tänään on maailman työvoimasta, hidas ostaa jotta prosessi voi lamauttaa liiketoimintasi. Manuaalinen ostotilauksen käsittely ja arkaaiset järjestelmät vaikeuttavat ostotilausprosessia ja tekevät enemmän haittaa kuin hyvää.
Vedoten ostotilauksen manuaalinen prosessi kanssa sähköposteja ja taulukoita ei pidä käyttää pankki-tilin, jossa ei ole ATM-yhteys., Kun ajatellaan, miten helposti Pankkiautomaatit toimivat maailmassa, pankki, se on vaikea kuvitella, seisoo jonossa pitkään vain olla teller tehdä virheen, kun käsittely yksinkertainen liiketoimi.
Begin your decade with a bang!
Vinkkejä täydellinen hankinta-strategia 2021
samalla tavalla, old-school prosessit ovat paikallaan modernin teknologian maailmassa. Digitalisaatio saa kömpelöt prosessit toimimaan kuin unelma. Se on täydellinen ikävä ja työvoimavaltaista hallinnolliset prosessit, kuten ostotilausten, laskujen hyväksyntä, ja enemmän.,
teknologian aikakaudella olisi viisasta hyödyntää pilvipohjaista ratkaisua ostotilauksissa. Ennen kuin voimme kaivaa syvemmälle hankintojen järjestelmä onnistuneen PO hallinta, katsotaanpa katsomaan nykytilaa ostotilauksen hallinta, ja selvittää, sen suuria puutteita.
mikä on ostotilausprosessi?
ostotilausprosessi on ostotilauksen (PO) matka luomisesta ostotilauksen hyväksymisen, lähettämisen, toimituksen, laskutuksen ja sulkemisen kautta. Se sisältää myös budjettitarkastuksia, sopimusten hallinnointia, laatutarkastuksia ja paljon muuta.,
kun myyjä hyväksyy ostotilauksen, siitä tulee oikeudellisesti sitova asiakirja. Ostotilauksessa hahmotellaan tarvittavat erät, sovittu hinta, toimitusodotukset ja maksuehdot.
ostotilaukset antaa konkreettisia ohjeita toimittajan ja tarjoaa ostajat vankka paperi trail, joita voidaan käyttää lähtökohtana, kun tarvitaan selkeyttä oman hankintaprosessin.
mitkä ovat ostotilausprosessin vaiheet?,
ostotilausprosessi koostuu useista vaatimustenmukaisuuden tarkastuspisteistä ja hyväksyntä – / syöttötehtävistä, joilla varmistetaan PO: n oikea-aikainen käsittely. Tässä ovat yleisimmät ostaa jotta prosessin vaiheet:
- PO Luominen
- Ostotilauksen Hyväksyminen
- PO-Keskus
- Sitova Sopimus
- Tavaroiden Toimitus
- kolmisuuntainen vastaavuus
- PO Sulkeminen
1. PO luominen:
ostotilaukset luodaan hyväksytyt ostoehdotukset tai valmistettu tyhjästä tapauksessa reppuselässä tai toistuvia ostoksia.,
sidosryhmät: Hankintaryhmä ja hallintohenkilöstö
2. Hyväksyntä virtaus:
Kun ostotilaukset luodaan, ne lähetetään sign-off lupaa majoittaa viime hetken vaatimus muutoksia.
sidosryhmät: Requirer, sign-off authority, finance team, and procurement officers
3. PO lähettämistä:
Kun se on hyväksytty, ostotilaukset toimitetaan valitulle toimittajalle riippuen toimittajan ensisijainen tila viestinnän.
käytettävissä olevat tilat: paperi, faksi, sähköposti ja pilvitallennus
4., Sitova sopimus:
oikeudellisesti sitovaan sopimukseen vedotaan, kun myyjä hyväksyy tuottajaorganisaation ja sitä voidaan sitten käyttää toimittajan ja ostajan välisten oikeudellisten riitojen ratkaisemiseen.
on sisällettävä: ostajan tiedot, tuottajan numero, toimituspäivä, myyjän tiedot, hinnoittelu, tilaustiedot, maksuehdot ja maksutiedot
5. Tavaratoimitus:
myyjä toimittaa tavaroita, ja ostaja tekee laatutarkastuksen ja ilmoittaa lähettäjälle vikojen varalta.
vastaanottaja: hallintohenkilöstö, varastonhoitaja tai hankintavastaava
6., Kolmisuuntainen vastaavuus:
ostajan hankintojen joukkue suorittaa sitten kolme-way matching (PO, GRN, ja lasku).
7. PO sulkeminen:
sen Jälkeen, kun PO matching, jos on olemassa mitään eroja löytynyt, hyväksytty lasku toimitetaan rahoitus joukkue maksujen käsittelyyn, jonka jälkeen tilaukset ovat kiinni.
PRO Vihje: kuinka automatisoida Ostotilausprosessi 75% nopeammin Kissflow ’ n avulla?
Ostotilausprosessin virtaus
ostotilausprosessin virtaus on ostotilauksen elinkaari tilauksen luomisesta sulkemiseen., Ennalta määritetyn ostotilausprosessin virtauksen avulla ostoryhmä voi käsitellä PO: n puuttumatta mitään vaiheita, ja seurata sitä helposti viivästysten välttämiseksi.,on nähtävissä, virtaus kuvaa toiminnan vaiheet PO käsittely seuraavasti:
- Luoda ostotilauksen
- Lähettää pois useita tarjouspyynnöt(RFQ)
- Analysoidaan ja valitse myyjä
- Neuvotella sopimuksen ja lähettää PO
- Vastaanottaa tavarat/palvelut
- Vastaanottaa ja tarkistaa laskun (3-Way Matching)
- annan Luvan laskun ja maksaa myyjä
- kirjanpito
- ostotilaus sulkeminen
kipupisteitä manuaalinen ostaa jotta prosessit
Käyttöohje osto on kallista, tehotonta ja aikaa vievää säilyttää., Yhden ostotilauksen käsittelyyn tarvitaan liikaa asiakirjoja.
niiden hankkiminen, tallentaminen ja lähettäminen hyväksyntäsilmukan läpi samalla kun varmistetaan, etteivät ne eksy tai vaurioitu matkan varrella, on erittäin työlästä.
tuoreen APQC-tutkimuksen mukaan manuaalinen PO-käsittely voi maksaa organisaatioille jopa 506,52 dollaria ostotilausta kohden.,
manuaalinen ostaa jotta prosessi:
- Puuttuu näkyvyys
- Piikkejä organisaation kustannuksella
- Vetää PO prosessointisyklin
- Riippuu ihmisen väliintuloa
- On prosessin pullonkaulat ja lainmukaisuus
- Liittyy loputon silmukka sähköposteja ja ihmiset
- On hankalaa, epätarkkaa, ja virhealtista
Automatisoida ostotilausten Hyväksynnät
Dynaaminen Muotoja. Ei Koodausta. Easy Drag & Drop.,
Edut digitaalisen PO järjestelmä
Tässä on kuusi syytä, miksi jokainen organisaatio tarvitsee hankintoja ratkaisu, ostotilauksen hallinta järjestelmä.,ei kadonnut tai viivästynyt POs
Suositeltavaa Luettavaa:
- 5 Ostaa Jotta Parhaat Käytännöt Jokaisen Yrityksen On otettava Käyttöön
- 5 Tehokkaita Tapoja Nopeuttaa Ostotilauksen Elinkaaren
- 4 Pakottavia Syitä, Miksi Itse ostotilaukset Ovat Parhaiten Välttää
Tiivistelmä
Sano hyvästit lukukelvoton käsiala, puuttuu POs, ja loputon tuntia tietojen syöttö., Pilvi-pohjainen hankinta-ohjelmisto muuntaa nippua papereita osaksi helposti jäljitettävissä digitaalisia muotoja, jotka ovat turvallisesti tallennettu pilvi.
Kun toteuttaa hankintoja ratkaisu voi kuulostaa petollisen yksinkertainen kuin band-tuki ratkaisu-kaikki PO-liittyviä ongelmia, itse prosessi on hyvin monimutkainen. Siksi se on tärkeää saada joitakin ostotilauksen parhaita käytäntöjä, joilla varmistetaan, että hankinta-työkalu toimii, miten se on.
oikea hankinta paras käytäntö voi korjata rikki PO prosessi, parantaa tehokkuutta, ja antaa enemmän ROI., Vaikka teoria siitä, mikä ostotilaus on voi kuulostaa monimutkainen, tarkastelemalla joitakin yleisimpiä parhaita käytäntöjä voi selvittää sen lopullisesti.
Vastaa