiendo el tiempo. Pasas mucho tiempo en un trabajo ocupado que no está directamente relacionado con tus objetivos, redes sociales, videos, juegos y navegación web sin sentido.
Paso 3: optimizar
las personas más efectivas pasan el 80% de su tiempo en el cuadrante II de la matriz urgente vs.importante., Esto les permite trabajar proactivamente en nuevas oportunidades y proyectos de alto apalancamiento en lugar de gastar todo su tiempo reaccionando a problemas urgentes y las necesidades de otras personas. Como resultado, son capaces de avanzar significativamente hacia sus objetivos, prevenir activamente las crisis y llevar una vida más equilibrada, tranquila y enfocada.
esto es lo que debe hacer con las actividades del cuadrante I, III y IV para liberar más tiempo para las actividades del cuadrante II:
actividades del cuadrante IV
Las actividades del cuadrante IV no son urgentes ni importantes y, por lo tanto, no deben realizarse en absoluto., Aquí está cómo eliminarlos:
eliminar los derrochadores de tiempo:
documentar cómo pasa su tiempo durante una semana entera (consulte El Paso 2) y rastrear su tiempo de pantalla móvil con aplicaciones como Pyxsee, QualityTime y AntiSocial puede ser muy útil para identificar sus derrochadores de tiempo personales. Una vez que sepas cuáles son tus puntos débiles (YouTube, Instagram, Whatsapp, etc.), use estas estrategias efectivas para lidiar con ellos:
- limite el uso de las redes sociales a momentos específicos del día (p. ej., su viaje al trabajo, pausa para el almuerzo o descansos de 5 minutos)
- desactivar las notificaciones en su teléfono y computadora
- Use una aplicación para bloquear ciertos sitios y aplicaciones
- deje su teléfono en casa cuando pase tiempo con sus seres queridos
elimine el trabajo ocupado:
para decirlo en las palabras de Peter Drucker: no hay nada tan inútil como hacer de manera eficiente lo que no se debe hacer en absoluto. No importa si está trabajando en un proyecto para su jefe o estableciendo su propio horario como empresario, siempre pregunte por qué está haciendo algo., Las personas más efectivas se aseguran de que lo que están trabajando esté directamente relacionado con sus principales objetivos. O mejor aún, es la tarea con mayor impacto en el logro de sus principales objetivos. Aquí está cómo eliminar busywork:
- asegúrese de que sus objetivos están claramente definidos en todo momento
- antes de comenzar un nuevo proyecto, pregúntese «¿Es esto realmente lo que debería estar haciendo ahora? ¿Tiene sentido?»
- Aprende a decir NO a las solicitudes inútiles de tus colegas
- Desafía a tu jefe si no ves el sentido de hacer una tarea específica
Deja una respuesta