Ennen kokousta:
Vaihe 1 : Selventää kokouksen tarkoituksena. Tunnista oikeat ihmiset, jotka todella tarvitsevat osallistua tähän kokoukseen. Tehokas kokous ei tarvitse liikaa ihmisiä.
Vaihe 2 : Sinun täytyy valmistautua eri aiheista voi keskustella kokouksen aikana, kuinka paljon aikaa on käytetty kunkin aiheen, ja mitä on tarkoitus jokaisen pisteen., Ota huomioon, mitä tiedät niistä, jotta voit säästää aikaa ja pystyä keskittymään tärkeisiin aiheisiin kokouksen aikana.
Vaihe 3 : Jaa se kaikille osallistujille ennen kokousta. Myös kommunikoida mitä odotat osallistujilta, jotta he tietävät, mitä valmistautua.
selkeästi määritellyllä agendalla kaikki tietävät tavoitteet ja tavoitteet. Agendasi auttaa sinua myös pysymään aikataulussa ja pitämään kiinni sovitusta kokousajasta.,
kokouksen Aikana:
Aloita Kokous
Ensinnäkin, aina aloittaa ajoissa : se kunnioittaa niitä, jotka paikalle ajoissa ja muistuttaa myöhässä tulijoille, että aikataulutus on vakava. Älä unohda toivottaa osallistujia tervetulleiksi ja kiittää heitä heidän ajastaan.
Aloita agenda arvostelu : Tämä on hyvä tapa antaa osallistujille mahdollisuuden ymmärtää kaikki ennalta määritellyt aiheet, niiden tarkoitus ja halutut tulokset.
selventää, millaista osallistumista ja vuorovaikutusta halutaan.
Määritä viestin ottaja, jos se ei ole sinä.,
johtaa kokousta
tehokkaat kokouspöytäkirjat ovat suuri tekijä onnistuneissa kokouksissa. Mutta ne on kirjoitettava asianmukaisesti ja jaettava ajallaan. Suurin ongelma notes on, että he ottavat pitkä aika olla oikein kirjoitettu, ja että ne on lähetetty pian sen jälkeen, kun kokouksia, jotta jokainen tietää jatkotoimista.
Sinun täytyy rakentaa oman muistiinpanoja kokouksen edetessä: hyvä tapa järjestää muistiinpano on eriyttää toimenpiteitä huomautuksia sekä huomaa erilaisia toimia per henkilö määräajaksi., Tee säännöllisin väliajoin yhteenveto keskeisistä kohdista ja pyydä yhteisymmärrystä sen varmistamiseksi, että kaikki osallistujat ymmärtävät toimintasuunnitelman. Muuten saatat huomata olevasi sivussa kokouksesta liian kiireisenä muistiinpanojen tekemisessä.
Hallitse kokousaikaa:kokouksen suurin vaikeus on kokoukselle varatun ajan pitäminen. Ota aikaa tarinoiden kertomiseen ja kuulemiseen ja kysy eri näkökulmia, mutta pidä keskittyminen ideoihin ja tavoitteisiin, jotta pysyt aikataulussa. Seuraa agendaasi menettämättä kullekin aiheelle asetettua tavoitetta.,
Sulje Kokous
Lopuksi yhteenveto konsernin saavutuksia, toimia ja päätöksiä ja suunnitella seuraava askel.
kiitä vilpittömästi ryhmän jäseniä heidän osallistumisestaan ja osallistumisestaan. Voit myös pyytää palautetta.
kokouksen Jälkeen: kokouspöytäkirjat
Kirjoita viestisi loogisesti ja kronologisesti : toimet, päätökset, verkkovirta pistettä ja dokumentaatio aiheesta., Myös, Lisäämällä lyhyt yhteenveto järjestetty per henkilö ja per-hankkeen alussa minuuttia auttaa työtovereiden tunnistaa yhdellä silmäyksellä toimista, joita ne täytyy toteuttaa seuraavassa kokouksessa.
Jaa kokouspöytäkirja päätöksen ja toimintasuunnitelman tiivistämiseksi kaikille osallistujille.
Vastaa