Manual de políticas y procedimientos: ¿qué, Por qué y cómo?

El último sueño de todo empresario es tener eficiente de los empleados, la comunicación efectiva, y el crecimiento! Sin embargo, mantener los 3 juntos no es tan fácil!,

cuanto más crece su empresa, más difícil es comunicarse de manera efectiva y, finalmente, más difícil se vuelve garantizar que sus empleados lleven a cabo sus tareas de manera eficiente alineadas con los objetivos de su empresa.

para mantener un ciclo exitoso, su empresa necesita reglas y directrices para administrar a los empleados para un flujo de trabajo sin problemas. También, a su vez, necesitan la garantía constante de que la empresa tiene sus mejores intereses en el corazón!

sin embargo, lograr todo esto puede ser abrumador sin algún tipo de ayuda., Aquí es donde entra en juego la necesidad de crear un manual de procedimientos de políticas &.

Cada empresa necesita un manual de procedimientos de políticas& para guiar sus operaciones, estrategia y flujo de trabajo. Cuando las políticas establecen las expectativas para los comportamientos de los empleados, los procedimientos describen los pasos para ello. Esto garantiza la consistencia en la práctica y ayuda a mantener la producción de calidad.,

un manual de políticas y procedimientos es la manera perfecta de mantener a sus empleados virtuales en la misma página, ya que estos manuales funcionan como referencias en caso de que alguien esté confundido sobre tomar un paso o tomar una decisión y permite que todos se comporten de una manera legal, consciente y ética.

¿listo para escribir el tuyo?

Bueno, espera porque te llevaremos en un viaje paso a paso y cubriremos todo lo que necesitas saber sobre cómo escribir políticas& ¡manual de procedimientos!

Así que vamos a empezar, vamos?,

¿qué es una política & manual de procedimientos?

Las políticas y procedimientos están diseñados para regular todas las decisiones, acciones y principios principales de una organización. Estos documentos proporcionan autoridad y orientación necesaria a una empresa o departamento sobre temas como prácticas de contratación, cuentas bancarias, código de vestimenta, etc.

para ser más descriptivos, los procedimientos son métodos específicos utilizados para comunicar políticas en acción para las operaciones diarias de una organización., En conjunto, las políticas & procedimientos aseguran que una decisión tomada por la gerencia de la organización se traduzca en pasos que resulten en un trabajo y comunicación efectivos.

estas políticas y procedimientos escritos generalmente se integran en un manual que se pone a disposición de los empleados. Su manual de políticas y procedimientos contiene las mejores prácticas de su organización, los estándares sobre cómo se debe realizar el trabajo y las descripciones de los procesos de negocio principales.,

un manual de políticas y procedimientos eficaz es una herramienta de gestión importante que le permite centrarse en el crecimiento, simplifica la formación y facilita la capacidad de escalar en su negocio!

Leer más: procedimientos operativos estándar( SOP): ¿Qué, tipos y cómo escribir?

¿qué contiene una política & manual de procedimientos?,

Aquí hay algunos elementos que deben incluirse en el manual de políticas y procedimientos:

• Procedimientos de empleo
• políticas de trabajo desde el hogar
• Cultura de la organización
• beneficios para empleados
• políticas de Comunicación
• procedimientos de pago
• pautas para el lugar de trabajo
• Código de conducta para empleados
• Procedimientos de uso de tecnología

importancia de tener una política & manual de procedimiento!,

cada empresa enfrenta dificultades dentro del flujo de trabajo de su ciclo de negocio y requiere documentación de su metodología estructurada, un marco de filosofía de la empresa, su misión y visión que garantice la visibilidad – acordado? Ese es el propósito de un manual de políticas y procedimientos.

además, policy & los manuales de procedimientos ayudan con:

establecer expectativas

un manual de políticas y procedimientos ayuda al propietario de un negocio a recopilar la misión, el valor y las perspectivas de la empresa en un solo lugar.,

también establece estándares de conducta, comportamiento y rendimiento de los empleados. Por lo tanto, el manual de procedimientos de las políticas & define claramente las expectativas de los empleados al proporcionarles una fuente de referencia para que la comprueben al realizar sus tareas.

mejorar la productividad de los empleados

un manual de políticas y procedimientos bien desarrollado sirve como una fuente autorizada para respuestas a preguntas comunes relacionadas con su negocio o empresa., Los manuales debidamente documentados aceleran el proceso de toma de decisiones para los empleados y les ayudan a seguir las regulaciones relativas a las directrices comerciales. Con el tiempo, lo que resulta en una mayor productividad.

Leer más: ¿Cómo crear un manual para empleados?

mejorar la comunicación

políticas bien detalladas& el manual de procedimientos es una valiosa herramienta de comunicación para procesar eficientemente todas las operaciones comerciales dentro de la organización y para reducir las brechas de transmisión., Hoy en día, muchas organizaciones están simplificando la forma en que se comunican sus políticas y procedimientos poniéndolos en línea utilizando software de gestión del conocimiento, como Bit.ai.

reducir el tiempo de capacitación de los empleados

otro propósito de un manual de políticas y procedimientos es proporcionar una guía de capacitación para los nuevos empleados y volver a capacitar a los actuales. Estos documentos reducen el tiempo y el esfuerzo dedicados a la capacitación de estos empleados, lo que facilita el proceso de incorporación.,

por ejemplo, una descripción de trabajo de la empresa podría ser parte de una política de reclutamiento, donde los procedimientos proporcionan la información sobre «cómo» lograr las expectativas definidas en la descripción del trabajo del empleado después de la contratación.

garantizar el cumplimiento de la Ley

políticas & los manuales de procedimientos que se actualizan y revisan constantemente ayudan a una empresa a cumplir con sus obligaciones con la ley., Por ejemplo, una política clara de seguridad y salud en el trabajo ayudará a un empleador a cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa por la ley y proporcionará un lugar de trabajo seguro.

siga estos pasos para crear un manual de Políticas y procedimientos:

lo está haciendo muy bien hasta ahora en su camino a aprender cómo escribir una política & manual de procedimientos. Pero su trabajo aún no ha terminado; necesita conocer los principales elementos que componen su manual., Estos elementos son el cuerpo estructural de su política & manual de procedimientos, y si no se implementan correctamente, su manual está incompleto.

Paso 1: Añadir título

Este es el encabezado del documento. Hágalo corto y asegúrese de que los usuarios en cualquier nivel de lectura puedan entenderlo.

Paso 2: Escriba la descripción

Una introducción que oriente a los usuarios al alcance de la política.

Paso 3: explicar el propósito de la política

El propósito explica por qué existe la política., Esto incluye preocupaciones tales como necesidades legales, regulatorias y conflictos que la política pretende evitar.

Paso 4: Agregue declaraciones con respecto a las condiciones

Esta es la parte más importante y larga. Las declaraciones especifican la audiencia principal para las condiciones de la póliza, las restricciones para aplicar la póliza, las expectativas y las exclusiones.

Paso 5: mencione el alcance de la política y el manual de procedimientos

esto se refiere a qué roles o departamentos pertenece la política e identifica a cualquier persona que esté exenta de la política.,

Paso 6: especificar responsabilidades

muestra qué rol, departamento o grupo deben mantener la directiva. Alternativamente, para algunas políticas regidas por regulaciones, estas secciones enumeran los roles responsables de implementar la política.

Paso 7: incluir detalles del procedimiento

Esta es una explicación de cómo completar las tareas y políticas necesarias proporcionando al lector los pasos del procedimiento y la información «cómo hacerlo».

Paso 8: mencione cualquier referencia

presenta políticas, documentos reglamentarios, procedimientos, formularios y directrices de referencia relacionados., Haga referencia a cualquier otra política o documento que respalde la interpretación de esta política.

Paso 9: incluya la página de ayuda

una tabla que apunta a los usuarios a programas de capacitación, papeleo, otra documentación de la empresa, números de teléfono y fuentes para ayudar a llevar a cabo los procedimientos.

consejos a tener en cuenta antes de escribir sus políticas & ¡manual de Procedimiento!

para crear una política & manual de procedimientos que realmente ofrece un esquema para la cultura organizacional, es crucial considerar estos consejos antes de comenzar la documentación.,

Crear una lista de prioridades

Es imposible escribir cada política y procedimiento en un día. Por lo tanto, asegúrese de crear una lista de tareas, políticas y procedimientos prioritarios.

Comenzar con los más importantes! Tenga en cuenta que algunas políticas también dependerán de la Ley federal, como la política antirracista, etc. Debería ser más fácil para usted encontrar políticas pre-escritas basadas en las leyes federales y estatales actuales. Por lo tanto, comience con esos.,

Determine qué tarea o política necesita procedimientos detallados

no todas las tareas o políticas en una empresa necesitarán instrucciones detalladas para llevar a cabo. Por lo tanto, al programar qué procedimientos describir en detalle, considere las siguientes preguntas:

• ¿Es el procedimiento complejo o largo?
• ¿Las consecuencias de hacerlo serían positivas o negativas?
• ¿Se han implementado cambios recientes en él?
• ¿El procedimiento requiere algún papeleo extenso?
• ¿sus empleados a menudo se confunden?,

Organice la información en un orden lógico

comience con los problemas más grandes, reduciéndolos a los más pequeños. Por ejemplo, en lugar de comenzar con la política de código de vestimenta, comience el manual con la categoría de procesos de contratación o elegibilidad.

considere abrir sus políticas & manual de procedimientos con una introducción a los objetivos de su empresa., Comience escribiendo un párrafo claro y coherente que describa rápidamente el manual sobre lo que su personal espera de la organización y lo que la organización espera de ellos. Utilice el estilo blueprint para crear subcategorías dentro del manual y utilice una tabla de contenido para permitir comprobaciones rápidas de referencias.

Leer más: la mejor manera de organizar todo su trabajo y deshacerse del Caos!

las Políticas y procedimientos no son estáticos

siempre tenga en cuenta que puede cambiar las políticas y procedimientos si algo sale mal o agregar otros nuevos cuando lo desee., Puede hacer modificaciones al manual si agrega o elimina un servicio o puesto. Su manual de políticas y procedimientos es un documento significativo y debe ser revisado constantemente para su relevancia.

Utilice una buena herramienta de gestión del conocimiento como Bit.ai para facilitar la documentación:

invertir en una solución robusta como Bit para escribir políticas & el manual de procedimientos es una excelente manera de ahorrar tiempo, minimizar los esfuerzos y capacitar a los empleados para colaborar!,

Bit es una herramienta de gestión del conocimiento y documentación de la nueva era que proporciona un lugar de trabajo común para que los gerentes y propietarios de negocios colaboren, documenten, rastreen y compartan sus conocimientos, enumeren políticas, organicen información, establezcan procedimientos e implementen juntos.

a diferencia de su bloc de notas estándar, MS Word y Google Docs, los documentos de bits son interactivos. Esto significa si está creando políticas & manual de procedimientos, manuales de capacitación, hoja de especificaciones técnicas, mejores prácticas, manual de servicio al cliente, etc., puede agregar fácilmente videos de capacitación,presentaciones, hojas de cálculo, etc. directamente en un documento de bits en cuestión de segundos.

una vez que haya terminado de documentar, simplemente puede exportarlos como PDF, Markdown, archivo de Word y mucho más. El editor elegante, minimalista y sin distracciones de Bit lo convierte en la herramienta perfecta para la documentación organizacional.

algunas características en una solución de base de conocimiento como Bit.,la IA para la documentación técnica son:

• capacidades de gestión de contenido
• colaboración en equipo en tiempo Real
• Más de 100 integraciones de medios enriquecidos
• seguimiento de documentos
• Búsqueda inteligente
• Wiki/interlinking documents

¡a usted!

Ahí lo tienen, amigos! Un manual de políticas y procedimientos efectivo refleja las formas de comunicación de su empresa, haciendo que el servicio se realice y aumenta la productividad de los empleados. Permite a las personas trabajar juntas para resolver problemas empresariales cotidianos sin requerir una implicación innecesaria de supervisión.,

el manual debe estar fácilmente disponible ya sea en un área designada en cada ubicación funcional o en línea utilizando un sistema de gestión de conocimientos y documentos como Bit!

Entonces, ¿qué estás esperando? Siga esta guía, cree una estructura precisa y escriba políticas claras & manual de procedimientos que convierta a su personal en empleados capacitados!

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