ya sea para eventos de negocios, clubes o deportivos, las minutas de reuniones pueden ser una parte clave para mantener a todo el equipo actualizado sobre lo que sucedió. Y no tiene que ser una tarea ardua.
a continuación se presentan algunas plantillas de ejemplo, así como consejos e ideas para ayudarlo a comenzar a escribir y preparar actas de reuniones efectivas.
¿para qué sirven las minutas de las reuniones?
¡las minutas de la reunión son las notas que capturan lo que sucedió en una reunión!, A diferencia de una agenda de reunión, registra las decisiones tomadas y las acciones solicitadas por el grupo. A pesar del equipo, no son un récord minuto a minuto, sino que incluyen los detalles clave que el equipo querrá saber. Es importante en las minutas de las reuniones capturar información como:
- decisiones tomadas
- pasos siguientes
- Los elementos de acción y quién es responsable
las minutas son el registro de quién estuvo allí y qué sucedió. Son una fuente importante de información para las personas que no pudieron asistir o mirar hacia atrás para reflexionar sobre lo que sucedió., También son una herramienta increíblemente efectiva para notificar o recordar a las personas las tareas asignadas o las líneas de tiempo para mantener a todos en el camino.
¿qué debe figurar en las actas de las reuniones?
Estos son algunos de los detalles que debe incluir en las actas de la reunión.,
- Fecha y hora de la reunión
- nombres de los participantes
- temas de la Agenda y temas discutidos
- temas de acción
contenido relacionado: escribir Agendas de reunión efectivas con ejemplos y 5 plantillas de Agenda de reunión
ejemplo de actas de reunión
a continuación se muestra un ejemplo de una reunión informal que captura solo los hechos más relevantes.
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plantilla Informal de minutas de reuniones del equipo
Fecha: fecha de hoy
asistentes
- lista de asistentes
Agenda
- Item 1 including key discussions, decisions made, next steps
- Item 2
- Item 3
next steps
- La lista va aquí en formato: elemento de acción, persona responsable, fecha
- Ejemplo: Brian para dar seguimiento a este grupo con una lista de empresas objetivo al final de la semana
a continuación se muestra un ejemplo de una reunión de la junta más formal.,
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plantilla oficial de actas de las reuniones de la Junta
Fecha: Fecha de la reunión
presente: nombre y apellido de todos los presentes en la reunión
ausente: nombre y apellido de los miembros del Comité que no pueden asistir a la reunión.
1. CALL TO ORDER / OPENING REMARKS
- the time that the meeting was called to order and by who.
- cualquier discurso de apertura resumido aquí.
2., Aprobación del Acta desde (fecha)
- Necesita una moción para aprobar el Acta de la reunión anterior.
- Movimiento: aprobar el acta de (FECHA), circuladas (o MODIFICADO) Movimiento: Nombre de la persona (PRIMER & el ÚLTIMO) que hizo el movimiento
- Secundada Por: Nombre de la persona (PRIMERA & el ÚLTIMO) que apoyó la moción se Llevó a cabo o Derrotado
3. Adiciones al orden del día
- si hay adiciones al orden del día o solicitudes para el orden del día de la próxima reunión, estas se indicarán aquí.
4., APROBACIÓN DE LA AGENDA
- Movimiento: aprobar el orden del día distribuido (o MODIFICADO)
- Movimiento Por: nombre de la persona (PRIMER & el ÚLTIMO) que hizo el movimiento
- Secundada Por: nombre de la persona (PRIMER & el ÚLTIMO) quien hizo la moción se Llevó a cabo o Derrotado
5. El NEGOCIO DE LA REUNIÓN ANTERIOR
- todos los elementos de la reunión anterior, que deben ser discutidos más
6., ITEM # 1 to be DISCUSSED
- ponga un resumen de la discusión en torno al tema
- si se hizo alguna moción, ponga la información aquí
- Si se necesita más información, ponga los seguimientos, nombres y una fecha objetivo aquí
7. ITEM # 2 TO BE DISCUSSED
- Any other items
8. Adiciones a la AGENDA
- cualquier tema añadido de la agenda, incluyendo un resumen de los debates en torno a este tema
- si se hizo alguna moción, ponga información aquí
- si se necesita más información, ponga seguimiento, nombres y una fecha límite aquí
9., Levantamiento
- registrar la hora en que se levantó la sesión
10. Próxima reunión (fecha)
- la fecha de la próxima reunión debe decidirse al final de la reunión antes de que todos se vayan. Es un práctico recordatorio para incluirlo en la parte inferior de la plantilla de minutos para que no se pierda.
Notejoy es una forma más efectiva de administrar sus reuniones
organizar reuniones efectivas y productivas es más que simplemente establecer una gran plantilla: se trata de administrar la comunicación de información alrededor de la reunión., ¿Están todos en la misma página sobre cuáles son los temas y objetivos de la reunión? ¿Se han compartido las decisiones con todos los que necesitan saberlo? Si te perdiste la reunión, ¿cómo puedes ponerte al día con los detalles? Garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a la información tanto en la sala de reuniones como después es vital para operar una organización exitosa.
Notejoy es una solución eficaz para los equipos que quieren gestionar sus agendas de reuniones y notas para estar y mantenerse en la misma página. Cambia fundamentalmente la forma en que se hace el trabajo.,
administrar reuniones en Notejoy es diferente por tres razones:
colaboración en tiempo Real: como solución basada en la nube, Notejoy le permite compartir su agenda de reuniones con anticipación con colaboradores internos y externos. Estos colaboradores pueden ver, discutir y comentar las agendas de las reuniones, así como ver la última versión.
siempre sincronizado: en lugar de administrar diferentes versiones de las agendas o múltiples hilos de conversación, Notejoy permite que todo el equipo vea siempre las agendas, incluidos los cambios y las discusiones al mismo tiempo.,
búsqueda y visibilidad mejoradas: con notas de reuniones y comentarios de discusión documentados directamente en la agenda, los equipos pueden mantener los detalles en contexto y mantener un sistema de registro de todo lo que sucedió. Administre quién tiene acceso a qué información y permita que los miembros antiguos y nuevos del equipo busquen en el contenido de la reunión anterior y actual.
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