Comment sélectionner la Date, L’emplacement et le Type de réunion de classe

avant de pouvoir faire quoi que ce soit d’autre, la date, l’emplacement et le type de réunion de classe doivent être finalisés.

Sans savoir ces trois choses, les invitations ne peuvent pas être imprimées, les chambres d’hôtel ne peuvent pas être bloquées et les traiteurs ne peuvent pas être embauchés.

utilisez les recommandations ci-dessous pour réfléchir avec le Comité de planification de la réunion de classe et trouver des dates, des lieux et un thème pour votre réunion de classe.,

sélectionnez une Date pour la réunion de classe

la sélection des dates de la réunion de classe peut être simple ou compliquée, selon les choix qui s’offrent à vous. Les facteurs ci-dessous doivent être pris en compte avant de prendre une décision.

la plupart des réunions de classe ont lieu en été, en particulier les 10e, 20e et 30e. Si vos camarades de classe sont en âge d’élever des enfants, l’été est le meilleur moment pour planifier tout type de réunion. Toute autre période entrerait en conflit avec l’année scolaire et entraînerait une baisse de la fréquentation.,

Si la réunion de classe aura lieu à l’école, alors découvrez s’il y a des restrictions de date. Certaines écoles n’autorisent les réunions de classe que certains week-ends (par exemple, le week-end du retour à la maison).

un autre facteur à considérer est la disponibilité de l’école. L’espace banquet au collège ou au lycée est-il disponible pour les dates que vous avez en tête?

Si un hôtel sera utilisé pour bloquer des chambres pour les camarades de classe hors de la ville, alors il serait prudent de se renseigner sur leur disponibilité pendant les dates potentielles., Vous pouvez obtenir la disponibilité et les tarifs facilement en remplissant notre formulaire de demande de tarifs d’hôtel de groupe. De plus, des recherches devraient être effectuées pour découvrir les week-ends occupés et lents afin que vous puissiez obtenir des tarifs d’hôtel de groupe bas.

gardez à l’esprit que si la réunion peut avoir lieu en été (une saison chargée pour les hôtels et les traiteurs), il y a plusieurs week-ends qui sont « doux”. Plusieurs fois, un directeur des ventes d’hôtel vous dira carrément quelles sont leurs dates de « besoin”. Planifiez la réunion de classe autour d’un week-end lent et vous pourriez marquer quelques grandes concessions., Pour en savoir plus, lisez comment bloquer les chambres d’hôtel pour une réunion de classe.

Si vous finissez par programmer la réunion de classe un week-end chargé, non seulement les camarades de classe paieront plus pour les hôtels, mais les photographes, les vidéastes, les traiteurs et les artistes seront plus chers.

lieu de la réunion de classe

où devrait être votre réunion de classe? La plus évidente et la meilleure réponse est à l’école. Les avantages sont énormes en termes de coût et de présence.

Les écoles ne facturent généralement pas de loyer aux réunions de classe pour leurs banquets., En fait, beaucoup fournissent même du linge, des décorations et des équipements audiovisuels gratuitement.

la présence est une autre raison pour avoir la réunion de classe à l’école. Beaucoup de camarades de classe n’ont peut-être pas été de retour depuis qu’ils ont obtenu leur diplôme et seront très curieux de savoir quels changements se sont produits.

Une autre raison d’organiser la réunion de classe à l’école est que vous avez accès à l’aide gratuite des étudiants bénévoles. Ils peuvent aider à l’inscription, aux tables d’attente, à la décoration et au nettoyage. Et le coût total de toute cette aide n’est rien (nous vous recommandons cependant une sorte de pourboire).,

Si l’école n’est pas disponible ou n’a pas suffisamment d’espace pour la réunion de classe, puis vous le meilleur choix serait un hôtel. Puisque vous bloquerez de toute façon des chambres d’hôtel pour les clients de l’extérieur de la ville, pourquoi ne pas organiser tout l’événement avec un banquet aussi.En savoir plus en lisant « vous voulez apprendre à bloquer les chambres d’hôtel pour une réunion de classe? »

la plupart des hôtels offriront des réductions importantes sur les salles de réunion, L’équipement audiovisuel et les prix des menus à condition que vous réserviez des chambres.,

de nombreux hôtels offriront même une suite hôtelière gratuite et vous permettront d’apporter votre propre équipement audiovisuel si l’entreprise est assez grande (plus de 50 chambres par nuit généralement).

Questions que vous devriez poser à un hôtel

• Quelle est la qualité du transport entre l’aéroport et l’hôtel? Y a-t-il une possibilité de fournir une navette pour l’école?
• peuvent-ils vous fournir les coordonnées d’autres réunions de classe qui ont accueilli leur événement à l’hôtel?
• quelles sont les périodes saisonnières pour cet hôtel? Est-il une partie de la saison, qui est lent traditionnellement?, Y a-t-il une saison intermédiaire (mois qui entourent les périodes occupées)?
• quelles sont les politiques d’Annulation et d’attrition? Sont-ils écrits dans la pierre ou pouvez-vous les faire modifier?
• sont-ils prêts à offrir une suite d’accueil gratuite? Une chambre d’hôtel gratuite (comp room) si vous bloquez un certain nombre de chambres?
• vérifiez les frais facturés par l’hôtel (comme les frais de séjour, les frais de stationnement, les frais de bouchon, etc.)

Si un hôtel n’est pas une option abordable pour la réunion de classe, essayez d’utiliser un centre communautaire local ou le Elks lodge., Il y a beaucoup d’églises qui offrent leurs salles de réception à louer aussi. La plupart de ces endroits sont près des écoles et en ville, ils ne devraient donc pas être difficiles à trouver pour les participants.

bien que ce ne soit pas exactement un endroit, une croisière de réunion de classe est devenue un choix immensément populaire. La nature tout compris de l’événement le rend très attrayant pour les participants, tout comme le saut d’Île. Ce choix est fortement recommandé pour les réunions de classe qui ont un bon historique de fréquentation et de solides liens de réunion. Pour en savoir plus, lisez notre article sur les avantages des croisières Class reunion.,

Type de réunion de classe

afin de déterminer quel type de réunion de classe vous souhaitez avoir, vous devrez décider du thème qui attirera un maximum de participants.

par exemple, si vous avez obtenu votre diplôme dans les années 1970, vous pourriez créer tout un thème autour D’Elvis. Installez l’espace de banquet pour ressembler à celui des années 70 et faites jouer la musique de cette époque par le DJ. Pour aller plus loin, embaucher des danseurs professionnels qui peuvent danser des routines populaires des années 70 pour aider les gens à démarrer., Enfin, exigez que tout le monde s’habille comme dans les années 70 (les longues pattes aussi).

étendez le thème à chaque partie de la réunion de classe pour un effet maximal. Par exemple, si vous louez le bowling, demandez-leur de jouer de la musique des années 70. demandez également au gestionnaire s’ils peuvent faire jouer le rôle à leur personnel d’attente en s’habillant avec des vêtements de cette époque.

Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire quand il s’agit d’un thème. La seule chose par laquelle vous êtes limité est votre imagination et votre créativité.

Que devriez-vous lire?,

puisque vous planifiez une réunion de classe, pourquoi ne pas obtenir d’excellents conseils pour vous aider à organiser l’événement.