haluatko hypätä kokousten välillä ja kiireelliset sähköpostit koko päivän vain ymmärtää, 6 pm, että et ole edes alkanut, että tärkeä hanke, sinun piti työskennellä? Vai valmistaudutko huomenna myyntipuheeseen? Tai lopuksi ajatella tehokas strategia alentaa asiakkaan hankintakustannuksia? Tuntuuko siltä, että aika vain lentää ohi, etkä edes tiedä, minne se joskus meni? Vai koetko tekeväsi jatkuvasti jonkun toisen prioriteetteja sen sijaan, että ajaisit omia tavoitteitasi?
olen ollut siellä., Sitä kutsutaan kiireellinen vs. tärkeä Dilemma ja se täysin estänyt minua tekemästä mitään tehokasta työtä vuosia. Kunnes löysin Matrixin, joka muutti kaiken. Tässä on askel-askeleelta opas käytin ratkaista Kiireellisiin vs. Tärkeää Dilemma, vaatia takaisin aikani ja lopulta keskittyä tärkeitä asioita minun asiani & elämä.
Kiireellinen vs. Tärkeää Matriisi on tehokas tuottavuus työkalu, joka voi 10x tehokkuutta. Se koostuu 4 quadrants jotka luokittelevat päivittäisen toiminnan mukaan kaksi muuttujaa: kiireellisyyden ja tärkeyden taso.,
Tässä on sellaista työtä, joka on tyypillinen kullekin kvadrantissa:
Quadrant minä:
Painamalla ongelmia ja kriisejä, kuten hoppu nostaa rahaa startup maksaa työntekijöille lopussa kuukauden, käsitellä suuria fuck-up toiminnot-osasto tai PR paska myrsky., Hankkeita, joiden määräaika lähestyy kuin lähetät master thesis aika, lähettää pois Y Combinator hakemuksen tai toimittaa vuosittain tilinpäätös.
Quadrant II:
Suunnittelet markkinointi strategia seuraavan 3 kuukautta, jakaa vastuuta keskuudessa tiimisi uuden projektin ja luo hankkeen yksityiskohtainen suunnitelma tuotteen lanseeraus. Tärkeiden sijoittajatapaamisten tai myyntipaikkojen valmistelu. Luodaan suhteita mahdollisiin kumppaneihin ja työntekijöihin. Uusien mahdollisuuksien kartoittaminen ja tutkiminen, uusien alojen tai strategioiden tutkiminen ja uusien taitojen oppiminen.,
kvadrantti III:
työkavereilta keskeytyksiä epäolennaisiin kysymyksiin tai small talkiin. Saapuvat puhelut, sähköpostit ja kokoukset — jos ne eivät ole merkityksellisiä sinulle erityisesti.
Quadrant IV:
kiireinen työ ilman selvää vaikutusta yhtiön tavoitteisiin ja / tai tavoitteisiin. Saapuvat puhelut, sähköpostit ja kokoukset-jos ne eivät ole oikea — aikaisia tai merkityksellisiä sinulle erityisesti ja/tai tarpeen tavoitteiden saavuttamiseksi. Aikamatkaajat tykkäävät somesta.,
Vaihe 2: Arvioi itseäsi
parantaa tuottavuutta, sinun ei vain tarvitse ymmärtää koko käsitettä matriisi, mutta myös tietää, missä olet juuri nyt. Tämä auttaa sinua päättämään, mitkä muutokset vaiheessa 3 on eniten vaikutusta sinulle henkilökohtaisesti.,
arvioida itse, katsomaan tyypillinen viikolla ja arvioivat % ajasta sinun viettää kunkin quadrant:
Jos sinulla on ongelmia tämän harjoituksen, asiakirjan kaikki mitä teet viikon. Kirjoita tarkat ajat ja toiminta taulukkoon, kuten seuraavat ja laskea prosenttiosuudet lopulta laskemalla yhteen tuntia kunkin quadrant ja jakamalla se koko työaika., Tässä esimerkissä prosentit olisivat: I — 25%, II — 37,5%, III — 25%, IV-12,5%.
Jos sinulla on vaikeuksia luokitella oman toiminnan mukaan kiireellistä ja tärkeää, tässä on joitakin enemmän indikaattoreita kunkin quadrant:
- Quadrant I: sinusta tuntuu, Olet jatkuvasti ojentaen tulipalot ja toiminta hätätilassa. Suurin osa projekteista, joiden parissa työskentelet, vaativat välitöntä huomiotasi kiireellisen määräajan vuoksi.,
- kvadrantti II: tunnet olevasi asioiden päällä huolellisen suunnittelun, valmistautumisen ja ennaltaehkäisyn vuoksi. Suunnittelun ja valmistelun lisäksi keskität aikasi korkean vipuvaikutuksen hankkeisiin, uusiin mahdollisuuksiin, oppimiseen ja suhteiden rakentamiseen.
- Quadrant III: Suurin osa ajasta on viettänyt toimintoja, jotka vaativat välitöntä huomiota, mutta eivät välttämättä liity painopisteistä. Vietät paljon aikaa tärkeissä tapaamisissa, keskeytyksissä ja ei-kriittisten puheluiden ja sähköpostien käsittelyssä., Sinusta tuntuu, kuin jos olet jatkuvasti käsitellä kysymyksiä, jotka ovat tärkeitä muille, mutta eivät liity oman painopisteitä.
- Quadrant IV: sinusta tuntuu usein, että tuhlaat aikaasi. Vietät paljon aikaa kiireiseen työhön, joka ei suoraan liity tavoitteisiisi, sosiaaliseen mediaan, videoihin, peleihin ja turhaan nettisurffailuun.
Vaihe 3: Optimoi
tehokkain ihmiset viettävät 80% ajastaan quadrant II Kiireellinen-vs.-Tärkeää Matriisi., Tämä mahdollistaa niiden pro-aktiivisesti uusia mahdollisuuksia ja korkea-vipuvaikutus hankkeita sen sijaan menojen kaikki aikaa reagoida painamalla asioita ja muiden ihmisten tarpeet. Tämän seurauksena ne voivat edistyä merkittävästi tavoitteidensa saavuttamisessa, ehkäistä aktiivisesti kriisejä ja elää tasapainoisempaa, rauhallisempaa ja keskittyneempää elämää.
Tässä on mitä voit tehdä Quadrant I, III ja IV toiminta vapauttaa enemmän aikaa Quadrant II toiminta:
Quadrant IV Toimintaa
Quadrant IV toiminta eivät ole kiireellisiä eivätkä tärkeitä ja näin ollen sitä ei voida tehdä ollenkaan., Tässä on, miten voit poistaa ne:
Poistaa Aika Wasters:
Dokumentoida miten vietät aikaa koko viikon (katso Vaihe 2) ja seuranta matkapuhelimellasi näytön aikaa apps kuten Pyxsee, QualityTime ja Epäsosiaalinen voi olla erittäin hyödyllistä tunnistaa henkilökohtainen aika-wasters. Kun tiedät, mikä on heikko kohdat (YouTube, Instagram, Whatsapp, jne.), käyttää näitä tehokkaita strategioita käsitellä niitä:
- rajoittaa sosiaalisen median käyttö tiettyihin kellonaikoihin (esim., oman työmatka -, lounas-tauko tai 5 min taukoja)
- Sammuta ilmoitukset puhelimeen ja tietokoneeseen
- Käytä sovelluksen estää tiettyjä sivustoja ja sovelluksia
- Jätä puhelinta kotona, kun viettää aikaa rakkaansa
Poistaa Kiireinen Työ:
sano sen sanat Peter Drucker: Ei ole mitään niin hyödytöntä kuin tehdä tehokkaasti sitä, mikä pitäisi tehdä ollenkaan. Riippumatta siitä, teetkö pomollesi projektia tai asetat oman aikataulusi yrittäjäksi — Kysy aina, miksi teet jotain., Tehokkaimmat pitävät huolen siitä, että se, mitä he työstävät, liittyy suoraan heidän kärkitavoitteisiinsa. Tai vielä parempi, se on tehtävä, jolla on suurin vaikutus niiden kärkitavoitteiden saavuttamiseen. Tässä on, miten poistaa busywork:
- varmista, että tavoitteet on määritelty selkeästi kaikkina aikoina
- Ennen kuin aloitat uuden projektin, kysy itseltäsi, ”Onko tämä todella, mitä minun pitäisi tehdä nyt? Onko tässä järkeä?”
- Oppia sanomaan EI turhaa pyytää kollegoilta
- Haasta pomo, jos et näe järkeä tehdä tietty tehtävä
Vastaa