una solicitud de información (RFI) es una tarea administrativa común en la industria de la construcción. La gestión eficiente de las solicitudes de información puede minimizar los retrasos del proyecto y los sobrecostos. En la primera parte, nuestros abogados contratistas de Memphis dieron una visión general de las solicitudes de Información y discutieron los artículos que normalmente se encuentran en ellas. En esta segunda parte, nos centraremos en lo que se necesita para escribir una RFI efectiva.
haga una pregunta
Comience su RFI con una pregunta (o preguntas) formal que necesita ser tratada., La redacción debe ser clara, concisa y libre de jerga innecesaria para evitar confusiones entre las múltiples partes que leerán el documento.
Build Context
Una vez que tu pregunta esté claramente indicada, construye contexto alrededor de por qué se está haciendo la pregunta. Construir contexto aclara aún más tu pregunta.
proporcionar imágenes
después de hacer su pregunta y crear contexto, puede aclarar aún más por qué está pidiendo más información proporcionando imágenes que ilustran su pregunta o problema. Los elementos visuales como bocetos, fotos o videos funcionan bien.,
sugerir soluciones de bajo costo
no es raro que una RFI agregue más costos a un proyecto. Para demostrar la conciencia de los costos, incluya un par de soluciones de bajo costo como un medio para ayudar a mantener el proyecto bajo presupuesto.
dar una cantidad adecuada de tiempo para responder
Los plazos son integrales en la construcción y las RFI no son diferentes. Establezca un marco de tiempo para cuando necesite una respuesta a la RFI. Normalmente, los marcos de tiempo son alrededor de una o dos semanas, dependiendo de la RFI.,
las mejores prácticas de RFI
Las RFI están destinadas a facilitar una comunicación fluida y permitir una mejor productividad. Tenga en cuenta estas mejores prácticas y envíe su próxima solicitud de información de buena fe:
- lea todos sus contratos y documentos
- limite un problema por solicitud de información
- Use un formulario estandarizado para enviar solicitudes de Información
- dé un plazo específico para las respuestas de solicitud de información
- Mantenga un registro de entrega y almacene las solicitudes de información en una base de datos centralizada
- Después de recibir una respuesta, ajuste el calendario y el presupuesto del proyecto si es necesario.,
- Crear una pista de auditoría RFI
después de que se responda a la RFI
si un subcontratista envía una RFI a un contratista general y el Contratista general responde adecuadamente a la RFI, el problema se considera resuelto y la RFI se registra en la base de datos. Si la solicitud de información no fue respondida adecuadamente, el subcontratista debe consultar con el Contratista general antes de presentar una nueva solicitud de información. El RFI es una herramienta necesaria para la comunicación y aclaración. Es imperativo que todas las partes entiendan cómo escribir, enviar y resolver las discrepancias de RFI correctamente., Hacer afirmaciones falsas y crear rastros de papel innecesarios puede aumentar la confusión, la falta de información y, en última instancia, los retrasos.
si desea hablar con un abogado contratista de Memphis, contáctenos hoy.
Descargo de responsabilidad: la información contenida en este artículo es solo para información educativa general. Esta información no constituye asesoramiento legal, no pretende constituir asesoramiento legal, ni debe confiarse en ella como asesoramiento legal para su patrón de hechos o situación específica.
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