Comment réserver des blocs D'Hôtel pour votre mariage

le mariage est presque prévu, et soudain quelqu’un (votre mère, votre meilleure amie bien intentionnée, votre damn putain de partenaire) fait apparaître des blocs d’hôtel. Avez-vous un bloc réservé? Cela semble être une chose que les gens font. Si vous le faites? Ou est-ce juste une chose de plus à ajouter à la liste?

réponse courte: vous seul le savez avec certitude.

réponse plus longue: les blocs d’hôtel sont fantastiques lorsque vous voulez autant de personnes que possible au même endroit pour des raisons logistiques ou de transport, ou si vous espérez que les gens resteront près du mariage réel., Ils sont également une solution si tout le reste va être réservé, ou si vous voulez juste offrir à vos invités des conseils. Vous avez de la chance, car les blocs d’hôtel sont le travail parfait à donner à cette personne (maman ou BFF susmentionnée?) qui a été la mendicité pour un projet tout leur propre pour aider. Il y a juste assez de complexité pour en faire une tâche enrichissante, mais pas tant que vous voudrez (ou même vous soucier) de microgérer.

alors, que devez-vous savoir sur les blocs d’hôtel? Bien. Il s’avère qu’il ya beaucoup que vous pouvez savoir, et tout cela est couvert ici., Mais si vous ne lisez qu’une chose, assurez-vous qu’il s’agit de différents types de blocs d’hôtels… et notez la clause de taux d’attrition vraiment effrayante. Parce que vous ne voulez pas être coincé à payer de votre poche pour vingt chambres que vos invités n’ont pas réservées.

quand réserver

deux facteurs clés—le lieu du mariage et la période de l’année—déterminent quand vous devez le faire. Votre mariage a-t-il lieu dans une petite ville avec un nombre limité d’hébergements, pendant un week-end de vacances ou en même temps qu’un événement sportif ou une convention? Réservez tôt! Se marier en Nouvelle-Angleterre pendant les couleurs d’automne? Réservez tôt!, Une ville de la plage en été? Vous l’aurez deviné, réservez tôt! Essentiellement, une fois que vous réservez votre lieu, il est temps de commencer à rechercher des options d’hôtel.

les types les plus courants de blocs D’hôtel

blocs fermés (aka garantis): L’hôtel exige un dépôt afin de bloquer les chambres et vous tiendra financièrement responsable des chambres invendues: c’est le taux d’attrition. Parfois, c’est un pourcentage, parfois c’est un nombre réel.

c’est le type de bloc associé aux cauchemars de s’assurer que chaque pièce se remplit., La seule fois où je recommande de faire un bloc fermé ou garanti, c’est lorsque l’hôtel est littéralement le seul jeu en ville et que vous êtes aussi sûr que possible que toutes les chambres seront happées.

blocs ouverts (aka courtoisie): ceux-ci sont généralement exempts de clauses vous tenant financièrement responsable des pièces invendues dans le bloc. Généralement, la plus grande exigence avec un bloc de courtoisie est que toutes les réservations soient faites avant une date limite (environ trente à quatre-vingt-dix jours à l’avance). Les chambres qui ne sont pas réservées à la date limite sont libérées et vendues au prix du marché., Le principal inconvénient de ce type de bloc est que souvent les hôtels ne contiendront qu’un petit nombre de chambres (dix à vingt est la norme).

Si vous pensez que vous aurez besoin de plus de chambres que le maximum autorisé dans le bloc de courtoisie, je suggère de demander à l’hôtel leur politique sur l’ajout de chambres à la fin. Aussi, je suggère de réserver un deuxième (et peut-être un troisième) bloc dans un autre hôtel.

avec l’un ou l’autre type de bloc (et essentiel pour un bloc garanti), vous voudrez faire attention à vos chiffres. Il est difficile de deviner combien de chambres vous aurez besoin avant d’avoir un nombre de RSVP., Une bonne règle empirique est de compter tous les habitants de l’extérieur et de diviser par deux. Ce sera votre nombre élevé. Il y a de fortes chances que vous ayez besoin de moins de chambres que cela, car certains clients peuvent prendre d’autres dispositions. Tout le monde ne restera pas dans votre bloc, et ce n’est pas grave.

choisir des propriétés

Si vous vous mariez dans une grande métropole, il peut être difficile de restreindre les options. Voici quelques points clés à considérer:

Prix: je suggère de donner à vos invités deux ou trois options de prix (c.-à-d., budget, milieu de gamme, luxe)., Assurez-vous que les prix varient d’au moins cinquante dollars d’une catégorie à l’autre.

emplacement: essayez de réserver un hôtel près de vos événements de mariage. Les hôtels à distance de marche (ou situés près des transports) sont la meilleure option. Sinon, vos hôtels devraient idéalement être à moins de dix miles de votre lieu de mariage. En outre, le choix d’hôtels à proximité d’autres attractions et restaurants donnera aux lève-tôt quelque chose à faire (et ils vous laisseront donc seul pendant que vous vous bousculez pour prendre soin des articles de dernière minute).,

heure D’arrivée: beaucoup de vos invités ne resteront que la nuit de votre mariage. Il est important de s’assurer que l’heure d’enregistrement n’entre pas en conflit avec l’Heure de début de votre cérémonie et laisse suffisamment de temps pour se rafraîchir après l’enregistrement! Les clients qui arrivent le jour du mariage auront besoin de temps pour s’enregistrer et se préparer. Si vous prévoyez une cérémonie à 14 heures et que l’heure d’enregistrement est à 15 heures, certains de vos invités vont être ennuyés car ils ont dû s’habiller dans une salle de bain du hall. Pas de plaisir.

Une fois que vous avez réduit la Recherche, Contactez certains Hôtels pour obtenir des offres initiales., Vous pouvez prendre le téléphone et appeler chaque hôtel de votre liste (demander à parler à quelqu’un dans les ventes de groupe), ou vous pouvez utiliser un outil en ligne pour faire le travail initial. Quelques gratuits que j’aime sont Où vont-ils rester, Kleinfeld et planificateur D’hôtel.

Questions à poser lors de votre premier Contact

Quel est le tarif de groupe, taxes et frais compris?
Est-il des frais pour le stationnement? Les frais de stationnement incluent-ils des privilèges d’entrée/sortie?
Quelle est l’heure de check-in? Pourriez-vous garantir un enregistrement anticipé si nécessaire?
quelle heure est le départ?,
Est-il une exigence de séjour minimum?
offrez-vous un bloc de courtoisie? Quel est le nombre maximum de chambres?
Si nous avons besoin de chambres supplémentaires, pouvons-nous ajouter au bloc? Quel serait le seuil pour ajouter des chambres?
quel type d’équipements sont standard (navettes, petit déjeuner, Wi-Fi gratuit dans la chambre, etc.)?
y a-t-il un bar et un restaurant sur place? Quels sont les horaires?
avez – vous des installations pour organiser des événements avant ou après le mariage sur place?,

Options & commodités

types de chambres: assurez—vous d’organiser une variété de types de chambres pour convenir à vos invités-les familles et les amis partageant des chambres voudront probablement des doubles et les couples opteront probablement pour des chambres king ou queen. Jetez un œil à votre liste d’invités et divisez le bloc en conséquence.

demandez également à l’hôtel de réserver des chambres à différents étages—vous ne voulez probablement pas passer votre nuit de noces à côté de vos parents, et vous ne voulez certainement pas que vos amis réveillent votre grand-mère avec leur after-party dans la chambre.,

avantages: de nombreux hôtels sont heureux de fournir des extras aux blocs de mariage qu’ils n’offrent normalement pas à d’autres groupes—il suffit de demander! La clé ici est de savoir ce que vous voulez demander à l’avance. Voici quelques-uns des avantages les plus courants:

service de navette: l’hôtel peut avoir une navette interne dont vous pouvez profiter pour transporter les invités vers et depuis votre mariage. Ceci est généralement soumis à un rayon de distance maximum de l’hôtel. Certains hôtels facturent des frais minimes pour ce service, mais vous pouvez être certain que ce sera moins que d’embaucher un tiers.,
chambres gratuites: si vous réservez un grand nombre de chambres dans un établissement (c’est-à-dire vingt ou plus), vous pourrez peut-être obtenir une chambre gratuite. Les hôtels ont souvent un” comp ratio » de 20:1 ou 25:1, ce qui signifie que pour chaque vingt ou vingt-cinq nuits vendues, vous recevez une nuit gratuite. Certains hôtels offriront des chambres surclassées si vous êtes timide du ratio comp.
livraison des sacs de bienvenue: si vous avez choisi d’avoir des sacs de bienvenue, vous pouvez demander à l’hôtel de les remettre à l’enregistrement ou de les livrer directement dans les chambres., Sachez que la plupart des hôtels facturent des frais allant de deux à quatre dollars par sac, ce qui peut s’additionner rapidement! Demandez-leur de renoncer aux frais avant de signer l’accord—la plupart des hôtels sont prêts à concéder sur ce point car il s’agit d’un bénéfice très nominal.
After-Party: vous voulez faire la fête toute la nuit? De nombreux lieux de mariage ont des restrictions sur les heures de fin de l’événement. Demandez à l’hôtel (bien à l’avance) de garder leur bar Ouvert tard pour vous. La plupart des hôtels le feront volontiers, à condition que votre groupe dépense un montant minimum.,
Brunch: si votre hôtel propose un petit-déjeuner gratuit, il peut être disposé à vous fournir un espace privé pour le brunch après le mariage. Certains hôtels peuvent ouvrir une salle de réunion pour que les clients puissent passer du temps pendant qu’ils prennent leur petit-déjeuner. Parfois, il y a un petit frais de nettoyage associé à cela, mais encore une fois, cela va être moins cher que de réserver un brunch au restaurant.
Pre-Wedding Pool Party: si vous avez un petit groupe qui vient en ville la nuit avant le mariage, demandez à l’hôtel si vous pouvez utiliser la piscine après les heures pour une petite fête de la piscine!, Assurez-vous de souligner qu’après les heures ne dérangera pas les autres clients de l’hôtel et que vous serez sûr de le garder discret. Encore une fois, il peut y avoir une somme modique, mais, fête de la piscine!

je suggère de choisir deux ou trois avantages qui sont vraiment importants pour vous, et avoir du plaisir à négocier.

en parlant de négociation

négocier avec un hôtel n’est pas aussi difficile que vous pourriez le penser. Abordez-le comme un simple processus de travail ensemble vers un terrain d’entente, par opposition à une situation gagnant/perdant-prendre-tout. Ne soyez pas contradictoire—restez calme et soyez prêt.,

tout d’abord, faites une liste des avantages et des commodités que vous aimeriez inclure dans votre bloc. Ensuite, assurez-vous que vous parlez avec la personne qui a le pouvoir de vous accorder la demande. Beaucoup de fois, vous serez dirigé vers un Associé des ventes de groupe qui a besoin de vérifier avec un gestionnaire sur les demandes spéciales—il est préférable de mettre en place un appel ou une réunion directement avec le gestionnaire.

ne prenez pas ce processus personnellement—si vous négociez, vous devez être prêt à vous éloigner ou à concéder sur certains points., Aussi, ne vous sentez pas nerveux de demander des choses, et ne laissez pas la peur de ce que la personne va penser de vous guider la conversation. L’hôtel va toujours offrir ce qui est dans leur meilleur intérêt d’abord, mais vous devez défendre ce qui est dans le meilleur intérêt de vos clients. Cela étant dit, évidemment, vous ne voulez pas être un tyran ou impoli. En utilisant des phrases comme , » y a – t-il une option plus économique? »et, » Oh, ce n’est pas ce à quoi je m’attendais”, sont des moyens faciles de demander des prix plus bas et d’exprimer votre mécontentement avec une option.,

autres trucs et astuces

ne répondez pas à la question budgétaire à l’avance, car si vous fournissez un numéro, c’est là que l’hôtel commencera. Faites-leur savoir que vous n’êtes pas certain, et que vous prévoyez de parler à quelques Hôtels pour déterminer la meilleure option(s). Utilisez les offres que vous recevez comme incitatif-n’hésitez pas à faire savoir à chaque hôtel ce que vous aimez de l’offre de son concurrent et à lui donner la possibilité de rivaliser pour votre entreprise.

Une fois que vous avez réglé un accord que vous et l’hôtel sont satisfaits, vous aurez envie d’obtenir tout par écrit., Assurez—vous de lire le contrat et soyez à l’affût de phrases telles que celles-ci:

clause D’Attrition: ce n’est pas un problème avec un bloc de courtoisie-mais si vous réservez un bloc garanti, assurez-vous que le pourcentage est confortable.
Politique D’Annulation: assurez-vous que vous êtes au courant de ce qui se passe si vous devez annuler le bloc pour une raison quelconque. Dans un monde idéal, vous souhaitez conserver la possibilité d’annuler à tout moment sans pénalités., Assurez-vous également qu’il y a une clause de force majeure dans le contrat afin que vous ne soyez pas tenu responsable dans le cas d’une urgence qui n’est pas sous votre contrôle.
date limite: assurez-vous que vous êtes d’accord avec le timing. Gardez à l’esprit que les invitations sortent généralement environ six à huit semaines avant le mariage, vous devrez donc peut-être vous adapter si votre hôtel nécessite un délai de plus de quatre semaines.
montant du dépôt: cela devrait être zéro pour un bloc de courtoisie., Si vous effectuez un bloc fermé/garanti, assurez-vous que le montant est celui dont vous avez discuté et assurez-vous que vous êtes à l’aise avec le calendrier de paiement et la Politique de remboursement.

vérifiez que tous les accords verbaux conclus au cours de la négociation sont inclus dans l’accord définitif (y compris les ratios comp et l’enregistrement anticipé). Ne signez rien avant d’avoir tout lu et d’être à l’aise avec cela. Si vous demandez à des changements (dans la raison) et l’hôtel n’est pas coopératif, vous pouvez regarder pour une autre option., Je suis venu à trouver que quand un hôtel n’est pas prêt à être flexible à ce stade du processus, il peut souvent conduire à une expérience encore pire sur la route.

faire passer le mot

maintenant, vous devez faire savoir à vos invités où ils peuvent obtenir des chambres à prix réduit. La façon la plus simple de le faire est d’inclure une page d’hébergement sur votre site Web de mariage. Assurez-vous d’inclure tous les codes ou liens spéciaux que les clients devront utiliser lors de la réservation. Vous pouvez également inclure les informations d’hébergement sur votre enregistrer les dates ou comme un insert avec vos invitations.,

Exemple de Libellé

Exemple 1

Nous avons réservé un bloc de chambres au Notell Motel à un taux de XXX $par nuit. Vous pouvez réserver une de ces chambres en appelant le 212-555-1234 ou en visitant www.hotelsite.com. veuillez indiquer ou saisir le code 414Wed lors de la réservation. Afin d’obtenir le tarif réduit, veuillez réserver avant le 1er mars 2020.

Exemple 2

Un bloc de chambres a été aménagé sur XYZ Hôtel.
Les chambres peuvent être réservées en appelant le 718-555-1234 avant le 1er juin et en se référant au mariage Lee / Andrews. Des informations supplémentaires sont disponibles sur notre site de mariage, www.kickasswedding.,COM.

Sample 3

Brooklyn regorge d’endroits incroyables où séjourner, mais pour votre commodité, des blocs de chambres ont été réservés à:
XYZ Hotel
123 First Street, Brooklyn, NY 11201
Reference Reyes / Jones Wedding
tarif de groupe disponible jusqu’au 1er septembre 2019
800-867-5309 / www.xyzhotel.com/brooklyn
Pour plus d’informations, veuillez visiter notre site Web de mariage www.kickasswedding.com.

finitions

notez sur votre calendrier la date limite pour votre bloc de chambre. Une à deux semaines avant, contactez l’hôtel et demandez une copie de votre liste de chambres., Si vous avez le temps et l’énergie, vous pouvez envoyer un rappel par e-mail à tous les clients qui n’ont pas réservé.

Environ deux ou trois semaines avant le mariage, assurez-vous que tous les articles que vous avez négociés (c.-à-d., les comps et les mises à niveau) sont pris en charge. Si vous avez réservé une navette, il est maintenant temps de finaliser le calendrier et les détails. Si vous organisez un événement avant ou après le mariage, confirmez tous les détails et le nombre de têtes pour le moment.

Si vous distribuez des sacs de bienvenue, déposez-les un ou deux jours avant l’enregistrement., Rappelez-vous, les paquets de bienvenue (si vous décidez de les faire) peuvent être aussi simples qu’une lettre de bienvenue, une carte et un guide d’attraction (qui sont souvent gratuits dans les centres touristiques). Certains de mes articles préférés à inclure dans les sacs de bienvenue sont un régal local (à New York, pensez bagel ou un biscuit noir et blanc), de l’aspirine ou de L’Alka-Seltzer pour la gueule de bois après le mariage, et des cartes postales.

je suggère (à des fins pratiques) de fournir à vos invités une lettre de bienvenue à l’arrivée (de nombreux hôtels les imprimeront gratuitement-il suffit de demander!)., Pensez à cela comme toutes les choses que vous espériez qu’ils ont prêté attention à votre site d’invitation et de mariage, réitéré. Dans la lettre de bienvenue, incluez une chronologie des événements ainsi que des instructions claires ou des informations de navette pour chaque événement. Je suggère également d’inclure une liste d’activités locales et de restaurants que vous recommandez. Essayez de suggérer des choses qui sont à la fois uniques à votre emplacement et faciles d’accès.

Enfin, assurez-vous que le personnel de l’hôtel est tout aussi informé que vos invités. Fournissez à la réception plusieurs copies de votre horaire et toutes les informations de transport, au cas où!,

Cet article a été publié en avril 2015.

Comment réserver des blocs D’Hôtel pour votre mariage