Yrityksen Luottokortti Suuntaviivat ja Parhaat Käytännöt [+Näyte] | Lola

Corporate finance johtajat ja talousjohtaja virkamiehet, erityisesti kasvaville yrityksille, on vaikea tehtävä, jossa heidän yhtiön ensimmäinen yritys luottokortti politiikkaa. Usein käy niin, että kaikilla on työntekijöiden yrityskortit — tai sitten kukaan ei.

mutta mihin pitäisi vetää raja siitä, kenellä pitäisi ja ei pitäisi olla työntekijöiden käyntikortteja? Miten rahoitusryhmät voivat ratkaista riskin ja hypergrowth samaan aikaan?,

Yritysten luotto kortti politiikan parhaita käytäntöjä

Ennen kuin antaa yritysten kortteja työntekijöille tai ottaa ne kaikki pois, vie aikaa määritellä yrityksen lähestymistapa rahoitusriskien hallinta. Sinun täytyy harkita yrityksesi riskinsietokykyä verrattuna tarpeeseen antaa työntekijöille joustavuutta ja vähentää kitkaa. Viime kädessä suosittelemme käyttämään kulunhallintaohjelmistoja, kuten Lola.com auttaa tasapainottamaan valvontaa ketteryydellä.

Kuten voit luoda politiikkaa, harkitse neljä keskeistä kysymystä:

• Kuka saa pääsyn liiketoiminnan luottokortit?,
• mitkä ovat menot tai luottorajat?
• millainen on kuluraportointiprosessi?
• miten Out-of-policy-ostoksia voi vähentää?

Ennen kuin antaa yritysten kortteja työntekijöille tai ottaa ne kaikki pois uuden rahoituksen rooli, ottaa aikaa määrittää yhtiön parhaita käytäntöjä rahoitusriskien hallinta. Tarjoamme sinulle kysymyksiä ja esimerkkejä yrityskorttikäytännöistä luodaksemme sellaisen, joka toimii yrityksellesi.,

kun luot käytäntösi, mieti neljää keskeistä kysymystä:

• kuka saa käyttöoikeuden työntekijöiden käyntikortteihin?
• mitkä ovat menot tai luottorajat?
• millainen on kuluraportointiprosessi?
• miten Out-of-policy-ostoksia voi vähentää?

päätä, kuka saa yrityskortit

ensin sinun täytyy miettiä, kuka yrityksessäsi voi saada yrityskortin. Tässä muutama esimerkkipoliittinen vaihtoehto:

• kaikki työntekijät saavat yrityskortin. Tämä käytäntö vähentää kitkaa, mutta lisää luvattoman käytön riskiä., Yksi-koko-sopii kaikkiin lähestymistapa ei ehkä oikeastaan sovi yrityksesi.
• vain tietyt virkaikät omaavat työntekijät saavat yrityskortin. Voit esimerkiksi antaa kaikille johtajille ja hallintohenkilöstölle yrityskortin. Riski on alhainen tässä tapauksessa, koska kortin käyttöä kortti on rajallinen, mutta kitka on suuri, jos tiimin jäsenet ilman pääsyä kortin täytyy tehdä osto ja täytyy käydä läpi työtoveri, joka on yksi. Kulunhallintaohjelmiston avulla työntekijät voisivat kuitenkin pyytää kertakäyttöisiä virtuaalikortteja näihin ostoksiin.,
• kaikki työntekijät saavat käyttöoikeuden yrityskorttiin, mutta vain tiettyihin toimintoihin tai liiketoimintaan. Henkilökortteja voisi antaa tarpeen mukaan. Tämä käytäntö voisi toimia, jos henkilöstön jäsen, joka ei yleensä tarvitse tehdä ostoja yrityksen puolesta menee työmatkalla tai hankkii tarvikkeita kokoukseen. End-to-end viettää hallintaohjelmisto, voit antaa kertakäyttöinen virtuaalinen kortti työntekijöille, jotta he voivat tehdä ostoksia vain tarvittaessa. Tämä pitää riskin ja kitkan pienenä, koska henkilökunta voi käyttää virtuaalista yrityskorttiaan mobiililaitteesta.,

Hallita liiketoiminnan kuluja asettamalla rajoituksia

Seuraavaksi sinun täytyy päättää, mitä ne sisällä kortin ohjelma voi käyttää rahaa ja kuinka paljon he voivat käyttää.

harkitse sallittuja ostoksia

joten mihin työntekijät voivat käyttää yrityskorttejaan? Tässä on ideoita sallittu corporate card-ostoista sisällyttää omaan kortinhaltijan politiikka:

• Ohjelmisto
• Mainonta (mainosmateriaali, digitaalisia mainospaikkoja, jne.)
• toimistotarvikkeet
• Ateriat ja viihde –
• Paikalliset kuljetukset (esim., bensa to get to a local client meeting)
• matkakulut (hotellihuoneet, lentoliput, autovuokraamot jne.)

riippuen liiketoiminnasta, mukaan lukien tietyt rajoitukset politiikassa voisi myös olla järkevää. Jos yrityksen määritelmä henkilökohtaisista kuluista vs. liiketoimintakuluista on epäselvä, sitä kannattaa harkita. Monet politiikat ovat esittäneet rajoituksia vastaan käteistä, vaikka tämä saattaa tuntua ilmeinen raja jossain.,

– Pitää muistaa, että viettää hallinta ohjelmiston avulla voit rajoittaa ostot tiettyjen kauppias tyypit ja osastoittain, niin että vain markkinointi joukkue voi tehdä mainonta-liittyvät hankinnat, esimerkiksi.

varmista, että politiikka ei jätä pois tail-end-viettää hallinta. Häntäpään menot koostuvat pienistä kuluista, joita ei yleensä hoideta, koska ne eivät välttämättä kuulu tiettyyn menoluokkaan. Nämä näennäisesti vähäiset kulut voivat lisätä jopa 20 prosenttia kokonaismenoista. Ilman kulujen hallintaa häntäpään ostot voivat verottaa budjettia.,

Aseta menorajat

kuinka paljon yrityskorttilaiset voivat kuluttaa? Voit myös perustaa tämän päivittäisen tai kuukausittaisen rajoituksesi T&e-käytäntöön. Ehkä työntekijät voivat käyttää jopa 50 dollaria päivässä matkaruokiin ja 300 dollaria hotelleihin.

Vaihtoehtoisesti, sinulla voisi olla porrastettu menoja rajoituksia tai poikkeuksia, työkokemuksella. Ehkä voisit antaa C-sviittisi käyttää hotellihuoneeseen yli 300 dollaria, kun taas kaikki muut voivat käyttää siihen asti.,

tiesitkö, että best corporate kortit voi auttaa sinua valvoa kortin rajat (ja kaksinkertainen palkintoja käyntikortteja)? Puhutaan tästä myöhemmin.

Määrittää hyväksyntäprosessin

haluatko vaativat pre-hyväksynnät ostojen kautta työntekijä käyntikortti tilit?

sinulla on muutama vaihtoehto tässä. Jos hankinta kuuluu rajoissa kaavailema T&E-politiikka, et voi vaatia hyväksyntää.,

saatat vaativat hyväksynnät poikkeuksia tähän sääntöön, esimerkiksi jos hotellihuoneessa hinnat ovat korkeammat kuin T&E politiikan avulla, koska matka on varata viime hetkellä.

yleensä, hyväksynnät pienempi riski, mutta he suuresti hidastaa ostot — usein turhaan, koska monet T&E-ostoksia voi olla päinvastainen (esim. lennot, jotka voidaan peruuttaa 24 tunnin kuluessa). Haluamme, että kulujen hallinta mahdollistaa ketteryyden, ei tuskallisen hitauden.,

Luo viettää raportointi ja korvaus prosessi

Oman corporate card politiikan tarpeisiin sisällyttää ohjeet siitä, miten tehdä kuluraportti. Tämä prosessi vaihtelee riippuen siitä, otatko kulunhallinta lähestymistapa tai liiketoiminnan kulujen hallinta lähestymistapa hallintaan liiketoiminnan kulut.

Jos käytät kustannuksella hallintajärjestelmä, henkilöstön corporate card access täytyy kerätä kuitit ostoista, ja kirjanpito-osasto täytyy sovittaa luottokortilla liiketoimia ja luottokorttien lausuntoja.,

end-to-end-kulunhallintaohjelmistolla expensing automatisoidaan digitaalisten kuittien ja sovellusten avulla. Tileille maksava tiimi saa reaaliaikaista näkyvyyttä rahankäyttöön.

politiikan ulkopuoliset ostot loppuunmyydyllä kulunhallinnalla

politiikan ulkopuoliset ostot ovat väistämättömiä. Useimmiten nämä tapahtumat tapahtuvat vahingossa tai siksi, että työntekijä on hämmentynyt yrityksen luottokorttipolitiikasta. Kurinpitotoimet ovat harvoin tarpeen jopa toistuvien rikoksentekijöiden kohdalla., Kun luot yrityskorttikäytäntösi, mieti keinoja hillitä politiikan ulkopuolisia ostoksia.

Business viettää hallinnan ohjelmistoja, yhdistetty paras yritysten kortteja, voi estää out-of-politiikan ostot toimimalla viettää control service. Kulunhallinta ohjelmisto voi auttaa sinua valvomaan menojen rajoituksia. Esimerkiksi sellaiset hankinnat, jotka eivät kuulu politiikan piiriin, estetään.

Jos huomaat, että henkilökunta yrittää jatkuvasti tehdä politiikan ulkopuolisia ostoksia, kysy heiltä, miten voit tehdä politiikasta helpommin ymmärrettävän ja tehdä yhteistyötä sen parantamiseksi.,

Otoksen corporate card politiikka

Tässä on yrityksen kortti policy template, että suosittelemme, ketterä, kasvava yrityksille:

* Kaikilla työntekijöillä on pääsy yrityksen kortti, mutta monet vain tiettyjä toimintoja. Työntekijät, jotka tekevät usein ostoksia yrityksen puolesta, saavat fyysisiä Yrityskortteja. Ne, jotka tekevät satunnaisesti ostoksia yrityksen puolesta, saavat mahdollisuuden käyttää kertakäyttöisiä virtuaalikortteja tarpeen mukaan.,

Alla löydät listan sallittu menojen luokat, hyväksytyt kauppiaat, osastot, jotka voivat tehdä ostoksia ne kauppiaat, ja käyttörajoista.

– Menojen Luokka,	Kauppiaat	Valtuutettu Osastojen	käyttörajat (ostot yli rajojen tarvitaan hyväksyntä)
Ohjelmisto	Lola.com, Osinko, HubSpot, jne.,ation	Myynti -, C-Suite, Admin	GSA: n per diem
Paikallinen kuljetus	MBTA, Sunoco, Uber, Lyft	Myynti -, Markkinointi -, C-Suite,
Matkustaa	Marriott, American Airlines, Yritys	Myynti -, Markkinointi -, C-Suite –

Nyt olet varustettu oikea ajattelutapa luoda corporate card politiikkaa, joka alentaa riski, kitka, ja pitää yritys on taloudellisesti terve., Käyttämällä viettää hallinnan ohjelmistoja, luoda ja toteuttaa tätä politiikkaa, voit saavuttaa valvonta-ja näkyvyyttä uhraamatta ketteryyttä.

Lola.com on johtava viettää hallinnan ratkaisu, jonka avulla voit poistaa kuluraporttien, tarkastella kaikki viettää reaaliajassa, ja saada hallita budjetteja.