Los líderes de Finanzas Corporativas y los directores financieros, especialmente en empresas en crecimiento, tienen la difícil tarea de establecer la primera política corporativa de tarjetas de crédito de su empresa. A menudo es el caso de que todo el mundo tiene tarjetas corporativas de empleados — o nadie lo hace.
Pero, ¿dónde se debe trazar la línea para quién debe y quién no debe tener tarjetas de visita de los empleados? ¿Cómo pueden los equipos de finanzas resolver el riesgo y el hipercrecimiento al mismo tiempo?,
políticas de tarjetas de crédito corporativas mejores prácticas
antes de emitir tarjetas corporativas a los empleados o quitárselas todas, tómese el tiempo para definir el enfoque de su empresa para la gestión del riesgo financiero. Tendrá que considerar la tolerancia al riesgo de su empresa frente a la necesidad de otorgar flexibilidad a los empleados y reducir la fricción. En última instancia, recomendamos el uso de software de gestión de gastos como Lola.com para ayudar a equilibrar el control con la agilidad.
al crear su política, tenga en cuenta cuatro preguntas clave:
- ¿Quién tiene acceso a las tarjetas de crédito comerciales?,
- ¿Cuáles son los límites de gasto o crédito?
- ¿Cómo es el proceso de Reporte de gastos?
- ¿Cómo se pueden reducir las compras fuera de la póliza?
antes de emitir tarjetas corporativas a los empleados o eliminarlas todas en su nuevo puesto de Finanzas, tómese el tiempo para definir las mejores prácticas de su empresa para la gestión del riesgo financiero. Le proporcionamos las preguntas que debe hacer y ejemplos de políticas de tarjetas corporativas para crear una que funcione para su empresa.,
al crear su política, tenga en cuenta cuatro preguntas clave:
- ¿Quién tiene acceso a las tarjetas de visita de los empleados?
- ¿Cuáles son los límites de gasto o crédito?
- ¿Cómo es el proceso de Reporte de gastos?
- ¿Cómo se pueden reducir las compras fuera de la póliza?
Decide quién recibe tarjetas corporativas
primero debes pensar en quién en tu empresa puede tener acceso a una tarjeta corporativa. Aquí hay algunas opciones de política de ejemplo:
- Todos los empleados obtienen una tarjeta corporativa. Esta política reduce la fricción pero aumenta el riesgo de uso no autorizado., Es posible que un enfoque único para todos no se ajuste realmente a su empresa.
- solo los empleados con ciertos niveles de antigüedad obtienen una tarjeta corporativa. Por ejemplo, usted podría dar a todos los directores ejecutivos y personal administrativo una tarjeta corporativa. El riesgo es bajo en este caso porque el uso de la tarjeta es limitado, pero la fricción es alta si los miembros del equipo sin acceso a una tarjeta necesitan hacer una compra y deben pasar por un compañero de trabajo que tenga una. Sin embargo, mediante el uso de software de gestión de gastos, los empleados podrían solicitar tarjetas virtuales de un solo uso para estas compras.,
- Todos los empleados tienen acceso a una tarjeta corporativa, pero solo para ciertas actividades o fines comerciales. Puede emitir tarjetas de empleado según sea necesario. Esta política podría funcionar si un miembro del personal que normalmente no necesita hacer compras en nombre de la empresa va en un viaje de negocios o compra suministros para una reunión. Con el software de gestión de gastos de extremo a extremo, puede emitir una tarjeta virtual de un solo uso a los empleados para que solo puedan realizar compras cuando lo necesiten. Esto mantiene el riesgo y la fricción bajos porque el personal puede acceder a su tarjeta corporativa virtual desde un dispositivo móvil.,
Administre los gastos comerciales estableciendo restricciones
a continuación, debe decidir en qué pueden gastar los que están dentro del programa de tarjetas y cuánto pueden gastar.
considere compras permitidas
entonces, ¿para qué pueden usar sus tarjetas corporativas los empleados? Aquí hay ideas para compras de tarjetas corporativas permitidas para incluir en su póliza de titular de tarjeta:
- Software
- Publicidad (materiales promocionales, colocación de anuncios digitales, etc.)
- Suministros de oficina
- comidas y entretenimiento
- transporte Local (p. ej., gastos de viaje (habitaciones de hotel ,pasajes aéreos, alquiler de coches, etc.))
dependiendo del negocio, incluir ciertas restricciones en la política también podría tener sentido. Si la definición de la empresa de gastos personales vs gastos comerciales es borrosa, vale la pena considerarla. Muchas políticas han delineado restricciones contra los anticipos en efectivo, aunque esto podría parecer un límite obvio para algunos.,
tenga en cuenta que el software de gestión de gastos le permite restringir las compras por ciertos tipos de comerciantes y por departamento, de modo que solo el equipo de marketing puede realizar compras relacionadas con la publicidad, por ejemplo.
asegúrese de que su política no deje de lado la gestión de gastos de cola. El gasto final consiste en gastos menores que normalmente no se administran porque pueden no caer en una categoría de gasto específica. Estos gastos aparentemente menores pueden sumar hasta el 20% del gasto total. Sin control de gastos, las compras finales pueden afectar el presupuesto.,
establecer límites de gasto
¿cuánto pueden gastar los titulares de tarjetas corporativas? Una vez más, puede basar estos límites diarios o mensuales fuera de su política t& E. Tal vez los empleados pueden gastar hasta 5 50 por día en comidas para viajar, y $300 en hoteles.
alternativamente, puede tener límites de gasto escalonados o excepciones, basados en la antigüedad. Tal vez podría permitir que su C-Suite gaste más de $300 en una habitación de hotel, mientras que todos los demás pueden gastar hasta esa cantidad.,
¿sabía que las mejores tarjetas corporativas pueden ayudarlo a hacer cumplir los límites de las tarjetas (y también como tarjetas de visita de recompensas)? Hablaremos de esto más tarde.
definir un proceso de aprobación
¿desea solicitar preaprobaciones para compras realizadas a través de cuentas de tarjetas de visita de empleados?
Tienes algunas opciones aquí. Si la compra cae dentro de los límites descritos por su política T&E, es posible que no requiera aprobación.,
Puede requerir aprobaciones para excepciones a esa regla, como si los precios de las habitaciones de hotel son más altos que la política t&e lo permite porque un viaje se reserva en el último minuto.
en general, las aprobaciones reducen el riesgo, pero ralentizan enormemente las compras, a menudo innecesariamente, ya que muchas compras t&E se pueden revertir (por ejemplo, vuelos, que se pueden cancelar dentro de las 24 horas). Queremos que nuestro proceso de gestión del gasto nos permita ser ágiles, no dolorosamente lentos.,
crear un proceso de informes y reembolsos de gastos
La política de su tarjeta corporativa debe incluir instrucciones sobre cómo enviar un informe de gastos. Este proceso variará dependiendo de si adopta un enfoque de gestión de gastos o un enfoque de gestión de gastos empresariales para administrar el gasto empresarial.
Si utiliza un sistema de gestión de gastos, el personal con acceso a la tarjeta corporativa tendrá que recoger los recibos de las compras, y el Departamento de contabilidad tendrá que conciliar las transacciones de la tarjeta de crédito y los estados de cuenta de la tarjeta de crédito.,
con el software de gestión de gastos de extremo a extremo, los gastos se automatizan con la ayuda de recibos digitales y aplicaciones. El equipo de cuentas por pagar obtiene visibilidad en tiempo real del gasto.
evite las compras fuera de la política con la gestión de gastos de extremo a extremo
las compras fuera de la política son inevitables. La mayoría de las veces, estas transacciones ocurren accidentalmente o porque un empleado está confundido sobre la política de la tarjeta de crédito corporativa. Las medidas disciplinarias, incluso para los reincidentes, rara vez son necesarias., A medida que crea su póliza de tarjeta corporativa, piense en formas de mitigar las compras fuera de la póliza.
el software de gestión de gastos empresariales, junto con las mejores tarjetas corporativas, puede ayudar a evitar compras fuera de política al actuar como un servicio de control de gastos. El software de gestión de gastos puede ayudarlo a hacer cumplir las restricciones de gastos. Las compras que no estén cubiertas por la póliza, por ejemplo, serán bloqueadas.
si descubre que el personal está constantemente tratando de hacer compras fuera de la política, pregúnteles cómo puede hacer que la política sea más fácil de entender y colaborar con ellos para mejorarla.,
muestra de política de tarjeta corporativa
Aquí hay una plantilla de política de tarjeta corporativa que recomendamos para empresas ágiles y en crecimiento:
* todos los empleados tienen acceso a una tarjeta corporativa, pero muchos solo para ciertas actividades. Los empleados que con frecuencia hacen compras en nombre de la empresa obtendrán tarjetas corporativas físicas. Aquellos que ocasionalmente realicen compras en nombre de la empresa tendrán acceso a tarjetas virtuales de un solo uso según sea necesario.,
a continuación encontrará una lista de categorías de gasto permisibles, comerciantes aprobados, departamentos que pueden hacer compras a esos comerciantes y límites de gasto.
|
el Gasto de la Categoría |
los Comerciantes |
los Departamentos Autorizados |
Límites de Gastos (compras superiores a los límites de la necesidad de aprobación) |
|
Software |
Lola.com, Repartir, HubSpot, etc.,ation |
ventas, C-Suite, Admin |
tarifas per diem de GSA |
|
transporte Local |
MBTA, Sunoco, Uber, Lyft |
Ventas, Marketing, C-Suite |
|
|
travel |
Marriott, American Airlines, Enterprise |
sales, marketing, c-suite |
ahora está equipado con la mentalidad adecuada para crear una política de tarjetas corporativas que reduzca el riesgo, la fricción y mantenga a su empresa financieramente saludable., Al utilizar el software de gestión de gastos para crear y ejecutar esta política, obtendrá control y visibilidad sin sacrificar la agilidad.
Lola.com es la solución líder de gestión de gastos que le permite eliminar informes de gastos, Ver todos los gastos en tiempo real y tener el control de sus presupuestos.
Deja una respuesta