Cette réponse présente les formulaires et documents fiscaux que les entreprises préparent pour les entrepreneurs indépendants (ICs), ainsi que deux bonnes pratiques: l’utilisation de contrats écrits et le suivi des factures.
Si c’est la première fois que vous embauchez des entrepreneurs, sachez que L’IRS est agressif dans la poursuite des abus du système fiscal., Ainsi, si une entreprise ne sait pas si l’individu est un entrepreneur légitime et non un employé, la première étape consiste à le déterminer. La différence est cruciale, car une mauvaise classification pourrait entraîner des amendes et des pénalités importantes.
formulaire W-9
L’IRS exige que les entrepreneurs remplissent un formulaire W-9, demande de numéro d’Identification du contribuable et de Certification, que vous devez conserver au dossier pendant au moins quatre ans après l’embauche. Ce formulaire est utilisé pour demander le nom correct et le numéro D’Identification fiscale, ou TIN, du travailleur ou de son entité., Un NIF peut être soit un numéro de sécurité sociale (SSN), soit un numéro D’identification de L’employeur (EIN). Assurez-vous que l’entrepreneur coche la case l’exonérant de la retenue d’impôt. En tant qu’entité commerciale distincte, L’IC devrait produire ses propres impôts sur le travail autonome. Zenefits prépare et stocke ce document pour les entreprises qui embauchent et paient des entrepreneurs via la plate-forme.
formulaire 1099-divers
sauf exceptions limitées, si vous payez le ci 600 $ou plus pour des services fournis tout au long de l’année, vous devez lui fournir le formulaire 1099-divers., Le 31 janvier est généralement la date d’échéance de votre entreprise doit avoir envoyé le formulaire 1099 à son destinataire. Pour la livraison électronique, une entreprise doit avoir remis l’e-mail au destinataire l’informant que son formulaire est prêt. Zenefits offre la possibilité de préparer et de stocker le 1099-MISC pour les entrepreneurs indépendants.
Un Contrat Écrit
Un contrat, idéalement préparé par un avocat, doit décrire le projet et ses résultats attendus, les honoraires de projet et les dates des livrables., Le contrat doit également préciser:
- Le client ne paiera pas ou ne retiendra pas d’impôts ou de contributions aux avantages sociaux,
- Le ci utilisera ses propres compétences et équipements pour mener à bien le projet, et
- le client peut résilier le contrat si le travail du CI n’est pas conforme aux normes ou s’il
des drapeaux rouges se posent quand un client embauche à plusieurs reprises le même IC. Assurez-vous de créer un nouveau contrat pour chaque nouveau projet. Zenefits propose à ses clients un modèle d’accord préparé par Orrick.,
factures
effectuer uniquement les paiements sur les factures soumises. Ne pas accepter les rapports de dépenses. L’équipement, le kilométrage et les articles similaires font partie des dépenses commerciales de L’IC, pas les vôtres. Conservez toutes les factures dans vos dossiers et assurez-vous qu’elles correspondent au formulaire 1099-divers.
Entrepreneur Indépendant vs employé
Si vous n’êtes pas sûr que la personne est un employé ou un entrepreneur indépendant, l’IRS, États-Unis., Le ministère du travail, votre commission D’indemnisation de l’État, votre agence D’assurance des accidents du travail de l’état et votre département du travail d’état fournissent des directives sur la façon de passer l’appel. Si, après avoir examiné les informations, vous n’êtes toujours pas sûr si un travailleur est un employé ou un CI, déposez [formulaire SS-8 auprès de l’IRS. L’IRS examinera les preuves et déterminera officiellement le statut du travailleur. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises qui achètent à plusieurs reprises le même type de services.
Lien Utile
les Formes et les bénéfices pour les Entrepreneurs Indépendants,
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