11 applications de productivité qui feront de 2021 votre année la plus Productive à ce jour

par Ty Collins

Les applications de productivité et les outils de gestion du temps sont partout, chacun promettant d’être la meilleure chose à faire pour vous aider à travailler. Il est assez écrasant d’essayer de passer au crible tous les outils qui vous aident à gérer votre temps, à collaborer avec vos pairs ou à automatiser des tâches. Mais si vous êtes submergé par le travail, vous n’avez certainement pas le temps de patauger dans l’océan d’options.

Pas besoin de s’inquiéter. Nous sommes là pour vous proposer les applications de productivité les plus prometteuses et les plus puissantes d’aujourd’hui., Notre guide décrit les meilleures offres disponibles en ce moment, glanées à partir de notre expérience et des critiques provenant d’un large éventail de sources.

vous remarquerez rapidement que les applications de productivité que nous recommandons remplissent une variété d’objectifs. C’est parce que la productivité semble différente pour tout le monde. Nous répondons aux questions suivantes que toute personne productive doit affronter à un moment donné:

• de quoi avez – vous besoin pour devenir plus productif?

• avez-vous besoin d’un assistant personnel pour planifier vos projets plus efficacement?,

• avez-vous besoin pour automatiser les tâches de façon à libérer du temps dans votre horaire?

• Ou avez-vous besoin d’améliorer la communication avec votre équipe?

Nous avons divisé notre liste en catégories pour vous permettre de trouver facilement les outils dont vous avez besoin.

vous remarquerez également que la plupart de nos recommandations sont des applications de productivité gratuites avec des versions payantes offrant des fonctionnalités supplémentaires. Nous avons pris cela en compte et aider à briser les différences entre les versions gratuites et payantes de ces outils., La réalité est que vous obtenez ce que vous payez, mais à partir de la version gratuite vous permet de bien essayer un produit. Vous pouvez prendre autant de temps que nécessaire pour déterminer si un outil particulier est le bon choix pour vous.

qu’est-ce que la productivité de planification de projet et quelles applications La prennent en charge?

lorsque vous pensez à la productivité, vous imaginez probablement de longues listes de tâches et de délais. Cette catégorie d’applications de productivité contient des outils pour vous aider à gérer à grande échelle votre flux de travail quotidien ou celui de votre équipe., Ces outils incluent des fonctionnalités puissantes pour le suivi et l’attribution de tâches et de délais. Chacun a ses propres forces, en fonction de vos besoins, mais les trois choix sont des applications de productivité stellaires.

1: Asana

fonction: planification de projets à grande échelle, applications de planification des étudiants, collaboration et gestion des flux de travail

coût: version de base gratuite pour jusqu’à 15 membres; 11//utilisateur / mois pour le premier niveau Mis à niveau

Asana est considéré comme l’un des outils de productivité les Avec 4.,5 + avis étoiles de PCMag et TechRadar, cet outil introduit l’automatisation pour simplifier la planification des projets d’équipe et la gestion des tâches. Les utilisateurs incluent des géants comme la NASA et Salesforce.

la configuration du front-end D’Asana est moins intuitive et structurée que celle des autres outils de gestion de projet. PCMag compare l’outil à un jeu de cartes avec son ouverture et son manque de structure, alors que les outils de gestion de projet traditionnels ressemblent plus à des jeux de société avec des règles définies et des structures linéaires. Certains utilisateurs trouvent qu’ils ont besoin de plus de temps au début pour configurer des projets à L’aide D’Asana., Cependant, en échange de la courbe D’apprentissage plus raide D’Asana, les utilisateurs bénéficient de beaucoup plus de puissance et de polyvalence.

Asana offre une variété de fonctionnalités de collaboration, en particulier dans les niveaux payants:

• avec Timeline, vous pouvez créer des diagrammes de Gantt et maintenir votre équipe dans les délais. Ajoutez des membres d’équipe à des projets spécifiques avec différents niveaux de privilèges d’édition.

• déléguez les tâches aux membres individuels de l’équipe avec des marqueurs pour les délais et les priorités. Gardez un œil sur tous les progrès.,

• automatisez les tâches de routine afin de ne pas vous embourber dans des détails fastidieux—ou d’oublier les plus importants.

• Asana vous aidera à vous assurer que les membres de votre équipe disposent de charges de travail raisonnables. Vous pouvez afficher toutes les tâches assignées à une seule personne et garder une trace de qui est responsable de quoi avec la fonction Portfolio.

dans l’ensemble, Asana est un outil de gestion de projet puissant et flexible., Bien qu’il ait une courbe d’apprentissage abrupte et contienne des fonctions qui ne sont disponibles qu’avec le paiement, cet outil offre certaines des fonctionnalités de collaboration les plus puissantes de toutes les applications de planification de projet.

2: Todoist

fonction: Gestion de projet et planification personnelle

coût: la version gratuite est assez robuste pour un usage personnel; 3-5 $/mois pour la fonctionnalité d’équipe

Todoist est un outil de liste de tâches de premier plan avec des notes élevées (4.5+ étoiles) , Intuitif et évolutif, Todoist est idéal pour la création de listes simples ainsi que pour la gestion de projets de haut niveau. Son design épuré rend même le projet le plus complexe se sentir rafraîchissant simple. David Allen, auteur de Getting Things Done, souligne Todoist comme l’un des meilleurs outils pour intégrer son système de productivité.

La valeur de Todoist est assez simple:

• Créer un projet et de prendre des notes.

• Déterminer les étapes de l’action et sélectionnez la date limite et la priorité de chaque tâche. Attribuez des étiquettes pour indiquer des contextes, tels qu’une réunion du personnel ou un travail ciblé.,

• Utiliser des notifications pour recevoir des rappels planifiés pour les tâches importantes.

• et bien sûr, tirez facilement la liste des rendez-vous et des mesures à prendre aujourd’hui.

la fonction boîte de réception permet d’ajouter facilement des éléments de l’ordre du jour et de les trier plus tard; lorsque vous êtes dans une réunion au rythme rapide, Todoist vous permet d’entrer rapidement des tâches ou des affectations de suivi et de les organiser plus tard selon leurs projets et délais appropriés. Avec la fonctionnalité payante, vous pouvez également partager des projets et déléguer des tâches, mais Todoist n’est pas avant tout un outil de collaboration.,

Il existe une longue liste d’applications de calendrier partagées et d’applications externes qui s’intègrent à Todoist; il comprend Google Agenda et Amazon Alexa.

3: Trello

fonction: workflow D’équipe et planification de projet

coût: Version gratuite limitée; les versions payantes commencent à 10//mois

Trello est un outil de flux de travail simple et propre. Ceux qui connaissent les tableaux kanban reconnaîtront l’utilisation de cartes et de colonnes pour visualiser l’état de divers projets; il est facile de voir la progression lorsque vous déplacez des cartes d’une colonne à l’autre., Si une collaboration d’équipe plus simple et ciblée est votre priorité absolue, vous préférerez probablement Trello à des alternatives comme Asana et Todoist.

à la base, Trello est incroyablement simple, mais il peut être gonflé pour faire beaucoup de choses fantaisistes que vous voudriez d’un outil de gestion de projet. Il offre des intégrations (Trello les appelle « Power-Ups ») avec Slack, Google Hangouts, Evernote et bien d’autres applications de productivité. De plus, une fonctionnalité appelée « Butler » offre une automatisation pour minimiser les tâches de maintenance fastidieuses.,

d’autres outils de productivité offrent certes plus en termes de vues personnalisables et, dans une certaine mesure, de niveau de détail dans l’organisation des tâches. Mais si vous voulez éviter la complexité inutile, Trello est le meilleur choix pour vous et votre équipe.

que sont les applications de productivité D’automatisation et pourquoi en ai-je besoin?

parfois, ce sont les petits renards qui gâchent les vignes. Les plans les mieux conçus peuvent ne pas être pleinement mis en œuvre en raison du volume ou de la complexité des tâches détaillées. Certaines tâches sont si simples qu’elles deviennent complètement ennuyeuses et énergivores., D’autres tâches sont si importantes que vous ne voulez pas les laisser sensibles à l’erreur humaine. Gagnez du temps, resserrez votre flux de travail et réduisez les erreurs en automatisant les tâches avec l’une de ces excellentes applications.

4: Calendly

Fonction: Outil de collaboration en ligne automatisé et planification de rendez-vous

coût: version de base gratuite très utile; les versions Premium et Pro varient de 8 à 12 $/utilisateur/mois

Calendly agit comme un secrétaire personnel., Si vous avez beaucoup de réunions à planifier sur une base hebdomadaire, Calendly simplifiera ce processus pour vous avec l’intuition d’un assistant administratif qualifié.

• Calendly s’intègre avec Google Agenda, Outlook et d’autres outils pour se connecter avec jusqu’à six calendriers.

• l’outil vérifie automatiquement la disponibilité et vous aide à planifier tous les types de réunions, en tenant compte des fuseaux horaires, des horaires de vos collègues et du besoin de temps tampon entre les réunions.,

• Calendly vous permet de planifier tous les types de réunions—entretiens individuels, discussions rondes, réunions collectives ou événements de groupe tels que webinaires, formations et plus encore. Chaque personne connectée reçoit automatiquement une notification indiquant que vous souhaitez planifier une réunion et peut choisir parmi les heures que vous indiquez disponibles.

avec ses fonctionnalités hautement personnalisables, Calendly simplifie le processus de planification et supprime l’ennui d’avoir à faire un suivi avec les gens ou à communiquer des changements soudains d’horaire., L’outil répond à vos préférences et ne partage que les informations nécessaires.

L’application est encore plus intuitive lorsque vos coéquipiers utilisent également Calendly. Consultez un aperçu des horaires de votre équipe et recevez des analyses sur les tendances de planification dans votre groupe. Vous avez également la possibilité de vous intégrer à un large éventail d’autres applications de productivité, telles que Zoom, Zapier et HubSpot. En savoir plus sur la façon dont Calendly fonctionne également comme logiciel de gestion scolaire.,

5: Zapier

fonction: intégration et automatisation des tâches

Coût: Gratuit jusqu’à 100 tâches/mois; les mises à niveau de capacité accrues commencent à 20 $/Mois

Zapier vous permet de choisir parmi les meilleures applications et de les intégrer de manière transparente pour une utilisation quotidienne. Voici quelques-uns des avantages:

• bénéficiant d’une intégration avec plus de 2 000 applications, Zapier automatise les tâches fastidieuses et faciles à ignorer.

• Il s’agit notamment de tâches telles que l’ajout d’abonnés à votre liste de diffusion ou l’ajout d’éléments d’une conversation Facebook dans votre calendrier.,

• aucune connaissance en codage n’est requise. Zapier vous pose des questions simples sur ce que vous voulez faire, et lorsque vous répondez aux invites, l’application configure les tâches pour vous.

• certaines entreprises très connues utilisent Zapier, telles que Spotify et Adobe, mais l’outil s’adapte aux utilisateurs de toute taille.

D’une part, Zapier effectue les tâches fastidieuses de bas niveau qui occupent l’espace cérébral et la productivité sap. D’autre part, l’outil s’assure que vous ne négligez pas les éléments cruciaux de votre flux de travail., Par exemple, si vous utilisez plusieurs outils de messagerie, vous pourriez oublier de vérifier une plate-forme ou l’autre. Cela signifie manquer un lead de Vente important ou un problème sensible au temps. Zapier intègre toutes les plates-formes de messagerie et centralise les notifications afin que vous n’ayez qu’à vérifier une seule application de messagerie pour obtenir les mises à jour de votre journée.

Avec Zapier, les possibilités d’automatisation des tâches et l’intégration d’applications sont pratiquement infinies.

quelles sont les applications qui aident les équipes à collaborer?

chaque équipe a une culture, un processus de communication et un flux de travail de projet uniques., Les dysfonctionnements qui surviennent dans les paramètres d’équipe ne sont amplifiés que lorsque les travailleurs ne peuvent pas coordonner ou communiquer efficacement. Surmonter ces obstacles conduit à une plus grande productivité, synergie et créativité en tant qu’équipe. La puissance des applications de collaboration de groupe change la façon dont les gens travaillent ensemble et élargit les possibilités de solutions créatives et de workflows de projet. Les outils de collaboration de groupe contribuent également à augmenter la longévité de l’entreprise et les connexions personnelles, car ils facilitent grandement le maintien de la connexion.,

6: G-Suite

fonction: Collaboration et création de contenu

coût: 6 $/Utilisateur/mois pour le package de base

G-Suite est souvent connu comme « toutes ces applications Google »:

• Google Docs est un outil de document partagé idéal pour collaborer et suivre les révisions

• Google Sheets est une version plus légère mais/li>

• Google Slides est un outil de diapositives dynamique portable idéal pour la collaboration et les mises à jour du deck 11th Hour.,

ces applications sont des alternatives en ligne puissantes aux suites bureautiques populaires telles que Microsoft Office. Ils offrent non seulement des fonctionnalités similaires de création de documents, de feuilles de calcul et de présentations, mais également des outils de collaboration rationalisés et pratiques, des capacités de stockage en ligne et de partage de fichiers. En outre, G-Suite aide les utilisateurs à éviter de nombreux problèmes de licence et de mise à jour que les utilisateurs rencontrent avec des outils plus traditionnels, tels Qu’Office.

Mais ces applications Google sont gratuits, alors pourquoi payer des frais mensuels?, Pour commencer, la version $6/mois de G-Suite Double Le Stockage de chaque utilisateur de 15 Go à 30 Go. G-Suite se concentre également sur les applications métier et les fonctions de collaboration d’équipe; alors que les applications Google peuvent suffire pour un étudiant, G-Suite active les contrôles d’administration d’équipe, une application de messagerie de groupe intégrée appelée Currents et des informations sur le développement organisationnel via un outil appelé work Insights.

de plus, la version payante de G-Suite inclut un support technique humain et un excellent contenu consultable. Il est presque étrange à quel point il est facile de trouver des conversations précédentes ou des e-mails enterrés., Suivre les modifications, commenter et travailler sur le même contenu en équipe est plus facile que jamais avec G-Suite.

7: Slack

fonction: Messagerie et communication de groupe

Coût: Gratuit pour basic; commence à 6,67 $/utilisateur/mois pour un historique et des intégrations illimités

Slack, utilisé par des entreprises mondiales comme Target et Airbnb, est un outil de messagerie de groupe. Il fonctionne pour donner à une équipe l’impression de travailler dans la même pièce, même si les continents sont séparés.,

l’outil est une vaste amélioration des conversations par e-mail standard en raison de ces fonctionnalités populaires:

• les réponses en temps réel sont plus efficaces et moins encombrantes que le processus de passer au crible sept ou huit e-mails qui répondent tous à un seul thread.

• Vous pouvez démarrer facilement visibles les fils de discussion.

• Vous pouvez trier les conversations par un collègue.

• Vous pouvez sélectionner des groupes de pairs pour discuter des projets.,

• Vous pouvez épingler les annonces importantes, étiqueter le personnel de projet pertinent et rechercher des historiques de conversation pour des détails importants.

Dans certains cas, les utilisateurs peuvent même préférer Slack aux réunions en personne. Si un collègue commence une conversation parallèle, étiquetez-la et mettez-la de côté comme un nouveau fil de discussion afin que tout le monde puisse rester concentré sur le sujet de discussion original. Plutôt que de distribuer des copies papier ou numériques de documents et d’espérer qu’ils seront organisés de manière appropriée, ajoutez une pièce jointe directement dans la conversation, lorsque cela est pertinent., Slack stocke automatiquement les fichiers partagés et les organise sous les fils de discussion pertinents, afin que les utilisateurs puissent facilement accéder aux documents et les trouver quand ils en ont besoin.

la Sécurité est un élément important de Mou. Les données chiffrées et l’authentification unique garantissent que vous pouvez avoir des conversations sensibles au sein de la plate-forme. C’est une grande aide pour les équipes qui collaborent à distance.

8: Zoom

fonction: réunions À Distance et vidéoconférence

Coût: Gratuit pour une version de base robuste; 15 / / mois pour plus de fonctionnalités.,

Les entreprises d’aujourd’hui apprécient la productivité et la collaboration des équipes. Les travailleurs à distance sont également de plus en plus courants sur le lieu de travail. Zoom permet la vidéoconférence de haute qualité avec de nombreuses fonctionnalités pour rationaliser les flux de travail du projet.

peu de choses sont plus frustrantes sur le lieu de travail que de rester assis dans un appel avec des collaborateurs, attendant qu’une personne mette en service sa technologie., Ou peut-être que vous avez un bon flux dans votre conversation et que le vrai travail se fait… et puis votre connexion échoue, et vous devez essayer de redémarrer la conversation avec la même énergie. La technologie puissante de Zoom en fait l’une des options de vidéoconférence les plus fiables du marché.

Zoom s’intègre à une foule d’autres outils tels que Google Agenda, Evernote et GitLab. Il peut gérer jusqu’à 49 vidéos simultanées sur un écran et jusqu’à 1 000 participants sur le même appel vidéo. Cela en fait un choix populaire pour les webinaires et les paramètres de classe.,

applications de productivité supplémentaires

La plupart des entreprises seront utilisées pour l’organisation du contenu et la gestion des médias sociaux. Bien qu’il existe de nombreux concurrents dans ces domaines, Evernote et Hootsuite se distinguent comme les options les plus fiables, les plus puissantes et les plus développées.

9: Evernote

fonction: prise de notes et organisation du contenu

coût: version de base barebone gratuite. 8/ / mois ou 15/ / mois pour les fonctionnalités collaboratives.

L’organisation du contenu est l’un des moyens les plus négligés pour devenir plus productif., Si votre école, votre travail ou vos loisirs impliquent une quantité importante de partage de contenu, tel que du contenu web ou des devoirs écrits, Evernote sera un excellent choix pour vous.

Evernote est une excellente application de productivité pour organiser et archiver le contenu. Il offre plusieurs niveaux d’organisation personnalisable, de sorte que vous pouvez le configurer d’une manière qui correspond à vos préférences.

Evernote vous permet également de créer du contenu de différentes manières., Si vous préférez utiliser un stylo et du papier, prenez une photo de vos notes et utilisez la fonction de Reconnaissance optique de caractères (OCR) D’Evernote pour convertir vos gribouillis manuscrits en texte consultable. Si vous pensez mieux à haute voix, utilisez l’enregistreur audio et enregistrez vos pensées verbales comme une note pour plus tard.

le Web clipper facilite le stockage d’informations sur le site Web sans les annonces; le contenu du site web stocké devient également consultable. Donc, si vous trouvez un excellent article sur un sujet d’intérêt, coupez-le dans Evernote et revenez-y plus tard en recherchant le texte ou en utilisant les balises que vous avez ajoutées.,

l’inconvénient D’Evernote est son prix. Il existe une version gratuite de l’application, mais elle n’offre pas beaucoup plus de fonctionnalités que Google Keep ou Apple Notes, qui sont tous deux gratuits et simples à utiliser. D’autres comparent également souvent Evernote à OneNote, qui partage une grande partie des mêmes fonctionnalités et est gratuit (avec un stockage en ligne limité). Cependant, le month 8/month apporte 10GB de téléchargements chaque mois et quelques fonctionnalités plus puissantes que OneNote.,

bien que la sécurité D’Evernote ne soit pas la plus forte (les données sont stockées sur Google Drive), vous pouvez utiliser des applications tierces comme Saferoom pour garantir le niveau de sécurité dont vous avez besoin. L’intégration avec D’autres outils tels que Zapier permet également d’accéder à des informations ou à des outils pertinents tels que des calendriers, des e-mails et d’autres applications de productivité et de communication.,

10: Hootsuite

fonction: Gestion des médias sociaux

coût: forfait gratuit limité; les forfaits complets commencent à 30 $/mois

Hootsuite est considéré comme un outil de productivité car il prend beaucoup de conjectures sur la stratégie pour les médias sociaux et offre des outils spécifiés pour organiser et planifier la stratégie des médias sociaux. Utilisé par 800 des entreprises Fortune 1000, Hootsuite est une application de productivité de référence pour toute personne travaillant dans les entreprises ou à but non lucratif.

Hootsuite inclut des outils de planification pour savoir quand et comment publier du contenu., Créez un calendrier de publication personnalisé et gardez une trace des détails importants tels que les hashtags et les stratégies uniques à chaque plate-forme. Vous pouvez créer plusieurs publications à la fois et les programmer pour qu’elles soient publiées à des moments précis à l’avenir. C’est un gain de temps énorme car vous n’avez pas à changer de vitesse pour poster à des moments gênants.

Les outils analytiques de Hootsuite fournissent des informations précieuses sur la façon dont votre organisation atteint les audiences sur diverses plateformes de médias sociaux. Vous pourrez apprendre quels types de publications attirent le plus l’attention et quelles heures sont les plus optimales pour la publication.,

Hootsuite fait gagner beaucoup de temps aux utilisateurs à long terme. Cependant, il existe une courbe d’apprentissage importante au début. Et si vous venez de commencer en tant qu’entreprise ou à but non lucratif, 30/ / mois semble probablement être une étiquette de prix raide. La version gratuite est fonctionnelle mais ne dispose pas des fonctionnalités d’analyse et vous limite à 30 messages par mois. Mais après que la version gratuite de Hootsuite vous aide à développer et à améliorer votre présence sur les réseaux sociaux, votre budget pourra vous offrir un forfait complet.

Lucidchart

fonction: Gestion de projet

Coût: Gratuit pour les fonctionnalités de base, 7$.,95/mois pour les particuliers, et 9 $/mois (par utilisateur) pour une équipe

Lucidchart améliore la productivité en visualisant les workflows. Vous venez de créer un document (il existe de nombreux modèles à choisir) vous aider à démarrer. Il existe des centaines de formes et de couleurs pour personnaliser votre modèle.

Lucidchart peut vous aider, vous et votre équipe, à collaborer dans un logiciel d’interface en marquant les membres de l’équipe. La communication transparente (en temps réel) rend tout transparent et simple.,

2021: tourner la page sur une année difficile avec une productivité accrue

rester compétitif à l’ère numérique nécessite d’utiliser les meilleurs outils numériques. Des fonctionnalités de médias sociaux de Hootsuite aux services de planification de Calendly, nos applications de productivité recommandées amélioreront considérablement votre vie professionnelle.

bien qu’il existe de nombreuses applications de productivité qui auraient facilement pu être incluses, nos recommandations incluent les outils les plus puissants et polyvalents qui répondent aux problèmes de productivité les plus fondamentaux d’aujourd’hui, allant de la planification à la collaboration à distance.,

Les possibilités sont infinies. Devenez le plus productif que vous ayez jamais été en choisissant les meilleurs outils pour vos besoins. Faites votre plus productives décennie encore.