antes de que pueda hacer cualquier otra cosa, la fecha, la ubicación y el tipo de reunión de clase deben finalizarse.
sin saber estas tres cosas, las invitaciones no se pueden imprimir, las habitaciones de hotel no se pueden bloquear y los proveedores no se pueden contratar.
Use las recomendaciones a continuación para intercambiar ideas con el Comité de planificación de reuniones de clase y proponer fechas, ubicaciones y un tema para su reunión de clase.,
Seleccione una fecha para la reunión de clase
seleccionar las fechas de la reunión de clase puede ser simple o complicado, dependiendo de las opciones que están abiertas para usted. Los siguientes factores deben ser considerados antes de tomar una decisión.
La mayoría de las reuniones de clase se llevan a cabo en el verano, especialmente las 10, 20 y 30. Si tus compañeros de clase están en edad de criar hijos, entonces el verano es el mejor momento para programar cualquier tipo de reunión. Cualquier otro momento entraría en conflicto con el año escolar y resultará en una menor asistencia.,
si la reunión de clase se va a llevar a cabo en la escuela, averigüe si hay restricciones de fecha. Algunas escuelas solo permiten reuniones de clase en ciertos fines de semana (por ejemplo, fin de semana de regreso a casa).
otro factor a considerar es la disponibilidad de la escuela. ¿Está disponible el espacio para banquetes en la universidad o escuela secundaria para las fechas que tiene en mente?
si un hotel se utiliza para bloquear habitaciones para compañeros de clase fuera de la ciudad, entonces sería prudente preguntar sobre su disponibilidad durante las posibles fechas., Puede obtener disponibilidad y tarifas fácilmente rellenando nuestro formulario de solicitud de tarifas de hoteles para grupos. Además, se debe investigar para descubrir los fines de semana ocupados y lentos para que pueda obtener tarifas de hotel de grupo bajas.
tenga en cuenta que si bien la reunión puede tener que ocurrir en el verano (una temporada ocupada para hoteles y empresas de catering), hay varios fines de semana que son «suaves». Muchas veces, un gerente de ventas de un hotel le dirá directamente cuáles son sus fechas de «necesidad». Planifica la reunión de clase alrededor de un fin de semana lento y podrías conseguir grandes concesiones., Para obtener más información, lea sobre cómo bloquear habitaciones de hotel para una reunión de clase.
si termina programando la reunión de la clase en un fin de semana ajetreado, no solo los compañeros de clase pagarán más por los hoteles, sino que también habrá una prima en fotógrafos, camarógrafos, proveedores y artistas.
ubicación de la reunión de clase
¿Dónde debería estar tu reunión de clase? La respuesta más obvia y mejor es en la escuela. Las ventajas son enormes en términos de costo y asistencia.
Las escuelas generalmente no cobran alquiler a las reuniones de clase para sus banquetes., De hecho, muchos incluso proporcionan ropa de cama, decoraciones y equipos audiovisuales de forma gratuita también.
La asistencia es otra razón para tener la reunión de clase en la escuela. Es posible que muchos compañeros de clase no hayan regresado desde que se graduaron y estarán muy curiosos sobre los cambios que han ocurrido.
otra razón para organizar la reunión de clase en la escuela es que tiene acceso a la ayuda gratuita de estudiantes voluntarios. Pueden ayudar en el registro, servir mesas, decorar y limpiar. Y el costo total de toda esta ayuda no es nada (sin embargo, recomendaríamos algún tipo de consejo).,
si la escuela no está disponible o no tiene espacio adecuado para la reunión de clase, entonces la mejor opción sería un hotel. Dado que de todos modos bloqueará las habitaciones de hotel para los huéspedes fuera de la ciudad, ¿por qué no empaquetar todo el evento con un banquete también?Obtenga más información leyendo » ¿desea aprender cómo bloquear habitaciones de hotel para una reunión de clase?»
La mayoría de los hoteles ofrecerán descuentos significativos en salas de reuniones, equipos audiovisuales y precios de menú siempre que reserve habitaciones.,
muchos hoteles incluso ofrecen una suite de hospitalidad gratuita, y le permiten traer su propio equipo audiovisual si el negocio es lo suficientemente grande (más de 50 habitaciones por noche por lo general).
preguntas que debe hacer a un Hotel
- ¿Qué tan bueno es el transporte entre el aeropuerto y el hotel? ¿Existe la posibilidad de proporcionar un servicio de transporte a la escuela?
- ¿pueden proporcionarle información de contacto de otras reuniones de clase que organizaron su evento en el hotel?
- ¿Cuáles son los períodos de tiempo estacionalmente ocupados para este hotel? ¿Hay una parte de la temporada alta que es lenta tradicionalmente?, ¿Hay temporada de hombro(meses que rodean los períodos de mayor actividad)?
- ¿Cuáles son las políticas de cancelación y desgaste? ¿Están escritas en piedra o puedes modificarlas?
- ¿están dispuestos a ofrecer una suite de hospitalidad gratuita? Una habitación de hotel gratuita (comp room) si bloquea un cierto número de habitaciones?
- Compruebe las tarifas que cobra el hotel (como la tarifa del resort, la tarifa de estacionamiento, la tarifa de descorche, etc.)
si un hotel no es una opción asequible para la reunión de clase, intente usar un centro comunitario local o el Elks lodge., Hay muchas iglesias que ofrecen sus salones de banquetes para alquilar también. La mayoría de estos lugares están cerca de escuelas y en la ciudad, por lo que no deberían ser difíciles de encontrar para los asistentes.
aunque no es exactamente un lugar, un crucero de reunión de clase se ha convertido en una opción inmensamente popular. La naturaleza todo incluido del evento lo hace muy atractivo para los asistentes al igual que el salto de Isla. Esta opción es muy recomendable para reuniones de clase que tienen un buen historial de asistencia y fuertes lazos de reunión. Para obtener más información, lea nuestro artículo sobre las ventajas de los cruceros de reunión de clase.,
tipo de reunión de clase
para determinar qué tipo de reunión de clase desea tener, tendrá que decidir sobre el tema que atraerá un número máximo de asistentes.
por ejemplo, si se graduó en la década de 1970, podría crear un tema completo en torno a Elvis. Configure el espacio para banquetes para que parezca que pertenece a los años 70 y que el DJ toque la música de esa época. Para ir un paso más allá, contrata a algunos bailarines profesionales que puedan bailar rutinas populares de los años 70 para que la gente comience., Por último, requiere que todos se vistan como si pertenecieran en los años 70 (las patillas largas también).
extienda el tema a cada parte de la reunión de clase para obtener el máximo efecto. Por ejemplo, si vas a alquilar la bolera, pídeles que toquen música de los años 70. además, pregúntale al gerente si pueden hacer que sus camareros interpreten el papel vistiéndose con ropa de esa época.
Hay tantas cosas que puedes hacer cuando se trata de un tema. Lo único que te restringe es tu imaginación y creatividad.
¿Qué debe leer a continuación?,
ya que está planeando una reunión de clase, ¿por qué no obtener algunos consejos excelentes para ayudarlo a organizar el evento?
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