¿Qué es una factura?
una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se compraron a crédito, la factura generalmente especifica los términos del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
los tipos de facturas pueden incluir un recibo en papel, una factura de Venta, una nota de débito, una factura de venta o un registro electrónico en línea.,
Key Takeaways
- Una factura es un documento que mantiene un registro de una transacción entre un comprador y un vendedor, como un recibo en papel de una tienda o un registro en línea de un vendedor electrónico.
- Las facturas son un elemento crítico de los controles y auditorías internos contables.
- Los cargos encontrados en una factura deben ser aprobados por el personal de administración responsable.
- Las facturas generalmente describen las condiciones de pago, los costos unitarios, el envío, el manejo y cualquier otro término descrito durante la transacción.,
Factura
Los Fundamentos de una Factura
Una factura debe indicar que es una factura en la cara de la factura. Por lo general, tiene un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura generalmente contiene información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.,
Las condiciones de pago pueden describirse en la factura, así como la información relacionada con cualquier descuento, detalles de pago anticipado o cargos financieros evaluados por pagos atrasados. También presenta el costo unitario de un artículo, Las unidades totales compradas, el flete, la manipulación, el envío y los cargos fiscales asociados, y describe el monto total adeudado.
Las empresas pueden optar por simplemente enviar un estado de cuenta de fin de mes como factura para todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores., Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por computadora son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel a pedido o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten una búsqueda y clasificación más fáciles de transacciones particulares o fechas específicas.
una factura pro forma es una factura preliminar de venta enviada a los compradores antes de un envío o entrega de bienes., La factura generalmente describirá los artículos comprados y otra información importante, como el peso del envío y los cargos de transporte. Las facturas Pro forma a menudo entran en juego con las transacciones internacionales, especialmente con fines aduaneros en las importaciones.
Una factura pro-forma es un acuerdo vinculante, aunque las condiciones de venta están sujetas a cambio.
la importancia de la fecha de factura
la fecha de factura representa la hora y la fecha en la que se facturaron los bienes y se registró oficialmente la transacción., Por lo tanto, la fecha de la factura tiene información esencial con respecto al pago, ya que dicta la duración del crédito y la fecha de vencimiento de la factura. Esto es especialmente crucial para las entidades que ofrecen crédito, como net 30. La fecha de vencimiento real de la factura es generalmente 30 días después de la fecha de la factura. Del mismo modo, las empresas ofrecen a los clientes la opción de devolver los artículos por lo general tienen un plazo basado en un cierto número de días desde el comprobante de compra, como se indica en la factura.,
e-Invoicing
desde el advenimiento de la era informática, las personas y las empresas han encontrado más fácil confiar en la facturación electrónica como alternativa a los documentos en papel. La facturación electrónica, o factura electrónica, es una forma de facturación electrónica para generar, almacenar y supervisar los documentos relacionados con las transacciones entre las partes y garantizar el cumplimiento de los Términos de sus acuerdos.
estos documentos electrónicos pueden incluir facturas y recibos, órdenes de compra, notas de débito y crédito, condiciones e instrucciones de pago y recibos de remesas., Las facturas digitales normalmente se envían por correo electrónico, página web o aplicación., Las ventajas incluyen las siguientes:
- permanencia y resistencia al daño físico
- facilidad de búsqueda y clasificación de nombres, Términos o fechas específicos
- Mayor auditabilidad
- La capacidad de imprimir o reproducir bajo demanda
- La capacidad de recopilación de datos e inteligencia empresarial
- Reducción del uso de papel
facturas y cuentas por pagar
Las facturas rastrean la venta de un producto con fines de control de inventario, contabilidad e impuestos, lo que ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y obligaciones similares adeudadas. Muchas compañías envían el producto y esperan el pago en una fecha posterior, por lo que el monto total adeudado se convierte en una cuenta a pagar para el comprador y una cuenta a cobrar para el vendedor.,
las facturas de hoy en día se transmiten electrónicamente, en lugar de estar basadas en papel. Si se pierde una factura, el comprador puede solicitar una copia al vendedor. El uso de una factura representa la presencia de crédito, ya que el vendedor ha enviado un producto o prestado un servicio sin recibir efectivo por adelantado.
Facturas son diferentes de las órdenes de compra, que se crean antes de que un cliente ordena un bien o servicio.
las Facturas y los Controles Internos
las Facturas son un elemento fundamental de la contabilidad, controles internos., Los cargos en una factura deben ser aprobados por el personal de administración responsable. Alternativamente, una factura se empareja con una orden de compra y, al conciliar la información, se realiza el pago de las transacciones aprobadas. Una empresa de auditoría se asegura de que las facturas se ingresen en el período contable apropiado al probar el límite de gastos.,
Deja una respuesta