La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro dependen de donaciones de otras empresas y del público en general para lograr sus objetivos. Estos vienen en forma de bienes materiales y servicios personales (colectivamente donaciones no financieras), que se conocen como contribuciones en especie.
registrar estos regalos no en efectivo permite a una organización sin fines de lucro presentar con precisión los tipos y el valor de las contribuciones que recibe para apoyar su misión., A pesar de que los regalos en especie son una fuente importante de apoyo para muchas organizaciones sin fines de lucro, registrarlos y reportarlos adecuadamente puede presentar algunos desafíos únicos.
tipos de donaciones en especie
mientras que el dinero en efectivo es el rey con muchas organizaciones benéficas, no es raro que las organizaciones sin fines de lucro alienten y reciban otros tipos de contribuciones. Estos «regalos en especie» pueden venir en una variedad de formas.,
Goods/Property
ejemplos de bienes o propiedades que podrían calificar como una donación en especie son hardware y software de computadora, mobiliario de oficina, suministros médicos y alimentos. Esta categoría también incluye propiedad intangible como valores, derechos de autor y patentes, así como artículos que se pueden usar como recaudadores de fondos para premios o subastados para recaudar dinero.,
> Servicios legales (más comunes)
> servicios de contabilidad
> diseño Web y ayuda de redes sociales
> servicios de consultoría
> servicios de videografía
creación de un activo
si un voluntario o grupo de voluntarios crea o mejora el valor de un activo, podría calificar como una donación en especie a una organización sin fines de lucro, por ejemplo, un grupo de voluntarios que trabajan para construir una casa para familias de bajos ingresos.,
Otros servicios
Otros servicios que ciertamente o podrían calificar como donaciones en especie a una organización sin fines de lucro incluyen el uso con descuento o gratuito de espacio de oficina o reunión y servicios administrativos gratuitos como copiar o imprimir. Otros ejemplos son el catering gratuito o con descuento y una oferta especial en servicios públicos.
¿qué servicios y donaciones no califican?
algunos bienes y servicios utilizados por una organización sin fines de lucro, aunque donados, pueden no calificar como donaciones en especie., Específicamente, cualquier cosa que esté destinada a ser utilizada por otra entidad no será contada por su organización sin fines de lucro.
otra instancia que no califica es si su organización recibe productos o servicios que normalmente no compraría. Por ejemplo, un músico local dona sus servicios a un evento para el que normalmente no contratarías a un músico.
Los regalos con condiciones no se consideran contribuciones en especie. Si un donante quiere » dar » algo a su organización sin fines de lucro y luego dictar cómo se utilizará, no es una donación verdadera.,
finalmente, el valor de las horas de voluntariado no se considera un regalo en especie calificado a menos que el voluntario esté proporcionando una «habilidad especializada». Por ejemplo, voluntarios registrando a los invitados a un evento, o incluso a alguien con especialización en una habilidad específica, pero el esfuerzo voluntario no está relacionado con la habilidad.
Accounting& Reporting of in-Kind Contributions
Las reglas aplicables a la contabilidad y presentación de informes de donaciones en especie pueden ser complejas., Teniendo en cuenta que la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro dependen sustancialmente de ellas para prosperar y lograr sus misiones, es una buena idea tener un plan sólido para su administración.
Quién designe para manejar esta tarea dependerá de su estructura organizativa y tamaño. Puede ser su equipo de Contabilidad / finanzas o el equipo de desarrollo. Lo más importante es que esté registrando adecuadamente las donaciones en especie y reconociendo cada una apropiadamente.
cómo rastrear y registrar donaciones en especie
Cómo su organización debe rastrear y registrar donaciones en especie depende de algunos factores., Si su organización sin fines de lucro prepara sus estados financieros de acuerdo con los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), entonces todos los regalos en especie deben ser capturados e informados en sus registros financieros.
Las organizaciones que están sujetas a una auditoría anual por un contador independiente también deben cumplir con este estándar, y algunas pueden estar obligadas a hacerlo por la ley estatal o los términos y condiciones establecidos por un prestamista, otorgante u otro componente clave.,
incluso si no está sujeto a los GAAP y solo presenta el Formulario 990, mantener registros financieros detallados puede ser útil como una herramienta de administración interna, auditoría y planificación estratégica.
cuando se reconocen donaciones en especie
Una organización sin fines de lucro debe registrar una donación en especie tan pronto como un donante la proporciona a la organización y registrarla en el período en que se reciben o con mayor frecuencia según el volumen. Como mínimo, deben registrarse anualmente.,
cómo se valoran las donaciones en especie
Las donaciones en especie se registran en los libros a su valor razonable. FASB define el valor razonable como » el precio que se recibiría para vender un activo o se pagaría para transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes del mercado en la fecha de valoración.,»
la forma en que determine el valor de su donación en especie dependerá del tipo de donación:
> para productos, como computadoras, Averigüe lo que su organización habría pagado por los bienes en el mercado abierto si no hubieran sido donados.
> realice un seguimiento de las horas de servicios profesionales donados a su organización.
> póngase en contacto con el donante y pídale que asigne un valor a los servicios en especie.,
la forma aceptada de registrar donaciones en especie es configurar una cuenta de ingresos separada, pero el lado de gastos de la transacción debe registrarse en su cuenta de gastos funcionales. Por ejemplo, los ingresos se registrarían como regalos en especie-servicios, y los gastos se registrarían como servicios profesionales. Una vez que haya determinado el valor razonable de su donación, registrará la entrada del diario. Los ingresos serán iguales a los gastos., Si bien no tendrá ningún impacto neto en sus libros, afectará los ingresos y gastos totales de su organización, y es un requisito tanto de FASB como del IRS.
las organizaciones también pueden registrar e informar la cantidad de servicios donados que reciben en un año que pueden no reconocerse como ingresos por GAAP, como 5,000 horas o 7 75,000 en horas de voluntariado, pero esto debe hacerse en las notas a los estados financieros o en un informe anual.
¿debe reconocer una donación en especie?,
Cuando otra organización dona a su organización sin fines de lucro, decir «gracias» es la respuesta apropiada. Más allá de reconocer el regalo y expresar tu gratitud, hay algunas otras obligaciones que necesitas cumplir.
siga las Directrices del IRS
El IRS ha escrito una guía completa sobre la fundamentación de regalos. Algunas de las pautas de la agencia incluyen:
los donantes deben tener un registro bancario o un reconocimiento por escrito de la organización sin fines de lucro antes de reclamar una deducción de impuestos por una contribución caritativa., los donantes deben tener un reconocimiento por escrito para cualquier contribución de $250 o más.
qué incluir en su acuse de recibo
debe designar a alguien en su organización (CFO, CEO o jefe de departamento) para reconocer todas las donaciones en especie. Si bien no es necesario que se haga al instante, su carta o correo electrónico debe ser oportuna y enviada mucho antes de que venzan las declaraciones de impuestos comerciales. Una buena regla general es enviarlos al recibir las donaciones o dentro de los 30 días según el volumen.,T sin fines de lucro como se reconoce en la sección 501(c)(3);
aquí hay un ejemplo simple de una declaración de reconocimiento a una donación en especie:
» Gracias por su contribución de la recibida el ____ . No se proporcionaron bienes o servicios a cambio de su contribución. Su acto generoso nos permitirá estar comprometidos a ser dignos de su continuo apoyo.»
es una buena idea usar una base de datos de donantes o CRM para rastrear sus recibos y asegurarse de que está emitiendo los acuses de recibo de manera oportuna y apropiada.,
the Consequences of Poor Accounting& Reporting for Nonprofits
debe registrar e informar adecuadamente las contribuciones en especie porque, en muchos casos, es requerido por la ley. Ciertos regalos están sujetos a los GAAP, y algunos deben ser reportados en el Formulario 990 con la declaración de impuestos federales de su organización. El incumplimiento de estas normas podría dar lugar a sanciones que pueden incluir multas.
Además, existe el potencial de engaño en la forma en que se informan los regalos en los Estados Financieros, por lo que desea hacer todo lo posible para no ser uno de «esos chicos.,»Las organizaciones sin escrúpulos han sido sorprendidas inflando números para parecer más exitosas de lo que son u ocultando costos administrativos para justificar el gasto derrochador.
finalmente, tiene sentido registrar sus contribuciones en especie para fines de gestión. Su organización necesita saber lo que tendría que pagar por esos bienes o servicios si no recibiera esas contribuciones de los donantes. A falta de esto, puede ser una sorpresa si algo como espacio de oficina donado o servicios legales desaparece repentinamente.,
¿Tiene preguntas sobre cómo manejar la contabilidad y los informes para Organizaciones sin fines de lucro?
CFO Selections ha trabajado extensamente con organizaciones sin fines de lucro en todo el noroeste del Pacífico. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre nuestros servicios.
acerca del autor
Todd Kimball es socio de CFO Selections y dirige la práctica sin fines de lucro en Oregon y SW Washington. También es el líder de práctica de Accounting Solutions Partners en Oregon y SW Washington.,
Todd es un profesional senior de contabilidad con más de 15 años de experiencia en los sectores sin fines de lucro y gubernamentales. Tiene una trayectoria comprobada en abordar los problemas de contabilidad sin fines de lucro más desafiantes y encontrar soluciones que funcionen y hagan avanzar a las organizaciones. Se destaca en la creación de eficiencia en los procesos, motivando y utilizando al personal a su máximo potencial, implementando controles internos y proporcionando una sólida experiencia técnica.
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