Cómo realizar un seguimiento del inventario para los comerciantes primerizos

su inventario es el pan y la mantequilla de su negocio. Usted, su personal y sus clientes necesitan acceder a él de alguna manera para que su negocio funcione correctamente.

administrar el inventario de manera efectiva mantiene a todos en la misma página y evita confusiones. Sin embargo, a menudo es más fácil decirlo que hacerlo. Hacer un seguimiento del inventario no siempre es simple; especialmente si usted es un nuevo propietario de negocio, o usted está pasando por un período de rápido crecimiento.,

hemos creado esta publicación para ayudarlo a lidiar con las complejidades de la administración de inventario. Le daremos recomendaciones estratégicas de alto nivel y algunos consejos rápidos para resolver problemas comunes. Incluso le recomendaremos algunas herramientas de gestión de inventario para que las pruebe.

¿Qué es la gestión de inventario?

en un nivel básico, la gestión de inventario es la práctica de poner herramientas y sistemas en su lugar para rastrear qué artículos, ingredientes o bienes tiene en stock, y la cantidad que tiene a mano de cada uno., Esto le dirá qué artículos necesita reordenar, cuándo necesita hacerlo y la cantidad que necesita obtener, evitando problemas de agotamiento de existencias.

los detalles exactos de este proceso van a variar entre las empresas individuales y las diferentes industrias. Consideraciones como los hábitos de compra de su público objetivo y los detalles de sus relaciones con los Distribuidores también conducirán a diferentes enfoques para la gestión de inventario. A pesar de todo eso, hay algunos conceptos generales que son aplicables en todos los ámbitos., Responda estas preguntas para comenzar a construir una estrategia de gestión de inventario aproximada:

• ¿cuánto inventario tiene actualmente a mano?
• ¿cuánto inventario está ordenando?
• ¿cuánto tiempo tiene que durar este inventario?
• ¿Es demasiado o demasiado poco inventario?
• ¿Tiene un almacenamiento de inventario adecuado?
• ¿Qué metodología (primero en entrar, primero en SALIR vs. gestión de inventario justo a tiempo) y herramientas (software de seguimiento de inventario, POS u hojas de cálculo) desea usar para rastrear el inventario?,

ordenar su inventario

primero Lo primero, es necesario tener inventario para administrarlo. Ordenar inventario puede sonar como un proceso desalentador, especialmente la primera vez que lo haces, pero no tiene que ser así. Responder a algunas preguntas básicas es una excelente manera de comenzar:

• ¿Cuáles son los tipos de artículos que desea almacenar?
• ¿cuánto de ese producto espera vender?
• ¿Qué tan rápido espera venderlo?

estas preguntas dictarán la cantidad y la frecuencia de sus pedidos., Al hacerlo, también le ayudarán a regular su flujo de efectivo. Conocer la cantidad promedio que gasta en Inventario y establecer un objetivo para ese valor, hace que sea más probable que se mantenga dentro de sus pautas de flujo de efectivo.

también debe comprender su cadena de suministro. Esto le ayudará a trazar el recorrido de sus productos desde las materias primas hasta el producto terminado, así como cómo los productos llegan a sus estantes y a las manos de sus clientes., Pequeños cambios en la demanda del mercado, entre otros factores como el clima, las nuevas regulaciones y la geopolítica, pueden sacudir su cadena de suministro y hacer que el precio del inventario aumente. Los proveedores no organizados y poco confiables también pueden aumentar los precios, así que tenga en cuenta con qué proveedores hace negocios para tener un mejor control sobre sus costos generales de inventario y nivel de stock.

cómo afecta el inventario mal administrado al negocio

administrar mal el inventario es como tirar dinero por la ventana., Los errores administrativos, que caen bajo el paraguas de la mala gestión del inventario, PUEDEN representar más del 20 por ciento de la pérdida de inventario o la contracción minorista experimentada por un negocio. Cuando no realiza un seguimiento de su inventario, no sabe cuánto tiene o cuánto está vendiendo dentro de un marco de tiempo determinado. Podría estar comprando más de lo que necesita sin darse cuenta o incluso perder inventario en el desorden de un almacén desorganizado. En términos de un restaurante o negocio de servicios de alimentos, la mala gestión del inventario generalmente significa tener que tirar los alimentos vencidos o en exceso.,

no mantener un registro adecuado de sus acciones también significa que es más fácil para las personas robarle. Ya sea que el robo sea de sus clientes o de sus propios empleados, las cosas podrían perderse y es posible que nunca se dé cuenta. Ponga en marcha medidas de seguridad además de herramientas de gestión de inventario para ayudar a detener este problema.

Ver también: Prevención de pérdidas: su clave para detener el robo en tiendas

¿cómo sabe si tiene demasiado o muy poco inventario?

saber cuánto inventario debe tener a mano puede tomar algún tiempo para averiguarlo., Al principio, tendrás que hacer algunas suposiciones. Pero después de haber estado en el negocio durante unos meses, tendrá suficientes datos para tomar mejores decisiones. Para hacer esto tan científicamente como sea posible, usted querrá revisar sus ventas por el rendimiento del artículo en su sistema POS.

además de la cantidad que estás comprando, también querrás calcular cuánto estás gastando en inventario. Asegúrese de que este número se alinee con los estándares de la industria (además de cumplir con sus propias directrices financieras). Por ejemplo, los costos de comida en un restaurante de servicio rápido deberían estar alrededor del 25-30%., Si estás gastando más del 30% solo en tu comida, necesitas reducir la cantidad de comida que compras a Distribuidores y proveedores, o necesitas tratar de renegociar los precios que estás pagando.

demasiado poco inventario significa que constantemente se está quedando sin artículos. Esto podría deberse a que está ordenando muy poco, lo que le impide mantenerse al día con la demanda. Esto puede ser frustrante para los clientes y hacer que te pierdas las ventas. Si se convierte en una tendencia, sus clientes incluso podrían comenzar a comprar o comer en otro lugar., Si el problema es con sus proveedores y no con usted, entonces una conversación honesta es el mejor lugar para comenzar. Hágales saber la consistencia con la que necesita productos de nuevo en sus estantes y trabajar juntos para llegar a un plan que tenga sentido para ambas partes.

También puede monitorear sus niveles de inventario y tendencias de inventario con informes de su punto de venta. Un buen software POS utilizará la información recopilada de las ventas para mostrarle sus artículos más populares para que pueda priorizar mantenerlos en stock.,

Cómo Realizar un seguimiento del inventario

la gestión adecuada del inventario requiere las herramientas adecuadas. El antiguo método de lápiz y papel consume mucho tiempo y es propenso a errores. Es básicamente lo mismo que sentarse y contar todas sus acciones a mano. Los documentos pueden perderse o extraviarse fácilmente en todo el ajetreo y el bullicio de administrar su negocio. El uso de software de inventario moderno, una aplicación de gestión de inventario o un sistema POS puede ahorrarle tiempo, espacio y árboles. Además, no tendrá que preocuparse por leer mal cualquier letra descuidada.,

administrar el inventario con su sistema POS

la misma funcionalidad que encontrará en el software de administración de inventario dedicado está integrada en la mayoría de los sistemas POS modernos. De hecho, fuera de los análisis y la capacidad de aceptar pagos, es probablemente la razón principal para obtener un punto de venta. Un sistema como ShopKeep permite que el propietario de una pequeña empresa ingrese datos de inventario directamente en él. Luego, a medida que se escanean diferentes artículos y se finalizan las ventas, los recuentos de inventario se actualizan automáticamente, lo que le brinda acceso a información sobre el inventario en tiempo real.,

para actualizar su inventario más rápidamente, utilice un escáner de código de barras Bluetooth para escanear artículos de un pedido en su sistema POS. Incluso puede configurar Activadores de reordenación que le indican cuándo se agotan las existencias de un artículo para que pueda realizar un pedido. Características como esta le ayudan a evitar quedarse sin Artículos populares y decepcionar a sus clientes.

una vez que todo se agrega a su sistema POS, tiene acceso a informes que lo ayudan a comprender cómo está funcionando su inventario. Puede responder fácilmente preguntas como:

• ¿Cuáles son sus artículos más vendidos?,
• ¿Qué artículos tienen un rendimiento inferior a las expectativas de ventas?
• ¿cuánto vale su acción?
• ¿Qué artículos tienen el mejor margen de beneficio?
• ¿Cómo ha cambiado el rendimiento de mi inventario con el tiempo?

ser capaz de responder a estas preguntas es una gran victoria para su negocio. Puede tomar decisiones más inteligentes, utilizar mejor su capital y mantener su negocio en un camino exitoso.,

Ver también: técnicas básicas de gestión de inventario para un mejor negocio

almacenamiento de inventario

almacenar productos es importante para todas las empresas, pero por diferentes razones. En el comercio minorista, el almacenamiento adecuado mantiene los productos limpios, sin daños y fáciles de encontrar. Guarde la ropa en lugares secos y en perchas para evitar que se arruguen. Los accesorios como bolsos, carteras y calcetines deben estar en contenedores etiquetados por separado. Incluso puede ir más lejos con esto colocando cada accesorio en su propia envoltura de plástico antes de guardarlo., Esta es una buena práctica para joyas compradas a granel o bolsos con bordes ásperos y hardware de metal. Esto ayuda a evitar que las superficies duras se froten y se dañen mientras se mueven del almacenamiento al piso de ventas.

Las estanterías también son importantes. Los estantes pueden ayudar a organizar sus productos al tiempo que mantienen su sala de almacenamiento o espacio de almacén limpio. Dése a usted y a su personal un poco de espacio dedicado yendo vertical y asegúrese de que sus estantes sean lo suficientemente resistentes como para manejar la cantidad de inventario que tiene.,

La Ropa y otros productos de tela pueden ser dañados por ratones u otras criaturas que encuentran su camino a su área de almacenamiento. Esto es particularmente cierto si está oscuro y hay cajas que no se mueven a menudo. La moraleja de la historia? Asegúrate de tener protección contra roedores e insectos. En otra nota, los ratones también pueden ser una señal de que el inventario ha estado sentado por un tiempo y que necesita hacer algunos cambios en su catálogo.

en food service siempre es una buena práctica etiquetar los alimentos almacenados con la fecha en que se prepararon para que sepa lo que está fresco y pueda evitar el desperdicio., Las carnes y los productos lácteos deben almacenarse a temperaturas específicas para evitar que se estropeen. En los Estados Unidos, las leyes que regulan cómo deben almacenarse los alimentos difieren de un estado a otro. Asegúrese de consultar con su autoridad local para encontrar las regulaciones que se aplican a su localidad.

vea también: 9 Razones por las que las pequeñas empresas fracasan (y cómo evitarlo)

administrar su inventario en el futuro

ahora que ha puesto las herramientas adecuadas en su lugar, es importante que las cosas sigan así., Como hemos insinuado, un sistema POS con herramientas de gestión de inventario adecuadas le ahorrará innumerables horas en el almacén de seguimiento de pedidos e inventario con su cara en una hoja de cálculo. Sin embargo, hay más en el seguimiento de inventario que SKU en una pantalla.

ser firme con respecto a sus políticas de seguridad también garantiza que las cosas no sean robadas. Pero depende de usted como propietario de una pequeña empresa prestar atención a lo que está pasando en su tienda para evitar cualquier problema de contracción minorista. Si estás mirando informes y ves cosas que no tienen sentido, asegúrate de actuar lo más rápido posible.,

para obtener una visión interna de cómo un verdadero propietario de una boutique minorista gestiona su inventario en el día a día, eche un vistazo al video a continuación del vlogger y propietario de la boutique Alli Schultz.

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la gran cantidad de trabajo necesario para realizar un seguimiento preciso de su inventario puede ser una fuente importante de estrés para los minoristas nuevos o ocupados. Pero no tiene que serlo., Tenga en cuenta que todo esto es un proceso y tomará tiempo, así como un poco de ensayo y error, antes de encontrar sistemas que funcionen para usted. Con trabajo duro, perseverancia y las herramientas de gestión de inventario adecuadas, sus operaciones diarias caerán en su lugar.