cómo pronosticar su presupuesto
El uso de datos sobre el comportamiento del viajero y los gastos anteriores es clave para establecer pronósticos inteligentes para su presupuesto de gastos anuales. Los diferentes empleados viajarán de diferentes maneras, a diferentes lugares y a diferentes frecuencias., Sin embargo, tener datos sobre el costo promedio del vuelo por milla, así como el hotel nocturno, la comida promedio y los costos de transporte terrestre, significará que puede predecir y anticipar con precisión su presupuesto de gastos para el próximo año.
establecer límites de gastos
en su mayor parte, los viajeros de negocios quieren hacer lo que es correcto para su empresa, y muchas empresas descubren que dar a los empleados el control sobre su propio gasto puede reducir el gasto excesivo. Encuentre un término medio feliz dando a los empleados el control mientras establece límites clave.,
por ejemplo, los gastos de comida se pueden establecer como una asignación general por día, dando al empleado la opción de cuánto gastar individualmente en el desayuno, el almuerzo y la cena.
Cuando se trata de reservar alojamiento, ofrezca a los empleados la opción de una habitación estándar en cualquier hotel con una clasificación de estrellas determinada o un precio máximo por noche.
para el transporte terrestre, una política de viajes corporativos debe aconsejar claramente a los empleados que elijan el método más rentable teniendo en cuenta el tiempo de viaje. La mayoría de los viajeros de negocios aceptarán estar restringidos a volar en economía en viajes de corta distancia.,
manejo de Reclamos de gastos
es importante que los viajeros de negocios tengan un método claramente definido para reclamar sus gastos. Pídales que completen un informe de gastos con la fecha, el monto, la categoría, la ubicación y el propósito comercial de su reclamo, y decidan si desea que presenten recibos de todos sus gastos o solo los que excedan una cierta cantidad.
dé a sus empleados un marco de tiempo para enviar los gastos – esto ayudará a su negocio a mantener un flujo de caja estable y preciso., Del mismo modo, hágales saber cuándo pueden esperar que el dinero se acredite nuevamente en sus cuentas. Dependiendo de la cantidad gastada, podría ser una buena idea aclarar quién aprobará sus gastos en cada caso.
establecer sus directrices y procedimientos
no hay una política de viajes corporativos uniforme. Si su política no se ajusta a la naturaleza de su organización, es poco probable que alguna vez cumpla con las expectativas de sus partes interesadas., Fundamentalmente, su política y procedimientos de viaje deben adaptarse a la cultura de su negocio y ser flexibles en torno a las necesidades de sus empleados, la industria y la economía. También es necesario que se difundan y comprendan ampliamente.
sus pautas y procedimientos ayudarán a sus viajeros de negocios a tomar decisiones dentro del marco de su política de viajes corporativos. Deben incluir procedimientos para todas las reservas; Después de todo, es importante que los empleados tengan claro lo que se espera de ellos en cada punto de su viaje de negocios.,
también podría ser necesario incluir una sección sobre las consecuencias de no seguir las pautas y procedimientos establecidos.
Teniendo en cuenta los procedimientos de seguridad
la seguridad y el bienestar de los empleados deben estar en el corazón de toda política de viajes corporativos. Mientras están involucrados en viajes de negocios, sus empleados son su responsabilidad, por lo que es crucial que su política tenga procedimientos implementados que puedan responder hábilmente a riesgos personales, clima severo o disturbios políticos en un país extranjero.,
destaque lo importante que es que sus empleados lean su Documento de política de viajes corporativos por su propia seguridad, y aclare qué deben hacer en una situación de emergencia y con quién ponerse en contacto. Si sus empleados vuelan regularmente a países de alto riesgo, organice capacitación adicional en seguridad y protección de viajes. Trabajamos en estrecha colaboración con International SOS para ofrecer asistencia médica y de seguridad mejorada, y mantener a sus empleados seguros en la carretera.
eche un vistazo a cómo apoyaremos a sus empleados en cada etapa de su viaje.,
entrega de la política de viajes a los empleados
Una vez que haya escrito su política de viajes corporativos, debe asegurarse de que sus empleados la lean y la entiendan. Ya sea que elija entregar la política en un documento impreso, a través de intranet o en un correo electrónico, hay algunas formas generales de asegurarse de que se comunique de la manera más efectiva posible.
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