Sautez-vous entre les réunions et les courriels urgents toute la journée pour vous rendre compte à 18 heures que vous n’avez même pas commencé ce projet important sur lequel vous étiez censé travailler? Ou préparé pour l’argumentaire de vente demain? Ou enfin penser à une stratégie efficace pour faire baisser votre coût d’acquisition de clients? Est-ce que vous avez l’impression que le temps passe et que vous ne savez même pas où il est allé parfois? Ou avez-vous l’impression de travailler constamment sur les priorités de quelqu’un d’autre au lieu de pousser sur vos propres objectifs?
j’ai été là., Cela s’appelle le dilemme Urgent contre Important et cela m’a complètement empêché de faire un travail efficace pendant des années. Jusqu’à ce que je trouve la Matrice qui a tout changé. Voici le guide étape par étape que j’ai utilisé pour résoudre le Dilemme Urgent par rapport à Important, récupérer mon temps et enfin me concentrer sur les choses importantes dans mon entreprise & life.
La matrice Urgent vs Important est un outil de productivité puissant qui peut 10x votre efficacité. Il se compose de 4 quadrants qui classent vos activités quotidiennes selon deux paramètres: le niveau d’urgence et le niveau d’importance.,
Voici le genre de travail qui est typique pour chaque quadrant:
Quadrant I:
Des problèmes urgents et des crises comme se précipiter pour lever des fonds pour votre startup pour payer vos employés à la fin du mois, faire face à un fuck-up majeur dans le département des opérations ou une tempête de merde, Projets dont la date limite approche, comme la soumission de votre mémoire de maîtrise à temps, l’envoi de votre candidature Y Combinator ou la soumission de vos comptes annuels.
Quadrant II:
Planifier votre stratégie marketing pour les 3 prochains mois, répartir les responsabilités entre votre équipe pour un nouveau projet et créer un plan de projet détaillé pour le lancement de votre produit. Préparer des réunions d’investisseurs importantes ou des argumentaires de vente. Établir des relations avec des partenaires et des employés potentiels. Le scoutisme et la recherche de nouvelles opportunités, la recherche de nouveaux domaines ou stratégies et l’apprentissage de nouvelles compétences.,
Quadrant III:
Interruptions de collègues pour des questions non pertinentes ou de petites discussions. Appels entrants, e-mails et réunions — s’ils ne sont pas pertinents pour vous spécifiquement.
Quadrant IV:
Travail occupé sans incidence claire sur les buts de l’entreprise et / ou vos objectifs. Appels entrants, e-mails et réunions-s’ils ne sont ni opportuns ni pertinents pour vous spécifiquement et/ou nécessaires pour atteindre vos objectifs. Les gaspilleurs de temps aiment les médias sociaux.,
Étape 2: Évaluez-vous
Pour améliorer votre productivité, vous devez non seulement comprendre le concept global de la matrice, mais aussi savoir où vous en êtes en ce moment. Cela vous aidera à décider des modifications à l’étape 3 auront le plus d’impact pour vous personnellement.,
évaluer vous-même, jetez un oeil à votre semaine type et d’estimer le % de votre temps que vous passez dans chaque quadrant:
Si vous avez des difficultés avec cet exercice, de documenter tout ce que vous faites pour une semaine. Notez les heures et les activités exactes dans un tableau comme le suivant et calculez les pourcentages à la fin en additionnant les heures pour chaque quadrant et en le divisant par le total des heures de travail., Dans cet exemple, les pourcentages seraient: I-25%, II — 37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.
Si vous avez de la difficulté à classer vos activités en fonction de l’urgence et de l’importance, voici quelques indicateurs pour chaque quadrant:
- Quadrant I: vous vous sentez que Vous êtes constamment mettre à feu et de fonctionnement en mode d’urgence. La plupart des projets sur lesquels vous travaillez exigent votre attention immédiate en raison d’un délai pressant.,
- Quadrant II: Vous avez l’impression d’être au sommet des choses en raison d’une planification, d’une préparation et d’une prévention minutieuses. Outre la planification et la préparation, vous consacrez votre temps à des projets à fort effet de levier, à de nouvelles opportunités, à l’apprentissage et à l’établissement de relations.
- Quadrant III: La plupart de votre temps est consacré à des activités qui nécessitent votre attention immédiate, mais ne sont pas nécessairement liées à vos priorités. Vous passez beaucoup de temps dans des réunions peu importantes, à être interrompu et à traiter des appels téléphoniques et des e-mails non critiques., Vous vous sentez comme si vous traitiez constamment de questions qui sont importantes pour les autres mais qui ne sont pas liées à vos propres priorités.
- Quadrant IV: Vous avez souvent l’impression de perdre votre temps. Vous passez beaucoup de temps sur un travail occupé qui n’est pas directement lié à vos objectifs, médias sociaux, vidéos, jeux et navigation Web inutile.
Étape 3: Optimiser
Les personnes les plus efficaces passent 80% de leur temps dans le quadrant II de la matrice Urgent-vs-Important., Cela leur permet de travailler activement sur de nouvelles opportunités et des projets à fort effet de levier au lieu de passer tout leur temps à réagir aux problèmes urgents et aux besoins des autres. En conséquence, ils sont en mesure de faire des progrès significatifs vers leurs objectifs, de prévenir activement les crises et de mener une vie plus équilibrée, calme et ciblée.
Voici ce que vous devez faire avec les activités du Quadrant I, III et IV pour libérer plus de temps pour les activités du Quadrant II:
Activités du Quadrant IV
Les activités du Quadrant IV ne sont ni urgentes, ni importantes et ne devraient donc pas être faites du tout., Voici comment les éliminer:
Éliminer les gaspilleurs de temps:
Documenter comment vous passez votre temps pendant une semaine entière (voir étape 2) et suivre votre temps d’écran mobile avec des applications comme Pyxsee, QualityTime et AntiSocial peut être très utile pour identifier vos gaspilleurs de temps personnels. Une fois que vous savez quels sont vos points faibles (YouTube, Instagram, Whatsapp, etc.), utiliser ces stratégies efficaces pour y faire face:
- Limiter l’utilisation des médias sociaux à des moments spécifiques de la journée (par exemple, votre trajet, votre pause déjeuner ou vos pauses de 5 min)
- Désactivez les notifications sur votre téléphone et votre ordinateur
- Utilisez une application pour bloquer certains sites et applications
- Laissez votre téléphone à la maison lorsque vous passez du temps avec vos proches
Éliminer le travail occupé:
Pour le dire dans les mots de Peter Drucker: Il n’y a rien de si inutile que de faire efficacement ce qui ne devrait pas être fait du tout. Peu importe si vous travaillez sur un projet pour votre patron ou si vous définissez votre propre horaire en tant qu’entrepreneur, demandez toujours POURQUOI vous faites quelque chose., Les personnes les plus efficaces s’assurent que ce sur quoi elles travaillent est directement lié à leurs principaux objectifs. Ou mieux encore, c’est la tâche qui a le plus d’impact sur la réalisation de leurs principaux objectifs. Voici comment éliminer le travail occupé:
- Assurez-vous que vos objectifs sont clairement définis à tout moment
- Avant de commencer un nouveau projet, demandez-vous « Est-ce vraiment ce que je devrais faire maintenant? Est-il logique? »
- Apprenez à dire NON aux demandes inutiles de collègues
- Défiez votre patron si vous ne voyez pas l’intérêt de faire une tâche spécifique
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