Comment prévoir votre budget
L’utilisation de données sur le comportement des voyageurs et les dépenses antérieures est essentielle pour établir des prévisions intelligentes pour votre budget annuel de dépenses. Différents employés voyageront de différentes manières, à différents endroits et à différentes fréquences., Cependant, avoir des données sur le coût moyen du vol par mile, ainsi que sur les coûts d’hôtel, de repas moyens et de transport terrestre par nuit, signifie que vous pouvez prédire et anticiper avec précision votre budget de dépenses pour l’année à venir.
Fixer des limites de dépenses
Pour la plupart, les voyageurs d’affaires veulent faire ce qui est bon pour leur entreprise – et de nombreuses entreprises trouvent que donner aux employés le contrôle de leurs propres dépenses peut en fait réduire les dépenses excessives. Trouvez un juste milieu en donnant aux employés le contrôle tout en fixant des limites clés.,
Par exemple, les frais de repas peuvent être définis comme une allocation globale par jour, donnant à l’employé le choix du montant à dépenser individuellement pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner.
Lorsqu’il s’agit de réserver un hébergement, donnez aux employés le choix d’une chambre standard dans n’importe quel hôtel d’une certaine catégorie d’étoiles ou d’un prix maximum par nuit.
Pour le transport terrestre, une politique de voyage d’entreprise devrait clairement conseiller aux employés de choisir la méthode la plus rentable compte tenu du temps de trajet. La plupart des voyageurs d’affaires accepteront d’être limités à voler en économie sur les voyages court-courriers.,
Traitement des réclamations de dépenses
Il est important que les voyageurs d’affaires disposent d’une méthode clairement définie pour réclamer leurs dépenses. Demandez-leur de remplir un rapport de dépenses pour la date, le montant, la catégorie, l’emplacement et l’objet commercial de leur demande – et décidez si vous souhaitez qu’ils produisent des reçus pour toutes leurs dépenses, ou seulement celles qui dépassent un certain montant.
Donnez à vos employés un délai pour soumettre les dépenses – cela aidera votre entreprise à maintenir un flux de trésorerie stable et précis., De même, faites-leur savoir quand ils peuvent s’attendre à ce que l’argent soit crédité sur leurs comptes. Selon le montant dépensé, il pourrait être judicieux de préciser qui approuvera leurs dépenses dans chaque cas.
Mise en place de vos directives et procédures
Il n’existe pas de politique unique et uniforme en matière de voyages d’affaires. Si votre politique ne correspond pas à la nature de votre organisation, il est peu probable qu’elle réponde jamais aux attentes de vos parties prenantes., Fondamentalement, votre politique et vos procédures de voyage doivent être adaptées à la culture de votre entreprise et être flexibles en fonction des besoins de vos employés, de votre industrie et de votre économie. Ils doivent également être largement diffusés et compris.
vos directives et procédures aideront vos voyageurs d’affaires à prendre des décisions dans le cadre de votre politique de voyage d’entreprise. Ils devraient inclure des procédures pour toutes les réservations – après tout, il est important que les employés soient clairs sur ce qu’on attend d’eux à chaque point de leur voyage d’affaires.,
Il pourrait également être nécessaire d’inclure une section sur les conséquences du non-respect des lignes directrices et procédures établies.
Prise en compte des procédures de sûreté et de sécurité
La sûreté, la sécurité et le bien-être des employés doivent être au cœur de toute politique de voyage d’entreprise. Alors qu’ils sont engagés dans des voyages d’affaires, vos employés sont de votre responsabilité, il est donc crucial que votre police dispose de procédures en place qui peuvent répondre efficacement aux risques personnels, aux intempéries ou aux troubles politiques dans un pays étranger.,
soulignez à quel point il est important que vos employés lisent votre document de politique de voyage d’entreprise pour leur propre sécurité, et clarifiez ce qu’ils doivent faire en cas d’urgence et qui contacter. Si vos employés s’envolent régulièrement vers des pays à haut risque, organisez une formation supplémentaire sur la sécurité et la sûreté des voyages. Nous travaillons en étroite collaboration avec International SOS pour offrir une assistance médicale et de sécurité améliorée et assurer la sécurité de vos employés sur la route.
Découvrez comment nous soutiendrons vos employés à chaque étape de leur parcours.,
Fournir la politique de voyage aux employés
Une fois que vous avez rédigé votre politique de voyage d’entreprise, vous devez vous assurer que vos employés la lisent et la comprennent. Que vous choisissiez de fournir la politique dans un document imprimé, via intranet ou par courrier électronique, il existe des moyens généraux de vous assurer qu’elle est communiquée aussi efficacement que possible.
Laisser un commentaire