TechnologyAdvice Buyer’s Guide to Accounting Software
Actualizado: Feb.,
QuickBooks Desktop
FreshBooks
Zoho Books
To find the perfect accounting software for your business, use the Product Selection Tool by clicking on the banner at the top of this page., Después de responder algunas preguntas, obtendrá una lista corta e imparcial de proveedores que satisfarán sus necesidades.
- ¿Qué es el software de contabilidad?,
- principales proveedores de software de contabilidad
- categorías de software de contabilidad
- Características clave del software de contabilidad
- beneficios del software de contabilidad
- desafíos del software de contabilidad
- Tipos de empresas que utilizan software de contabilidad
- tendencias del mercado del software de contabilidad
- Creación de ejecutivos
- Elegir el mejor software de contabilidad
- Obtener recomendaciones para el mejor software de contabilidad
¿Qué es el software de contabilidad?,
El software de contabilidad es una versión electrónica del Libro Mayor general de un contador que también mantiene sus libros precisos, organizados y con capacidad de búsqueda. Los ingresos, gastos, activos y pasivos se registran y rastrean digitalmente para mantener una imagen completa de la salud financiera de su negocio. Esta tecnología puede tomar varias formas y ofrecer una miríada de características basadas en las necesidades de un negocio o industria en particular. Sin embargo, la mayoría de los sistemas de contabilidad comparten características y funcionalidades similares., El mejor software de contabilidad ayuda a las empresas con procesos como nómina, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.,
categorías de software de contabilidad
volver al índice
Core accounting
Core accounting software retiene el Libro Mayor general de la compañía y realiza cuentas por cobrar y por pagar, funciones básicas de declaración de impuestos y conciliación bancaria. Con estas funciones, las empresas pueden mejorar su organización y ir más allá del simple seguimiento de cuentas en papel o en una hoja de cálculo.,
la combinación de estas características proporciona beneficios a la compañía, incluidos informes consolidados, presentación de impuestos más fácil y una visión y control más profundos sobre el dinero de la compañía. Los sistemas de contabilidad principales vienen en versiones conectadas a la nube y en las instalaciones, para que pueda elegir el ajuste adecuado para su empresa. El software de contabilidad principal conectado a la nube consolida los datos en tiempo real de facturación, comercio electrónico, punto de venta y otros datos en línea, como estados de cuenta bancarios, para proporcionar una mejor visibilidad de sus cuentas.,
Payroll
El software de nómina puede combinarse con herramientas de contabilidad generales o ejecutarse como un software independiente mejor de su clase. Los equipos que buscan el mejor software de nómina deben buscar un sistema que se integre con o incluya software de tiempo y asistencia, automatice la nómina de los trabajadores asalariados y por hora, y cumpla con los Estatutos fiscales y reglamentarios para las ubicaciones de la empresa.,
ERP
El software de planificación de recursos empresariales (ERP) es una herramienta rica en funciones que combina muchas categorías de software de contabilidad, incluyendo contabilidad Central, inventario, comercio electrónico, Gestión de la cadena de suministro e incluso soluciones de inteligencia empresarial. Muchas empresas pueden centralizar todos sus datos financieros en un sistema ERP completo, proporcionando una mejor organización y una mayor funcionalidad.
debido a su amplia funcionalidad, el software ERP puede no ser adecuado para todas las empresas, ya que a menudo viene con un precio más alto que el software de contabilidad básico., Para las empresas en crecimiento, algunas de las mejores aplicaciones integradas es probablemente una mejor opción que un sistema ERP complejo.
facturación y facturación
engañosamente simple en teoría, la facturación y la facturación pueden ser complicadas y frustrantes si no tienes las herramientas adecuadas. El software de facturación y facturación gestiona la compleja gimnasia contable que realizan muchos departamentos de cuentas por pagar y por cobrar. Las mejores herramientas de facturación y facturación vienen en todos los niveles de complejidad, pero la mayoría proporcionan la capacidad de automatizar tareas anteriormente manuales y reducir los errores de entrada manual., Estas herramientas vienen como parte de un software de gestión financiera más grande o se pueden encontrar en opciones independientes best of breed. Si está investigando las mejores herramientas de facturación y facturación, busque opciones que se integren con el otro software de contabilidad, ventas y cotización al efectivo que utiliza su empresa.
contabilidad de proyectos
El software de contabilidad de proyectos agiliza proyectos complejos, interdepartamentales o interempresariales con asignaciones sensibles de recursos y capital., Al proporcionar herramientas de tiempo y gastos, gestión de Recursos Humanos y materiales, y funciones de facturación y facturación junto con la gestión y el análisis de tareas de gestión de proyectos, las herramientas de contabilidad de proyectos cierran la brecha entre las herramientas básicas de gestión de proyectos orientadas a tareas y el software de contabilidad principal.
características clave del software de contabilidad
volver a la tabla de contenidos
No importa su industria o modelo de Negocio, las principales soluciones de contabilidad ofrecen las siguientes características o funcionalidades estándar.,
cuentas por pagar/por cobrar
como la característica más utilizada de cualquier solución de contabilidad, la gestión electrónica y el seguimiento de A/P y A / r se incluyen en cada sistema con diferentes niveles de automatización. Las funciones de cuentas por pagar rastrean los pagos a vendedores, proveedores y otros desembolsos financieros para garantizar que sus pagos sean rápidos. La función de cuentas por cobrar incluye facturación, facturación y cobros para ayudarlo a rastrear los pagos faltantes.
-
- ¿qué software de contabilidad es adecuado para su negocio?,
- Averigüe ahora
gestión de activos
El seguimiento electrónico y la realización de los costos de depreciación de los activos materiales de una empresa es una función importante de la mayoría de los sistemas de contabilidad. Si bien es menos importante para las empresas sin activos de capital costosos, como maquinaria de producción, vehículos u otras formas de propiedad, planta y equipo (PP&E), Las empresas manufactureras necesitan especialmente estas herramientas.,
conciliación bancaria
la clave para automatizar muchas de sus funciones de contabilidad es conectar su software directamente con su institución financiera. Esto le permite conciliar las transacciones que ha registrado con los registros de su banco para las cuentas de crédito, cheques o ahorros de su empresa. La mayoría de los sistemas incluyen informes prediseñados para el cierre de fin de mes y fin de año para agilizar la conciliación.,
Cash management
aunque muchas empresas hoy en día están manejando menos efectivo—o ninguno en absoluto—administrar el efectivo de su empresa o equivalentes de efectivo es una función clave de todo el software de contabilidad y una que es necesaria para preparar el informe estándar de Estado de flujos de efectivo. Muchos sistemas de contabilidad también simplifican la gestión de múltiples monedas al convertir automáticamente las transacciones extranjeras en la moneda que utiliza su empresa.,
contabilidad Departamental
El mejor software de contabilidad ofrece soporte para registrar transacciones en múltiples oficinas, sucursales o divisiones. Esto le permite tratar a cada subconjunto como su propia entidad en papel, sin embargo, mantener una vista completa para fines fiscales y de presentación de informes.
gestión de tiempo y gastos
Además de rastrear los gastos de su negocio a través de Cuentas por pagar, la mayoría de las soluciones de contabilidad ofrecen un área separada para rastrear los gastos y reembolsos de los empleados individuales., Esto incluye la capacidad de conciliar los gastos con diversos proyectos y presupuestos departamentales.
Las funciones de gestión de tiempo y gastos son fundamentales para reducir los errores de contabilidad manual al favorecer los sistemas digitales y en la nube en lugar de las hojas de tiempo en papel. El software de reloj de tiempo genera marcas de tiempo digitales basadas en los datos de entrada/salida del reloj del empleado y combina automáticamente las horas y paga en consecuencia. Esta automatización reduce la posibilidad de errores de entrada y la cantidad total de tiempo que los contadores de nómina dedican a la entrada de datos.,
Reporting
Además de registrar electrónicamente las transacciones, la razón más citada para comprar software de contabilidad es la función de informes automatizados. Hay plantillas para estados de ingresos, ganancias y pérdidas, declaración de impuestos sobre las ventas e incluso saldos pendientes. Los informes son una excelente manera de asegurarse de que sabe exactamente lo que está pasando con sus cuentas y puede hacer correcciones tan pronto como algo sale mal.,
Budgeting and forecasting
Las herramientas de presupuestación y pronóstico son fundamentales para la empresa con visión de futuro y permiten a las empresas conocer sus ingresos pasados y hábitos de gasto para ayudarles a utilizar mejor sus recursos y planificar el éxito financiero futuro. Las principales herramientas de contabilidad pueden aprovechar los datos de los registros financieros para crear información inteligente que juzgue con precisión el potencial de ganancias de una empresa. Estas herramientas permiten que los niveles C y los equipos de ventas construyan mejores objetivos de ingresos. Algunos incluso incluyen inteligencia artificial y aprendizaje automático para mejorar estos pronósticos.,
beneficios del software de contabilidad
volver al índice
Estos beneficios del software de contabilidad pueden tener efectos de largo alcance en todos los sistemas financieros de la empresa.
ahorro de tiempo
el cambio más inmediato que muchas empresas notan cuando pasan de libros de contabilidad en papel u hojas de cálculo a software de contabilidad es una reducción importante en el tiempo dedicado a ingresar y equilibrar libros de contabilidad. Al comparar los sistemas de nómina, priorice aquellos que se conectan directamente con cuentas bancarias, de tarjetas de crédito y de inversión y transfiera los datos financieros sin intervención humana., Eso cambia el trabajo del contador de encargado de registro a aprobador de fondos y puede permitir que el contador tenga más tiempo para ayudar a dirigir la estrategia financiera.
reducción de errores de entrada manual de datos
los sistemas contables actuales reducen la cantidad de papeleo requerido para administrar suficientemente el departamento financiero de cualquier empresa., Busque estas características o conexiones a estas aplicaciones incluidas directamente en el software:
- facturación
- tiempo y asistencia
- cotización a efectivo
- Instituciones Financieras
- cumplimiento normativo
- cumplimiento y presentación de impuestos
mayor visibilidad de la cuenta para todos los interesados internos
Las principales herramientas de contabilidad proporcionan visibilidad del funcionamiento financiero de una empresa para contadores, ejecutivos y equipos de gestión., Cada equipo puede usar los datos de manera diferente, ya sea dentro del software de contabilidad o exportados al software de inteligencia empresarial, por lo que es importante que tengan toda la información que necesitan.
desafíos de software de contabilidad
volver a la tabla de contenidos
Estos son desafíos que podría encontrar si elige un software de contabilidad que no es el adecuado para su empresa. Considere estos al comparar el software de contabilidad.,
soporte multi-moneda y multi-país con cumplimiento de impuestos y regulaciones
algunos sistemas de contabilidad solo se construyen para administrar las finanzas dentro de un país específico o en unas pocas monedas seleccionadas. Las empresas que a menudo hacen negocios en dos o más países o en una moneda separada deben buscar una herramienta de contabilidad que cumpla con esos requisitos.,
al comparar el software de contabilidad, verifique que el software admita las regulaciones de múltiples monedas y países, así como sus estatutos regulatorios fiscales y financieros locales, para que pueda usar esas valiosas funciones tributarias sin mucha intervención manual. Si no lo hacen, tendrá que introducir información de intercambio a mano que podría conducir a errores.
seguridad de los datos
sus registros contables son datos valiosos y deben protegerse. Si bien los libros de contabilidad en papel no son hackeables, tampoco son seguros para todos dentro de su organización., El software de contabilidad proporciona una mayor seguridad de los datos para su negocio.
la computación en la nube proporciona más seguridad para el software de contabilidad que los libros de contabilidad en papel porque pueden protegerse con contraseña y los equipos pueden asignar roles de usuario granulares para garantizar que las personas adecuadas tengan el acceso correcto a los datos financieros correctos. El mejor software de contabilidad en la nube también proporciona la seguridad física de bases de datos externas, copias de seguridad automáticas de datos y cifrado de datos para proteger los datos financieros de la empresa.,
informes y análisis
sin los datos correctos, puede ser difícil saber exactamente dónde están sus cuentas y aún más difícil tomar decisiones y predicciones presupuestarias. Al buscar software de contabilidad, debe buscar herramientas que ofrezcan funciones de informes y análisis en profundidad.,
además de proporcionar funciones de exportación a software de inteligencia empresarial que ofrece a las partes interesadas una visión de espectro completo de cómo los datos financieros de la empresa afectan el entorno empresarial en general, muchas herramientas de software de contabilidad también proporcionan informes de panel y análisis financiero directamente en la herramienta. Estas características ayudan a los contadores y tenedores de libros a realizar un seguimiento del gasto frente a los ingresos, las facturas pendientes y otros KPI críticos para la salud financiera de la empresa.,
tipos de empresas que utilizan software de contabilidad
volver a la tabla de contenidos
el software de Contabilidad está disponible en casi tantas formas y tamaños como tipos de empresas. Estos son los principales tipos de empresas que utilizan herramientas de contabilidad para administrar sus cuentas financieras.
- contabilidad comercial: el tipo más común, el software de contabilidad comercial es utilizado tanto por individuos como por empresas con fines de lucro para administrar transacciones, capital, etc., El software de contabilidad comercial a menudo es el mejor software de su clase diseñado para pymes, empresas medianas y grandes empresas que no se enfrentan a complicados requisitos regulatorios o fiscales.
- contabilidad sin fines de lucro: el software sin fines de Lucro está diseñado para las necesidades específicas de las organizaciones sin fines de lucro. A veces llamado «software de contabilidad de fondos», ayuda a administrar subvenciones, transacciones exentas de impuestos y los estrictos requisitos de informes que enfrenta la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro.,
- contabilidad empresarial: la mayoría de las soluciones de contabilidad empresarial están diseñadas para entidades que hacen negocios a nivel internacional, lo que significa que necesitan gestionar el cumplimiento normativo y fiscal con requisitos muy variados. Con frecuencia, el software de contabilidad empresarial se implementa como un ERP. Teóricamente, una solución de contabilidad a nivel empresarial podría ser necesaria para una organización sin fines de lucro.
estos tres tipos de software de contabilidad se utilizan en los siguientes tipos de negocios principales., Al comparar las herramientas de contabilidad para su negocio, busque un sistema de contabilidad que se adapte a sus necesidades particulares, la complejidad de los registros financieros y los requisitos de características.
empresas de contabilidad
Las empresas de contabilidad proporcionan servicios financieros subcontratados a empresas de todos los tamaños que no tienen un departamento de contabilidad interno. Las empresas pueden requerir que las empresas utilicen su software de contabilidad preferido o solicitar acceso al libro mayor de la compañía., Algunos programas de contabilidad están diseñados para uso de agencias, mientras que otros requieren una nueva licencia para cada empresa, lo que hace que sea más caro para las agencias que manejan más de una empresa.
las pequeñas empresas y organizaciones sin fines de lucro
Las pequeñas empresas encontrarán una mayor visibilidad Financiera y una conciliación de registros más fácil cuando cambien de hojas de cálculo a un libro mayor o un software de contabilidad principal., Las pequeñas empresas generalmente no comienzan con un contador que trabaja internamente, pero los propietarios de negocios que administran las cuentas de la compañía sin asistencia encontrarán que las herramientas de contabilidad básicas con complementos de funciones disponibles como nómina y facturación pueden aliviar su dolor. Estos sistemas colocan características de contabilidad financiera estándar de la industria detrás de las interfaces fáciles de usar, lo que facilita la transición cuando el equipo decide contratar a un contador externo o traer a un profesional financiero dedicado internamente.,
empresas en crecimiento y medianas y organizaciones sin fines de lucro
un negocio en crecimiento tiene potencial y esperanzas de expansión futura, lo que puede ser confuso al comprar software de contabilidad. Estos equipos necesitan una mayor funcionalidad y la capacidad de actualizar rápidamente, pero sin la carga financiera de comprar una solución empresarial con todas las funciones que requiere el pago por las funciones que aún no utilizan.
algunas empresas medianas y en crecimiento pueden encontrar que un ERP diseñado para empresas medianas se ajustará a sus necesidades al tiempo que brinda la oportunidad de expansión en el futuro., Otros equipos pueden decidir armar una pila de software financiero construida con el mejor software de su clase que comparte datos a través de API. Una cuidadosa comparación de las características disponibles, Complementos y precios puede ayudar a aclarar estas opciones, al igual que las recomendaciones para el mejor software de contabilidad para sus necesidades.
empresas y empresas multinacionales
los requisitos específicos de las empresas y las organizaciones multinacionales incluyen requisitos normativos multinacionales y multidivisas, cadena de suministro, fabricación e inteligencia empresarial., Las empresas grandes o complejas deben buscar una herramienta de contabilidad o ERP con todas las funciones que cumpla con tantos requisitos como sea posible. Algunas empresas empresariales incluso pueden optar por trabajar con un proveedor para personalizar su solución ERP para garantizar que tenga la funcionalidad que necesitan.
el software de contabilidad listo para la empresa automatizará y unirá muchas de las tareas financieras de la empresa: facturación, cadena de suministro, franquicia, gestión de fabricación y mucho más., Estos sistemas también incluirán valiosas herramientas de análisis de contabilidad que ayudarán con el presupuesto y la previsión y mejorarán el estado financiero general de la empresa.
tendencias del mercado de software de contabilidad
volver a la tabla de contenidos
el mercado de software de contabilidad está lleno y diverso y crece más cada día., Si bien el mercado ha estado dominado durante mucho tiempo por las soluciones basadas en servidores locales de Peachtree, SAP, QuickBooks y otras grandes firmas de desarrollo de software, las compañías más nuevas con características y funciones específicas de la industria están trayendo nuevos productos al mercado aparentemente mensualmente.
estos nuevos y ágiles sistemas de contabilidad utilizan interfaces fáciles de usar que imitan las aplicaciones y el software de consumo convencionales, proporcionan un fácil acceso a la automatización y las funciones impulsadas por IA, y fomentan la adopción de pequeñas empresas con bajas suscripciones mensuales., Esto ha afectado en gran medida al mercado general de software de contabilidad y Consultoría: los sistemas heredados ricos en características tienden a verse más voluminosos y difíciles de implementar, las pequeñas empresas cuestionan el precio de los sistemas heredados, y los contadores que utilizan las herramientas de contabilidad más recientes pueden pasar de las tareas de contabilidad estándar del día a día a la consultoría de estrategia financiera más valiosa.,
los cambios tecnológicos contribuyen a la evolución del mercado de software de contabilidad
Las herramientas de contabilidad modernas utilizan la gran cantidad de datos financieros que recopilan para construir visualizaciones de datos que aclaran el estado financiero de la empresa sin recurrir a hojas de cálculo. Muchas de estas herramientas también incluyen análisis de datos que proporcionan información sobre estrategias futuras para mejorar los ingresos, reducir la deuda y mantenerse dentro del presupuesto.,
- Event drivers: un nuevo uso de herramientas de análisis de datos e inteligencia artificial, event drivers reconoce oportunidades contables dentro de los datos de la empresa y sugiere mejoras al representante contable. Los impulsores de eventos podrían mejorar las previsiones, los ahorros fiscales o el crecimiento de los ingresos.
- Contabilidad colaborativa: la contabilidad colaborativa ha existido por un tiempo y puede ayudar a muchas empresas a encontrar oportunidades financieras creativas dentro de sus datos., Esto se ha vuelto aún más fácil con la consumerización de mensajería instantánea, acceso remoto a cuentas y software de videoconferencia que permite que dos o más partes colaboren mientras ven el mismo libro mayor en la nube.
- contabilidad móvil y acceso remoto: todo lo digital también se está moviendo a los dispositivos móviles, incluido el software de contabilidad. El software de contabilidad móvil permite a los equipos remotos, dispersos, de campo y de pequeñas empresas acceder a sus datos financieros desde teléfonos inteligentes, tabletas o formularios de escritorio., Y estos equipos no necesitan preocuparse por la seguridad, ya que la tecnología en la nube que ejecuta estas herramientas debe proporcionar un cifrado de datos de extremo a extremo en tránsito y en reposo.
- Seguridad de los datos: el lanzamiento en 2018 de las normas de privacidad de datos del RGPD de la UE llevó la seguridad financiera y de los datos a la vanguardia de la mente de muchas empresas. El mejor software de contabilidad para 2018 y más allá incluirá cifrado, seguridad de bases de datos, roles de usuario personalizables y otras características de seguridad para proteger los datos financieros de la empresa y los de sus clientes.,
Creating executive buy-in
volver a la tabla de contenidos
si está liderando la iniciativa sobre adquisición de software, deberá crear un caso convincente para las Partes Interesadas de la empresa sobre todas las ventajas que ofrecerá la nueva solución. A continuación se presentan algunos puntos de conversación adaptados a ejecutivos específicos para ayudarlo a comenzar.
CFO
Su CFO es la persona más importante que tendrá que convencer., Es probable que estén muy involucrados en el nuevo sistema, por lo que deberá asegurarse de que ofrezca una mejora significativa en la funcionalidad y un precio más bajo que su software actual. Si está pagando a un contador externo para que administre sus libros, Calcule el ahorro de costos que tendrá mover su contabilidad internamente con una nueva solución.
CEO
Su CEO, al igual que el CFO, se preocupará por los dólares y centavos de este esfuerzo de adquisición. ¿Cuántas horas de trabajo ahorrará el nuevo sistema?, ¿Cómo se verán los procesos de cierre de mes, trimestre o año, y cuánto tiempo se tardará en obtener esos informes? Asegúrese de que el director ejecutivo y el director financiero estén de acuerdo porque, sin ellos, será difícil presentar su caso a la parte interesada final.
CTO
Su CTO probablemente no se preocupe por las características o la funcionalidad de la solución de contabilidad que seleccione, siempre y cuando se pueda integrar fácilmente con el resto de su pila de tecnología. Busque soluciones que ofrezcan una API abierta y una sólida base de conocimientos en línea., También debe tratar de encontrar software que comparta un marco técnico similar a sus otros sistemas de misión crítica como su CRM.
elegir el mejor software de contabilidad
volver a la tabla de contenidos
prueba
para comprender realmente qué software de contabilidad es el mejor para su empresa antes de comprar, busque proveedores de software que estén dispuestos a permitirle mirar detrás de la cortina con una prueba gratuita., Con una aplicación tan complicada como el software de contabilidad, querrá buscar una prueba que le brinde tiempo suficiente para transferir algunos datos de muestra, tener una idea de las principales características y probar la facilidad de uso. Una prueba gratuita puede ser la diferencia entre elegir un software de contabilidad que satisfaga sus necesidades y pasar todo su tiempo formulando soluciones para áreas problemáticas.
estudios de casos y referencias
software de contabilidad los representantes de ventas y los sitios web de marketing pueden decirle todo sobre los beneficios que ofrece su software, pero ¿dónde está la prueba?, Los mejores proveedores de software de contabilidad podrán mostrar su valor a través de estudios de casos y referencias a usuarios avanzados actuales. Si no tienes acceso a los comentarios de los usuarios de la vida real y a los cálculos de ROI, no tengas miedo de pedirlo.
RFP
Su equipo de selección de software debe formular una solicitud de propuestas (RFP) al principio del proceso de selección y tenerla lista para enviarla a los proveedores de software de contabilidad que le interesen., Una buena RFP de software debe contener:
- objetivos comerciales específicos que a su equipo le gustaría alcanzar con este software
- Una lista de características imprescindibles y agradables que está buscando
- Una lista de requisitos especializados de la industria o normativos que este software necesitará para adaptarse.
obtenga recomendaciones para el mejor software de contabilidad
ahí es donde entramos. En TechnologyAdvice, nos especializamos en Conectar a las empresas con la tecnología que necesitan para crecer., Obtenga recomendaciones, LEA comentarios y explore los productos para obtener las mejores herramientas de contabilidad para su negocio, todo aquí en TechnologyAdvice.com.
si está listo para aumentar su investigación, use la herramienta de selección de productos en la parte superior de la página para obtener una lista de recomendaciones personalizadas basadas en su industria, caso de uso y/o características deseadas.
-
- ¿qué software de contabilidad es adecuado para su negocio?
- busca
Deja una respuesta