la boda está casi planeada, y de repente alguien (tu mamá, tu mejor amiga, tu damn maldita compañera) trae bloques de hotel. ¿Tienes un bloque reservado? Parece algo que la gente hace. Debería hacerlo? ¿O es solo una cosa más para agregar a la lista?
respuesta corta: solo tú lo sabes con seguridad.
respuesta más larga: los bloques de hotel son fantásticos cuando desea que haya tanta gente como sea posible en un solo lugar por razones logísticas o de transporte, o si espera que la gente se quede cerca de la boda real., También son una solución si todo lo demás se va a reservar, o si solo desea ofrecer a sus invitados alguna orientación. Tienes suerte, porque los bloques de hotel son el trabajo perfecto para darle a esa persona (¿mamá o mejor amiga? que ha estado rogando por un proyecto propio para ayudar. Solo hay suficiente complejidad para que sea una tarea gratificante, pero no tanto que quieras (o incluso te importe) microgestionar.
entonces, ¿qué necesitas saber sobre los bloques de hoteles? Bien. Resulta que hay mucho que puedes saber, y todo está cubierto aquí., Pero si solo lee una cosa, asegúrese de que se trate de diferentes tipos de bloques de hotel… y tome nota de la cláusula de tasa de desgaste genuinamente aterradora. Porque no quieres quedarte atascado pagando de tu bolsillo por veinte habitaciones que tus invitados no reservaron.
cuándo reservar
dos factores clave—la ubicación de la boda y la época del año—determinan cuándo debes hacer esto. ¿Su boda se celebra en una pequeña ciudad con alojamiento limitado, durante un fin de semana de vacaciones o simultáneamente con un evento deportivo/Convención? ¡Reserva temprano! ¿Casarse en Nueva Inglaterra durante los colores de otoño? ¡Reserva temprano!, ¿Un pueblo de playa en verano? ¡Lo adivinaste, reserva temprano! Esencialmente, una vez que reserve su lugar, es hora de comenzar a investigar las opciones de hotel.
los tipos más comunes de bloques de Hotel
bloques cerrados (también conocidos como garantizados): el hotel requiere un depósito para bloquear las habitaciones y lo responsabilizará financieramente por cualquier habitación no vendida: esta es la tasa de desgaste. A veces es un porcentaje, a veces es un número real.
Este es el tipo de bloqueo asociado con las pesadillas de asegurarse de que cada habitación se llene., La única vez que recomiendo hacer un bloque cerrado o garantizado es cuando el hotel es literalmente el único juego en la ciudad y está lo más cerca posible de la certeza de que todas las habitaciones se agotarán.
bloques abiertos (también conocidos como de cortesía): estos generalmente están libres de cláusulas que te responsabilizan financieramente de las habitaciones no vendidas dentro del bloque. En general, el mayor requisito con un bloque de cortesía es que todas las reservas se hagan antes de una fecha límite (aproximadamente treinta a noventa días de anticipación). Las habitaciones que no están reservadas antes de la fecha límite se liberan y se venden a precio de mercado., La principal desventaja de este tipo de bloque es que a menudo los hoteles solo tienen un pequeño número de habitaciones (de diez a veinte es la norma).
Si cree que necesitará más habitaciones que el máximo permitido dentro del bloque de cortesía, le sugiero que pregunte al hotel su política sobre la adición de habitaciones al finalizar. Además, sugiero reservar una segunda (y posiblemente una tercera) cuadra en otro hotel.
con cualquier tipo de bloque (y esencial para un bloque garantizado), querrás tener cuidado con tus números. Es difícil adivinar cuántas habitaciones necesitará antes de tener un Conteo de RSVP., Una buena regla general es contar todos los forasteros y dividirlos por dos. Este será tu número más alto. Lo más probable es que necesites menos habitaciones que esta, ya que algunos huéspedes pueden hacer otros arreglos. No todos se quedarán en tu cuadra, y está bien.
elegir Propiedades
si te vas a casar en una metrópolis más grande, puede ser difícil reducir las opciones. Estos son algunos puntos clave a considerar:
Precio: sugiero dar a sus invitados dos o tres opciones de precio (es decir, presupuesto, rango medio, lujo)., Asegúrese de que los puntos de precio varían por lo menos cincuenta dólares de una categoría a la siguiente.
ubicación: Trate de reservar un hotel que esté cerca de sus eventos de boda. Los hoteles a poca distancia (o ubicados cerca del transporte) son la mejor opción. De lo contrario, lo ideal es que sus hoteles estén a menos de diez millas del lugar de su boda. Además, la elección de hoteles cerca de otras atracciones y restaurantes le dará a la gente madrugadora algo que hacer (y por lo tanto te dejarán en paz mientras estás luchando para cuidar de cualquier artículo de última hora).,
hora de Check-In: muchos de sus invitados solo se quedarán la noche de su boda. Es importante asegurarse de que la hora de check-in no entre en conflicto con la hora de inicio de su ceremonia, y deja mucho tiempo para refrescarse después de registrarse. Los invitados que lleguen el día de la boda necesitarán tiempo para registrarse y prepararse. Si estás planeando una ceremonia a las 2 p. m.y la hora del check-in es a las 3 p. m., bueno, algunos de tus invitados van a estar molestos porque tuvieron que vestirse en el baño del vestíbulo. No es divertido.
una vez que haya reducido la búsqueda, comuníquese con algunos hoteles para obtener ofertas iniciales., Puede tomar el teléfono y llamar a cada hotel de su lista (pida hablar con alguien en ventas grupales), o puede usar una herramienta en línea para hacer el trabajo inicial. Un par de gratuitos que me gustan son dónde se quedarán, Kleinfeld, y planificador de Hotel.
preguntas para hacer durante su contacto inicial
- ¿Cuál es la tarifa de grupo, incluidos impuestos y cargos?
- ¿Hay un cargo por estacionamiento? ¿La tarifa de estacionamiento incluye privilegios de entrada / salida?
- ¿A qué hora es el check-in? ¿Podría garantizar el check-in temprano si es necesario?
- ¿A qué hora es el check-out?,
- ¿Hay un requisito de Estancia mínima?
- ¿ofrecen un bloque de cortesía? ¿Cuál es el número máximo de habitaciones?
- si necesitamos habitaciones adicionales, ¿podemos añadir al bloque? ¿Cuál sería el límite para agregar habitaciones?
- Qué tipo de servicios vienen estándar (traslados, desayuno, Wi-Fi gratuito en la habitación, etc.)?
- hay un bar y restaurante en el recinto? ¿Cuáles son las horas?
- ¿tiene instalaciones para organizar eventos antes o después de la boda en el sitio?,
Options & Amenities
tipos de habitaciones: asegúrese de organizar una variedad de tipos de habitaciones para satisfacer a sus huéspedes: las familias y amigos que comparten habitaciones probablemente querrán habitaciones dobles y las parejas probablemente optarán por habitaciones king o queen. Echa un vistazo a tu lista de invitados y divide el bloque en consecuencia.
Además, pídele al hotel que reserve habitaciones en diferentes pisos: probablemente no quieras pasar la noche de bodas al lado de tus padres, y definitivamente no quieres que tus amigos despierten a tu abuela con su fiesta posterior en la habitación.,
ventajas: muchos hoteles están encantados de proporcionar extras a los bloques de bodas que normalmente no ofrecen a otros grupos, ¡solo tiene que preguntar! La clave aquí es saber lo que quieres pedir por adelantado. Estos son algunos de los beneficios más comunes:
- Servicio de transporte: el hotel puede tener un servicio de transporte interno que puede aprovechar para transportar a los invitados hacia y desde su boda. Esto suele estar sujeto a un radio de distancia máximo desde el hotel. Algunos hoteles cobran una tarifa nominal por este servicio, pero puede estar seguro de que será menor que contratar a un tercero.,
- habitaciones gratis: si está reservando un gran número de habitaciones en una propiedad (es decir, veinte o más), es posible que pueda obtener una habitación gratis. Los hoteles a menudo tienen una «relación de compensación» de 20:1 o 25: 1, lo que significa que por cada veinte o veinticinco noches vendidas, recibe una noche de cortesía. Algunos hoteles ofrecen habitaciones de categoría superior si eres tímido de la relación de compensación.
- entrega de bolsas de bienvenida: si opta por tener bolsas de bienvenida, puede pedir al hotel que las entregue en el check-in o entregarlas directamente en las habitaciones., Tenga en cuenta que la mayoría de los hoteles cobran una tarifa de entre dos y cuatro dólares por bolsa, ¡lo que puede aumentar rápidamente! Pídales que renuncien a la tarifa antes de firmar el Acuerdo: la mayoría de los hoteles están dispuestos a ceder en este punto porque es un beneficio muy nominal.
- After-Party: ¿quieres ir de fiesta toda la noche? Muchos lugares para bodas tienen restricciones en los tiempos de finalización de eventos. Pregunte al hotel (con mucha antelación) acerca de mantener su bar abierto hasta tarde para usted. La mayoría de los hoteles lo harán con mucho gusto, siempre que su grupo gaste una cantidad mínima.,
- Brunch: si su hotel ofrece desayuno gratuito, pueden estar dispuestos a proporcionarle un espacio privado para el brunch posterior a la boda. Algunos hoteles pueden abrir una sala de reuniones para que los huéspedes pasen el rato mientras disfrutan del desayuno. A veces hay una pequeña tarifa de limpieza asociada con hacer esto, pero de nuevo, va a ser más barato que reservar un brunch en un restaurante.
- fiesta en la piscina antes de la boda: si tiene un grupo pequeño que viene a la ciudad la noche antes de la boda, pregunte al hotel si puede usar la piscina fuera de horario para una pequeña fiesta en la piscina., Asegúrese de señalar que después de horas no molestará a los otros huéspedes del hotel y que se asegurará de mantenerlo discreto. Una vez más, puede haber una pequeña cuota, pero, fiesta en la piscina!
te sugiero elegir dos o tres ventajas que son realmente importantes para ti, y que te diviertas negociando.
hablando de negociar
negociar con un hotel no es tan difícil como podrías pensar. Acérquelo como un proceso simple de trabajar juntos hacia un terreno común, en lugar de una situación en la que el ganador/perdedor se lleva todo. No sean adversarios—mantengan la calma y estén preparados.,
primero, haz una lista de los beneficios y servicios que te gustaría incluir en tu bloque. Luego, asegúrese de que está hablando con la persona que tiene la autoridad para otorgarle dichas solicitudes. Muchas veces se le dirigirá a un Asociado de ventas de grupo que necesita comunicarse con un gerente en solicitudes especiales; es mejor configurar una llamada o reunión directamente con el gerente.
no tome este proceso como algo personal—si está negociando, debe estar preparado para alejarse o ceder en algunos puntos., Además, no te pongas nervioso por pedir cosas y no dejes que el miedo a lo que la persona va a pensar sobre ti guíe la conversación. El hotel siempre va a ofrecer lo que está en su mejor interés primero, Pero usted necesita abogar por lo que está en el mejor interés de sus huéspedes. Dicho esto, obviamente no quieres ser un matón o descortés. Usando frases como, » ¿hay una opción más económica?»y,» Oh, eso no es lo que esperaba», son formas fáciles de pedir precios más bajos y expresar su descontento con una opción.,
otros consejos y trucos
no respondas la pregunta de presupuesto por adelantado, porque si proporcionas un número, ahí es donde comenzará el hotel. Hágales saber que no está seguro y que planea hablar con algunos hoteles para determinar la mejor opción(s). Utilice las ofertas que recibe como incentivo – no sea tímido para dejar que cada hotel sepa lo que le gusta de la oferta de su competidor y darles la oportunidad de competir por su negocio.
una vez que haya acordado un acuerdo con el que tanto usted como el hotel estén satisfechos, querrá obtener todo por escrito., Asegúrese de leer el contrato y estar atento a frases como estas:
- cláusula de desgaste: esto no es una preocupación con un bloque de cortesía, pero si está reservando un bloque garantizado, asegúrese de que el porcentaje sea cómodo.
- Política de cancelación: asegúrese de estar al tanto de lo que sucede si necesita cancelar el bloqueo por cualquier motivo. En un mundo ideal, te gustaría mantener la opción de cancelar en cualquier momento sin penalizaciones., Además, asegúrese de que haya una cláusula de fuerza mayor en el Acuerdo para que no se le considere responsable en caso de una emergencia que no esté bajo su control.
- Fecha de corte: asegúrese de que está de acuerdo con el tiempo. Tenga en cuenta que las invitaciones suelen salir aproximadamente de seis a ocho semanas antes de la boda, por lo que es posible que deba ajustar si su hotel requiere un límite de más de cuatro semanas.
- cantidad de depósito: esto debe ser cero para un bloque de cortesía., Si está haciendo un bloqueo cerrado / garantizado, asegúrese de que la cantidad es la que discutió y asegúrese de que se siente cómodo con el calendario de pagos y la política de reembolso.
verifique que cualquier acuerdo verbal realizado durante la negociación esté incluido en el Acuerdo final (incluidos los coeficientes de compensación y el check-in temprano). No firme nada hasta que lo haya leído todo y se sienta cómodo con él. Si solicita cambios (dentro de lo razonable) y el hotel no coopera, es posible que desee buscar otra opción., He llegado a descubrir que cuando un hotel no está dispuesto a ser flexible en este punto del proceso, a menudo puede conducir a una experiencia aún peor en el camino.
correr la voz
ahora, tienes que informar a tus invitados dónde pueden conseguir habitaciones con descuento. La forma más fácil de hacer esto es incluir una página de alojamiento en el sitio web de su boda. Asegúrese de incluir los códigos o enlaces especiales que los huéspedes tendrán que utilizar al hacer la reserva. También puede incluir la información del alojamiento en su guardar las fechas o como un inserto con sus invitaciones.,
texto de muestra
muestra 1
hemos reservado un bloque de habitaciones en Notell Motel a una tarifa de XXX XXX por noche. Puede reservar una de estas habitaciones llamando al 212-555-1234 o visitando www.hotelsite.com. por favor, consulte o introduzca el código 414Wed al hacer la reserva. Para garantizar la tarifa con descuento, reserve antes del 1 de marzo de 2020.
Ejemplo 2
Se ha dispuesto un bloque de habitaciones en el hotel XYZ.las habitaciones se pueden reservar llamando al 718-555-1234 antes del 1 de junio y haciendo referencia a la boda Lee/Andrews. Información adicional está disponible en nuestro sitio web de bodas, www.una boda genial.,com.
Ejemplo 3
Brooklyn está lleno de lugares increíbles para alojarse, pero para su comodidad, se han reservado bloques de habitaciones en:
XYZ Hotel
123 First Street, Brooklyn, NY 11201
referencia Reyes / Jones Wedding
tarifa grupal disponible hasta el 1 de septiembre de 2019
800-867-5309 / www.xyzhotel.com/brooklyn para obtener más información, visite nuestro sitio web de bodas www.kickasswedding.com.
toques finales
anote en su calendario la fecha límite para su bloque de habitación. Una o dos semanas antes, póngase en contacto con el hotel y solicite una copia de su lista de habitaciones., Si tienes tiempo y energía, puedes enviar un recordatorio por correo electrónico a los huéspedes que no hayan reservado.
aproximadamente dos o tres semanas antes de la boda, asegúrese de que todos los artículos que negoció (es decir, comps y actualizaciones) estén siendo atendidos. Si ha reservado una lanzadera, ahora es el momento de finalizar el tiempo y los detalles. Si vas a organizar un evento antes o después de la boda, confirma todos los detalles y el número de personas en este momento.
si está entregando bolsas de bienvenida, déjelas uno o dos días antes del check-in., Recuerde, los paquetes de bienvenida (si decide hacerlos) pueden ser tan simples como una carta de bienvenida, un mapa y una guía de atracciones (que a menudo son gratuitos en los centros turísticos). Algunos de mis artículos favoritos para incluir en las bolsas de bienvenida son un regalo local (en Nueva York, piense en un bagel o una galleta en blanco y negro), algunas aspirinas o Alka-Seltzer para las resacas posteriores a la boda y tarjetas postales.
sugiero (para fines prácticos) proporcionar a sus huéspedes una carta de bienvenida en el check-in (muchos hoteles imprimirán estos de forma gratuita—solo pregunte!)., Piense en esto como todas las cosas que esperaba que prestaran atención en su sitio web de invitación y boda, reiterado. En la carta de bienvenida, incluya una línea de tiempo de los eventos junto con instrucciones claras o información de transporte para cada evento. También sugiero incluir una lista de actividades locales y restaurantes que recomiende. Trate de sugerir cosas que sean únicas para su ubicación y fáciles de llegar.
finalmente, asegúrese de que el personal del hotel esté tan informado como sus huéspedes. Proporcionar a la recepción con varias copias de su horario y cualquier información de transporte, por si acaso!,
este post fue publicado previamente en abril de 2015.
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