Comment garder une trace de l’inventaire Pour les marchands débutants

Votre inventaire est le pain et le beurre de votre entreprise. Vous, votre personnel et vos clients devez tous y accéder d’une manière ou d’une autre pour que votre entreprise fonctionne correctement.

La gestion de l’inventaire permet de garder tout le monde sur la même longueur d’onde et d’éviter toute confusion. Cependant, c’est souvent plus facile à dire qu’à faire. Garder une trace de l’inventaire n’est jamais simple; surtout si vous êtes un nouveau propriétaire d’entreprise, ou vous traversez une période de croissance rapide.,

Nous avons créé ce post pour vous aider à faire face aux complexités de la gestion des stocks. Nous vous donnerons des recommandations stratégiques de haut niveau et quelques conseils rapides pour résoudre les problèmes courants. Nous vous recommanderons même quelques outils de gestion des stocks à essayer.

Qu’est-ce que la gestion des stocks?

à un niveau de base, la gestion des stocks consiste à mettre en place des outils et des systèmes pour suivre les articles, les ingrédients ou les marchandises que vous avez en stock et la quantité que vous avez sous la main., Cela vous dira quels articles vous devez réorganiser, quand vous devez le faire, et la quantité que vous devez obtenir, empêchant les problèmes de rupture de stock.

les spécificités exactes de ce processus vont varier entre les entreprises individuelles et les différentes industries. Des considérations telles que les habitudes d’achat de votre public cible et les spécificités de vos relations avec les distributeurs conduiront également à des approches différentes de la gestion des stocks. Malgré tout cela, il y a quelques concepts généraux qui sont applicables dans tous les domaines., Répondez à ces questions pour commencer à élaborer une stratégie approximative de gestion des stocks:

• combien de stocks avez-vous actuellement sous la main?
• combien d’inventaire commandez-vous?
• combien de temps cet inventaire doit-il durer?
• Est-ce trop ou trop peu d’inventaire?
• avez-vous un stock de stockage adéquat?
• quelle méthodologie (first-in, first-out vs. just-in-time inventory management) et quels outils (inventory tracking software, POS, or spreadsheets) voulez-vous utiliser pour suivre l’inventaire?,

commander votre inventaire

tout d’abord, vous devez avoir un inventaire pour le gérer. Commander l’inventaire peut sembler un processus intimidant, surtout la première fois que vous le faites, mais il ne doit pas être. Répondre à quelques questions de base est un excellent moyen de commencer:

• Quels sont les types d’articles que vous souhaitez stocker?
• quelle quantité de ce produit comptez-vous vendre?
• à quelle vitesse comptez-vous le vendre?

ces questions dicteront la quantité et la fréquence de vos commandes., Ce faisant, ils vous aideront également à réguler vos flux de trésorerie. En connaissant le montant moyen que vous dépensez en inventaire et en fixant un objectif pour cette valeur, il est plus probable que vous respecterez vos directives de flux de trésorerie.

Vous devez également comprendre votre chaîne d’approvisionnement. Cela vous aidera à tracer le parcours de vos produits, des matières premières au produit fini, ainsi que la façon dont les produits atteignent vos étagères et les mains de vos clients., De petits changements dans la demande du marché, entre autres facteurs tels que la météo, les nouvelles réglementations et la géopolitique, peuvent bouleverser votre chaîne d’approvisionnement et faire flamber le prix des stocks. Les fournisseurs non organisés et peu fiables peuvent également augmenter les prix, alors sachez avec quels fournisseurs vous faites affaire pour avoir un meilleur contrôle sur vos coûts d’inventaire globaux et le niveau de stock.

comment les stocks mal gérés affectent les entreprises

La Mauvaise Gestion des stocks revient à jeter de l’argent par la fenêtre., Les erreurs administratives, qui relèvent de la mauvaise gestion des stocks, peuvent représenter plus de 20% de la perte de stocks ou du retrait de détail subi par une entreprise. Lorsque vous ne gardez pas une trace de votre inventaire, vous ne savez pas combien vous avez, ou combien vous vendez dans un délai donné. Vous pourriez acheter plus que ce dont vous avez besoin sans vous en rendre compte ou même perdre des stocks dans le fouillis d’une salle de stockage désorganisée. En ce qui concerne un restaurant ou une entreprise de services alimentaires, une mauvaise gestion des stocks signifie généralement avoir à jeter des aliments périmés ou en excès.,

Ne pas garder un œil sur votre stock signifie également qu’il est plus facile pour les gens de vous voler. Que le vol provient de vos clients ou de vos propres employés, des choses pourraient disparaître et vous ne le remarquerez peut-être jamais. Mettre en place des mesures de sécurité en plus des outils de gestion des stocks pour aider à arrêter ce problème.

Voir aussi: prévention des pertes: votre clé pour arrêter le vol à l’étalage

Comment savoir si vous avez trop ou trop peu d’Inventaire?

savoir combien d’inventaire vous devriez avoir sous la main peut prendre un certain temps à comprendre., Au début, vous devrez faire quelques hypothèses. Mais après avoir été en affaires pendant quelques mois, vous aurez suffisamment de données pour prendre de meilleures décisions. Pour ce faire aussi scientifiquement que possible, vous voudrez examiner vos ventes par performance d’article dans votre système de point de vente.

en plus de la quantité que vous achetez, vous voudrez également calculer combien vous dépensez en inventaire. Assurez-vous que ce numéro est conforme aux normes de l’industrie (en plus de respecter vos propres directives financières). Par exemple, les coûts des aliments dans un restaurant à service rapide devraient être d’environ 25 à 30%., Si vous dépensez plus de 30% sur votre nourriture seule, vous devez réduire la quantité de nourriture que vous achetez auprès des distributeurs et des fournisseurs, ou vous devez essayer de renégocier les prix que vous payez.

trop peu d’inventaire signifie que vous êtes constamment à court d’articles. Cela pourrait être parce que vous commandez trop peu, vous empêchant de suivre la demande. Cela peut être frustrant pour les clients et vous faire rater des ventes. Si cela devient une tendance, vos clients pourraient même commencer à magasiner ou à manger ailleurs., Si le problème concerne vos fournisseurs et non vous, alors une conversation honnête est le meilleur endroit pour commencer. Faites-leur savoir la cohérence avec laquelle vous avez besoin de produits sur vos étagères et travailler ensemble pour trouver un plan qui a du sens pour les deux parties.

Vous pouvez également surveiller les niveaux et les tendances de vos stocks à l’aide de rapports provenant de votre point de vente. Bon logiciel POS utilisera les informations recueillies auprès des ventes pour vous montrer vos articles les plus populaires afin que vous puissiez prioriser les garder en stock.,

Comment garder une trace des stocks

Une bonne gestion des stocks nécessite les bons outils. L’ancienne méthode du stylo et du papier prend beaucoup de temps et est sujette aux erreurs. C’est fondamentalement la même chose que de s’asseoir et de compter tout votre stock à la main. Les articles peuvent être facilement perdus ou égarés dans l’agitation de la gestion de votre entreprise. L’utilisation d’un logiciel d’inventaire moderne, d’une application de gestion des stocks ou d’un système de point de vente peut vous faire gagner du temps, de l’espace et des arbres. De plus, vous n’aurez pas à vous soucier de mal lire toute écriture bâclée.,

gestion des stocks avec votre système de point de vente

la même fonctionnalité que vous trouverez dans un logiciel de gestion des stocks dédié est intégrée à la plupart des systèmes de point de vente modernes. En fait, en dehors de l’analyse et de la possibilité d’accepter des paiements, c’est probablement la principale raison d’obtenir un point de vente. Un système comme ShopKeep permet à un propriétaire de petite entreprise d’entrer des données d’inventaire directement dans celui-ci. Ensuite, à mesure que les différents articles sont numérisés et que les ventes sont finalisées, le décompte des stocks se met automatiquement à jour, vous donnant accès à des informations d’inventaire en temps réel.,

pour mettre à jour votre inventaire plus rapidement, utilisez un lecteur de codes à barres Bluetooth pour numériser les articles d’une commande dans votre système de point de vente. Vous pouvez même configurer des déclencheurs de commande qui vous indiquent quand votre stock est faible pour un article afin que vous puissiez passer une commande. Des fonctionnalités comme celle-ci vous aident à éviter de manquer d’articles populaires et de décevoir vos clients.

Une fois que tout est ajouté dans votre système de point de vente, vous avez accès à des rapports qui vous aident à comprendre le fonctionnement de votre inventaire. Vous pouvez facilement répondre à des questions comme:

• Quels sont vos articles les plus vendus?,
• quels articles sont sous-performants attentes de ventes?
• quel est votre stock vaut la peine?
• quels articles ont la meilleure marge bénéficiaire?
• Comment les performances de mon inventaire ont-elles changé au fil du temps?

d’Être en mesure de répondre à ces questions est une grande victoire pour votre entreprise. Vous pouvez prendre des décisions plus intelligentes, mieux utiliser votre capital et maintenir votre entreprise sur la bonne voie.,

VOIR AUSSI: Base de Techniques de Gestion des Stocks pour les Meilleures Affaires

Stockage

le Stockage de produits est important pour toutes les entreprises, mais pour des raisons différentes. Dans la vente au détail, un stockage approprié maintient les produits propres, intacts et faciles à trouver. Rangez les vêtements dans des endroits secs et sur des cintres pour éviter les plis. Les accessoires comme les sacs à main, les portefeuilles et les chaussettes doivent être dans des contenants étiquetés séparés. Vous pouvez même aller plus loin en mettant chaque accessoire dans son propre emballage en plastique avant de le ranger., C’est une bonne pratique pour les bijoux achetés en vrac ou les sacs à main avec des bords rugueux et du matériel métallique. Cela permet d’éviter que les surfaces dures ne se frottent et ne s’endommagent pendant qu’elles sont déplacées du stockage vers la surface de vente.

Le rayonnage est également important. Les étagères peuvent aider à organiser vos produits tout en gardant votre espace de stockage ou d’entrepôt propre. Donnez-vous et votre personnel un espace de marche dédié en allant à la verticale et assurez-vous que vos étagères sont suffisamment robustes pour gérer la quantité d’inventaire dont vous disposez.,

Les vêtements et autres produits en tissu peuvent être endommagés par des souris ou d’autres créatures qui se retrouvent dans votre zone de stockage. Cela est particulièrement vrai s’il fait sombre et qu’il y a des boîtes qui ne sont pas déplacées souvent. La morale de l’histoire? Assurez-vous d’avoir une protection contre les rongeurs et les insectes. Sur une autre note, les souris peuvent également être un signe que l’inventaire a été assis pendant un certain temps et que vous devez apporter des modifications à votre catalogue.

en restauration, il est toujours recommandé d’étiqueter les aliments stockés avec la date à laquelle ils ont été préparés afin que vous sachiez ce qui est frais et que vous puissiez éviter le gaspillage., Les viandes et les produits laitiers doivent être stockés à des températures spécifiques pour éviter qu’ils ne se gâtent. Aux États-Unis, les lois qui régissent la façon dont les aliments doivent être stockés diffèrent d’un État à l’autre. Assurez-vous de vérifier auprès de votre autorité locale pour trouver les règlements qui s’appliquent à votre localité.

Voir aussi: 9 Raisons pour lesquelles les petites entreprises échouent (et comment L’éviter)

gérer votre inventaire à l’avenir

maintenant que vous avez mis en place les outils appropriés, il est important que les choses restent ainsi., Comme nous l’avons laissé entendre, un système de point de vente avec des outils de gestion des stocks appropriés vous fera économiser d’innombrables heures dans la salle de stockage suivi des commandes et des stocks avec votre visage dans une feuille de calcul. Cependant, le suivi des stocks ne se limite pas aux SKU sur un écran.

être ferme sur vos politiques de sécurité permet également de s’assurer que les choses ne sont pas volées. Mais c’est à vous en tant que propriétaire d’une petite entreprise de prêter attention à ce qui se passe dans votre magasin pour éviter tout rétrécissement de détail questions. Si vous regardez des rapports et voyez des choses qui n’ont pas de sens, assurez-vous d’agir le plus rapidement possible.,

pour avoir un aperçu de la façon dont un véritable propriétaire de boutique de détail gère son inventaire au jour le jour, jetez un oeil à la vidéo ci-dessous de la vloggeuse et propriétaire de la boutique Alli Schultz.

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la quantité de travail nécessaire pour suivre avec précision votre inventaire peut être une source majeure de stress pour les détaillants nouveaux ou occupés. Mais il n’a pas à être., Gardez à l’esprit que tout cela est un processus et il faudra du temps, ainsi que quelques essais et erreurs, avant de trouver des systèmes qui fonctionnent pour vous. Avec un travail acharné, de la persévérance et les bons outils de gestion des stocks, vos opérations quotidiennes se mettront en place.