Las pequeñas empresas deben ser pagadas a tiempo para mantener el flujo de caja. Es importante encontrar formas de cobrar más rápido. Entrepreneur recomienda tener claro los calendarios de pago y los costos desde el principio. Una buena comunicación establece las expectativas del cliente y ayuda a obtener pagos más rápido.
una forma de hacer esto es incluir una carta de factura ganadora con su factura. Una buena carta de factura establece un tono profesional pero amigable que establece cuándo se debe pagar y a quién dirigirse con cualquier pregunta.,
el formato de una carta de factura debe ser el de una carta comercial estándar. En este artículo, te guiaremos a través de los pasos para escribir uno.
Necesita una plantilla de factura? FreshBooks tiene plantillas de factura descargables gratis para pequeñas empresas para hacer la facturación aún más fácil.,
en este artículo, cubriremos:
- Obtener una plantilla
- insertar su dirección
- añadir la fecha
- incluir la dirección del destinatario
- añadir un saludo
- Escribir el cuerpo de la carta
- Escribir el cierre
- mencionar adjuntos
obtener una plantilla
escriba una carta de factura para el pago, puede usar un documento en blanco. O puede descargar una plantilla de carta de negocios. MS Office tiene una sencilla plantilla gratuita que puedes descargar para Word.,
abra cualquier software de procesamiento de textos que prefiera y abra su plantilla o cree un nuevo documento en blanco.
introduzca su dirección
omita este paso imprimiendo su factura en membrete de la empresa.
si no tiene membrete, escriba su nombre o nombre de la empresa y su dirección completa (dirección, ciudad, estado y código postal) en la parte superior de la carta. Alinee el texto a la izquierda.,
Formato de dirección estándar:
nombre
Empresa
Dirección
Ciudad Estado Código Postal
Por ejemplo:
Jenna Michaels
Hollywood Groomers
64 Sunnyside Road Ste 400
Beverly Hills CA 90201
esta convención sigue las directrices del Servicio Postal de los Estados Unidos. Tenga en cuenta que no hay puntuación y un espacio entre cada palabra o número, excepto cuando hay dos espacios entre el estado y el código postal.
agregue la fecha
agregue la fecha en que se escribió la factura o se completó si escribió la carta durante varios días.,
utilice el formato de fecha americano: Mes, Día, Año.
- Por ejemplo: 1 de enero de 2020.
escriba la fecha una línea debajo de su dirección. Si su dirección está justificada a la izquierda, la fecha también debe estar a la izquierda. Si está usando membrete, Centre la fecha, dice el laboratorio de escritura en línea de la Universidad de Purdue.
Incluir la Dirección del Destinatario
Añadir la dirección del destinatario debajo de la fecha. Incluya el nombre, el cargo, la empresa y la dirección del destinatario. Asegúrese de incluir la dirección, ciudad, estado y código postal. Debe dejarse justificado y una línea por debajo de la fecha.,
Es mejor incluir un nombre específico aquí. Entrepreneur recomienda que verifique a quién se supone que debe enviar su factura. Esto es especialmente crítico en las empresas más grandes, donde es posible que deba enviar su factura directamente al Departamento de finanzas o a un tercero contratado para manejar los pagos.
póngase en contacto con su cliente para discutir quién realizará el pago, a quién debe dirigirse su factura y a quién, si hay alguien, debe copiar en la factura. Dirija la carta de factura a la persona principal que realiza el pago.,
títulos personales
al agregar un nombre de contacto, es posible que se pregunte qué título usar. Los títulos personales estándar son Mr., Ms., MRS. y Dr.
Las mujeres pueden ser dirigidas como Miss, Mrs. o MS. en caso de duda, use MS.
agregue un saludo
ahora es el momento de abrir la carta. Utilice el mismo nombre y título personal que se incluyen en la dirección del destinatario. Incluya un saludo bajo la dirección del destinatario.
Si conoces bien al destinatario, solo puedes usar su nombre de pila. Si no, use su título personal y apellido. Añade dos puntos al final.,
Por ejemplo:
- Dear Anne:
- Querida Señora Smith:
No estoy seguro de que el destinatario del género? Está bien incluir su nombre completo en su lugar, como:
- querida Anne Smith:
escribe el cuerpo de la letra
un solo espacio de tu letra y a la izquierda justifica tus párrafos. No es necesario utilizar una sangría de primera línea. Incluya una línea en blanco entre cada párrafo.
en términos de contenido, la escritura debe ser lo más clara y concisa posible.
primero, incluya una apertura amistosa. He aquí un ejemplo:
- espero que estés bien.,
entonces, vaya directamente al punto:
- Por favor, encuentre la factura adjunta para .
- Su pedido ha sido enviado. Se adjunta una factura para estos artículos.
- Se adjunta una factura para .
Ahora agregue algunos detalles de pago, como:
- Un recordatorio de mis condiciones de pago: el pago vence el 20 de enero de 2020. Hay un descuento del 5 por ciento si envía el pago en 15 días.
- Por favor, envíe el pago a través de cheque o depósito directo.
- tenga en cuenta que cobramos un cargo por retraso del 5 por ciento por semana.,
es mejor enumerar el contacto correcto en caso de que tengan alguna pregunta:
- Si tiene alguna pregunta sobre su factura, comuníquese con .
- estaré de vuelta en la oficina la próxima semana si tienes alguna pregunta o inquietud.
- Para asuntos del proyecto, por favor póngase en contacto con . Para preocupaciones de facturación, por favor póngase en contacto con .
Ahora, agregue una línea amigas:
- Gracias por su negocio.
- ha sido un placer trabajar contigo.
- espero seguir trabajando con ustedes en el futuro.,
- Por favor, hágamelo saber si podemos ayudarle de nuevo de alguna manera.
- agradecemos la oportunidad de hacer negocios con usted.
y finalmente:
- confirme que esta factura ha sido recibida.
escribir el cierre
el cierre es una línea después de la última línea del cuerpo. Solo la primera palabra debe ser mayúscula y una coma Debe ser añadida al final. Si se agrega una firma, incluya cuatro líneas en blanco entre el cierre y su nombre.,
por ejemplo:
Gracias,
Jenna Michaels
mencionar adjuntos
los adjuntos, en este caso su factura, también se denominan adjuntos. Escriba «recintos» cuatro líneas debajo de su cierre. Puede simplemente agregar el número de archivos adjuntos o enumerarlos por nombre.
por ejemplo:
- cajas: 3
- cajas: factura 001, dibujos preliminares, modelo 3D
Su carta de factura ya está casi lista. Antes de enviarlo, asegúrese de revisarlo a fondo para detectar errores ortográficos o gramaticales.,
la Gente también preguntar:
- Cómo Escribir una Carta de presentación para una Factura
- Cómo Escribir una Factura por Correo electrónico
Cómo Escribir una Carta de presentación para una Factura
Una carta de presentación de una factura es esencialmente una factura de la carta. Siga los pasos anteriores para escribir una carta de negocios profesional.
Aquí hay algunos consejos adicionales para escribir una carta de presentación, de acuerdo con la Universidad de Wisconsin-Madison:
- Debe ser una sola página
- adaptar su carta de presentación al cliente. Aborde los detalles y plazos específicos del proyecto., Mencione cualquier otra factura por venir.
- Evite la jerga. Usa la voz activa y oraciones cortas. Sé claro. Transmitir respeto al cliente y profesionalidad.
- concéntrate en el objetivo de tu carta: cobrar. Incluya el motivo de la factura y el total adeudado en el primer párrafo del cuerpo de la carta. Siempre incluya información de contacto para que un cliente pueda abordar cualquier inquietud sobre la factura de inmediato.
- Cada párrafo del cuerpo debe enfocarse alrededor de un solo punto
- revise su trabajo. Pídele a un colega o amigo de confianza que lo haga.,
este artículo tiene consejos sobre cómo escribir una factura para un trabajo independiente o como una pequeña empresa, además de ejemplos de redacción de facturas.
Cómo escribir un correo electrónico de factura
Aquí le mostramos cómo escribir un correo electrónico con una factura adjunta. Los correos electrónicos a menudo son mucho menos formales que las cartas comerciales, pero deben ser profesionales y bien escritos.
Aquí hay un ejemplo:
Hola,
Por favor, encuentre adjunta una factura para .
Gracias por su negocio. Si tiene alguna pregunta sobre su factura, póngase en contacto con en .,
Best,
Este artículo cubre exactamente cómo enviar una factura por correo electrónico.
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