Los pormenores del reembolso del kilometraje

el impacto de la COVID-19 y la incertidumbre resultante han hecho que muchas organizaciones revisen los procedimientos operativos que de otro modo serían estándar. Lo que comenzó como cierres de oficinas ahora incluye arreglos de trabajo remotos o flexibles potencialmente permanentes.

una consideración clave para las organizaciones es el reembolso de millas, específicamente el reembolso de millas a un empleado que utiliza su propio vehículo para fines comerciales del empleador.,

entendiendo el reembolso de millaje
el reembolso de millaje, a menos que se pague a través de un Acuerdo o plan de asignación de gastos responsables calificados, se considera una compensación para un empleado que usa su vehículo personal para el millaje comercial. Un acuerdo de asignación de gastos contables calificados requiere que un empleado justifique los gastos y no le permite retener ningún monto de reembolso que exceda los gastos justificados cubiertos por el Acuerdo., El reembolso de millas para empleados puede incluir, pero no se limita a:

• hacer recados para la empresa
• citas con clientes
• conducir hacia y desde eventos de capacitación empresarial

cada año, el IRS emite una tarifa de millas estándar que las organizaciones pueden usar para calcular el reembolso de millas para el millaje comercial de sus empleados. Para 2021, la tasa de reembolso de millaje del IRS es de 56 centavos por milla conducida para uso comercial.

cómo funcionaba anteriormente el reembolso por kilometraje
antes de COVID-19, un empleado, normalmente asignado a una oficina, utilizaba las pautas de reembolso para el kilometraje empresarial. Por lo general, el empleado consideraría la ubicación de su oficina asignada como el punto de partida para la determinación de millas reembolsables. Utilizando esta metodología, no se reembolsarían las millas de viaje que hubieran recorrido desde su residencia personal hasta la oficina asignada.,

hubo esas ocasiones en las que, en un día determinado, un empleado que no tenía necesidad de ir primero a la ubicación de su oficina asignada podía ir directamente a un evento de negocios del empleador durante todo el día o a varios eventos de negocios del empleador durante el día sin ir a la ubicación de la oficina. Para estos días, no había ningún ajuste requerido para el viaje a la oficina para reducir las millas reembolsables conducidas. Y, otras combinaciones de eventos de viajes de negocios del empleador tal vez solo requerirían un solo tramo del típico Kilometraje de ida y vuelta para ser considerados desplazamientos.,

El impacto de la COVID-19 en el reembolso del kilometraje
sin embargo, con los diversos cierres requeridos o de protección del trabajo habitual en la ubicación de la oficina debido a la COVID-19, se ha creado un entorno de trabajo para los empleados en el hogar. Como resultado, la cuestión de cómo manejar el contrario ajustable desplazamientos de reembolso de millaje por empleado de negocios millas recorridas necesita ser abordado. Y, es probable que esos ajustes también creen la necesidad de modificar los planes de reembolso de millas existentes.,

si bien no debería ser necesario que un empleado cambie su justificación de los costos que se reembolsarán, sí será necesario asesorar a los empleados en relación con la documentación del millaje comercial que se presentará. Los impuestos a los empleados sobre los montos reembolsados seguirán dependiendo de si el reembolso se realiza bajo un plan responsable o no contable.

reembolso de millas si la oficina está cerrada
el elemento clave para hacer cambios en una política de reembolso de millas es tener su oficina habitual cerrada., Si la ubicación de la oficina ha sido cerrada, no hay necesidad de que un empleado vaya a la ubicación de la oficina antes de viajar a un evento de negocios del empleador. Por lo tanto, no debería ser necesario ajustar las millas reembolsadas para las millas de viaje. El plan de reembolso del kilometraje del empleador tendría que modificarse para registrar cuándo la oficina cerró y que hasta nuevo aviso la oficina permanecería cerrada y, por lo tanto, los empleados no están obligados a viajar a la oficina para trabajar.

reembolso del kilometraje si la Oficina sigue abierta
sin embargo, varias oficinas no cerraron todas las operaciones., Para aquellos empleados que deben trabajar en la ubicación de la oficina, se observarían las políticas de reembolso antes de los eventos de COVID-19. Nada cambia realmente para estos empleados.

entonces, ¿cómo se calcula el reembolso de millas para los empleados que trabajan desde casa? Para aquellos empleados que no están obligados a ir a la ubicación de la oficina, documente que están sirviendo en, y para, la conveniencia del empleador al trabajar desde su ubicación de origen para fines comerciales del empleador.,

Esta es una designación importante, ya que permite que el lugar principal de negocios del empleador se transfiera al hogar del empleado para la determinación de millas comerciales reembolsables, a pesar de que la ubicación habitual de la oficina todavía está abierta para otras funciones. Como resultado, el empleado no tiene que considerar un ajuste de reembolso de millaje para el viaje a la oficina porque en lo que se refiere al reembolso de millaje, la oficina del empleador es ahora el hogar del empleado hasta que los eventos posteriores cambien dicha designación.,

hay otras deducciones potenciales de empleados que podrían surgir de trabajar desde casa, especialmente cuando se usa la casa de un empleado para fines comerciales de un empleador. Esas posibles deducciones requieren un análisis más complejo.

Manténgase informado sobre las reglas de reembolso de millaje del IRS
actualmente el IRS no ha proporcionado orientación oficial relacionada con el reembolso de millaje relacionado con cambios temporales de COVID-19 en el lugar de trabajo y no se prevé ninguno., Sin embargo, es importante mantenerse informado sobre la publicación de nuevas directrices por parte del IRS en caso de que modifique la forma en que se pueden rastrear elementos como el reembolso de millas a raíz de la COVID-19.