en la fuerza de trabajo global de hoy, un proceso de orden de compra lento puede paralizar su negocio. El procesamiento Manual de órdenes de compra y los sistemas arcaicos obstaculizan el proceso de órdenes de compra y hacen más daño que bien.
confiar en un proceso de pedido de compra manual con correos electrónicos y hojas de cálculo es como usar una cuenta bancaria sin acceso a cajeros automáticos., Cuando piensa en la facilidad con la que funcionan los cajeros automáticos en el mundo de la banca, es difícil imaginar estar en la fila durante mucho tiempo solo para que un cajero cometa un error al manejar una transacción simple.
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de la misma manera, los procesos de la vieja escuela están fuera de lugar en el mundo moderno de la tecnología. La digitalización hace que los procesos torpes funcionen como un encanto. Es perfecto para los procesos administrativos tediosos y laboriosos, como órdenes de compra, aprobación de facturas y más.,
en la era tecnológica, sería prudente aprovechar una solución basada en la nube para las órdenes de compra. Antes de profundizar en un sistema de adquisiciones para una gestión exitosa de PO, echemos un vistazo al estado actual de la gestión de órdenes de compra y descubramos sus principales defectos.
¿qué es el proceso de pedido de compra?
el proceso de orden de compra es el recorrido de una orden de compra (PO) desde la creación hasta la aprobación de la orden de compra, el envío, la entrega, la facturación y el cierre. También incluye controles de presupuesto, gestión de contratos, controles de calidad y más.,
una vez que una orden de compra es aceptada por el vendedor, se convierte en un documento legalmente vinculante. Una orden de compra describe los artículos requeridos, el precio acordado, las expectativas de entrega y las condiciones de pago.
Las órdenes de compra proporcionan instrucciones concretas para el proveedor al tiempo que ofrecen a los compradores un rastro de papel sólido que se puede utilizar como punto de referencia cuando se requiere claridad en su proceso de adquisición.
¿Cuáles son los pasos involucrados en un proceso de pedido de compra?,
el proceso de la orden de compra consiste en varios puntos de control de cumplimiento y tareas de aprobación / entrada para garantizar el procesamiento oportuno de la orden de compra. Estos son los pasos más comunes del proceso de pedido de compra:
- Creación de PO
- aprobación de orden de compra
- envío de PO
- contrato vinculante
- entrega de bienes
- coincidencia de tres vías
- cierre de PO
1. Creación de PO:
las órdenes de compra se crean a partir de solicitudes de compra aprobadas o se preparan desde cero en el caso de compras a cuestas o recurrentes.,
Stakeholders: Procurement team and administrative staff
2. Flujo de aprobación:
Una vez que se crean las órdenes de compra, se envían a la autorización de aprobación para adaptarse a los cambios de requisitos de último minuto.
interesados: solicitante, Autoridad de firma, equipo de Finanzas y oficiales de adquisiciones
3. Envío de PO:
una vez aprobadas, las órdenes de compra se reenvían al proveedor seleccionado en función del modo de comunicación preferido por el proveedor.
modos disponibles: Papel, fax, correo electrónico y almacenamiento en la nube
4., Contrato vinculante:
se invoca un contrato legalmente vinculante una vez que el vendedor acepta la orden de compra y puede usarse para resolver cualquier disputa legal entre el proveedor y el comprador.
debe incluir: detalles del comprador, número de pedido, fecha de entrega, información del proveedor, precios, detalles del pedido, Condiciones de pago e información de pago
5. Entrega de mercancías:
el vendedor entrega Mercancías, y el comprador hace un control de calidad y notifica al remitente en caso de defectos.
destinatario: personal administrativo, gerente de almacén u oficial de adquisiciones
6., Coincidencia de tres vías:
el equipo de adquisiciones del comprador realiza la coincidencia de tres vías (con PO, GRN y factura).
7. Cierre de PO:
después de la coincidencia de PO, si no se encuentran discrepancias, la factura aprobada se reenvía al equipo de Finanzas para el procesamiento de pagos, después de lo cual se cierran las órdenes de compra.
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flujo del proceso de la orden de compra
el flujo del proceso de la orden de compra es el ciclo de vida de una orden de compra desde la creación de la orden hasta el cierre., Un flujo de proceso de orden de compra predefinido permite al equipo de compras procesar una orden de compra sin perder ningún paso, y seguirla fácilmente para evitar retrasos.,cess flow representa los pasos de acción en el procesamiento de PO de la siguiente manera:
- Crear una orden de compra
- enviar múltiples solicitudes de cotización(RFQ)
- Analizar y seleccionar proveedor
- negociar el contrato y enviar PO
- recibir bienes/servicios
- recibir y verificar factura (coincidencia de 3 vías)
- autorizar factura y pagar proveedor
- Mantenimiento de Registros
- cierre de orden de compra
los puntos problemáticos de los procesos de órdenes de compra manuales
las órdenes de compra manuales son costosas, ineficientes y requieren mucho tiempo de mantenimiento., Hay demasiados documentos necesarios para procesar una sola orden de compra.
adquirirlos, almacenarlos y enviarlos a través del bucle de aprobación mientras se aseguran de que no se pierdan o dañen en el camino es extremadamente tedioso.
según un estudio reciente de APQC, el procesamiento manual de PO puede costar a las organizaciones hasta 5 506.52 por orden de compra.,
un proceso de pedido de compra manual:
- carece de visibilidad
- Aumenta el gasto organizacional
- arrastra el ciclo de procesamiento de PO
- Depende de la intervención humana
- Tiene cuellos de botella en el proceso y problemas de cumplimiento
- implica un bucle interminable de correos electrónicos y personas
- Es engorroso, inexacto y propenso a errores
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beneficios de un sistema de PO digital
Aquí hay seis razones por las que cada organización necesita una solución de adquisición con un sistema de gestión de órdenes de compra.,sin pérdida o retraso de POs
Lectura Recomendada:
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- 4 razones convincentes por las que es mejor evitar las órdenes de compra propias
resumen
Diga adiós a la escritura a mano ilegible, a los puntos de venta faltantes y a las interminables horas de entrada de datos., Un software de adquisición basado en la nube transforma paquetes de papeleo en formularios digitales fácilmente rastreables que se almacenan de forma segura en la nube.
Si bien la implementación de una solución de adquisición puede sonar engañosamente simple como una solución de tirita para todos sus problemas relacionados con PO, el proceso en sí es muy complicado. Es por eso que es fundamental contar con algunas prácticas recomendadas de órdenes de compra que garanticen que su herramienta de adquisición esté funcionando de la manera que debe.
Las mejores prácticas de adquisición correctas pueden arreglar su proceso de PO roto, mejorar la eficiencia y ofrecer más ROI., Si bien la teoría de qué orden de compra es puede sonar compleja, echar un vistazo a algunas de las mejores prácticas más comunes puede aclararlo de una vez por todas.
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