La plupart des organismes à but non lucratif comptent sur les dons d’autres entreprises et du grand public pour atteindre leurs objectifs. Ceux-ci prennent la forme de biens corporels et de services personnels (collectivement les dons non financiers), appelés contributions en nature.
L’enregistrement de ces dons non monétaires permet à un organisme à but non lucratif de présenter avec précision les types et la valeur des contributions qu’il reçoit pour soutenir sa mission., Même si les dons en nature sont une source majeure de soutien pour de nombreuses organisations à but non lucratif, les enregistrer et les signaler correctement peuvent présenter des défis uniques.
types de dons en nature
bien que l’argent soit roi dans de nombreux organismes de bienfaisance, il n’est pas rare que les organismes à but non lucratif encouragent et reçoivent d’autres types de contributions. Ces « cadeaux en nature » peuvent prendre diverses formes.,
biens/biens
des exemples de biens ou de biens pouvant être considérés comme un don en nature sont le matériel informatique et les logiciels, le mobilier de bureau, les fournitures médicales et la nourriture. Cette catégorie comprend également les biens incorporels tels que les titres, les droits d’auteur et les brevets, ainsi que les articles qui peuvent être utilisés comme collectes de fonds pour des prix ou mis aux enchères pour collecter des fonds.,
> Services juridiques (les plus courants)
> services comptables
> conception Web et aide aux médias sociaux
> services de conseil
> services de vidéographie
création d’un actif
si un bénévole ou un groupe de bénévoles crée ou améliore la valeur d’un actif, il pourrait être considéré comme un don en nature un organisme à but non lucratif, par exemple un groupe de bénévoles travaillant à la construction d’une maison pour les familles à faible revenu.,
autres Services
d’autres services qui sont certainement ou pourraient être considérés comme des dons en nature à un organisme à but non lucratif incluent l’utilisation à prix réduit ou gratuite d’un espace de bureau ou de réunion et des services administratifs gratuits comme la copie ou l’impression. D’autres exemples sont la restauration à prix réduit ou gratuite et une offre spéciale sur les services publics.
quels Services et dons ne sont pas admissibles?
certains biens et services utilisés par un organisme à but non lucratif, bien que donnés, peuvent ne pas être considérés comme des dons en nature., Plus précisément, tout ce qui est destiné à être utilisé par une autre entité ne sera pas compté par votre organisation à but non lucratif.
Une autre instance qui n’est pas admissible est si votre organisation reçoit des produits ou services qu’elle n’achèterait normalement pas. Par exemple, un musicien local fait don de ses services à un événement auquel vous n’engageriez généralement pas un musicien.
Les dons assortis de conditions ne sont pas considérés comme des contributions en nature. Si un donateur veut « donner » quelque chose à votre organisme à but non lucratif et ensuite dicter comment il sera utilisé, ce n’est pas un vrai don.,
enfin, la valeur des heures de bénévolat n’est pas considérée comme un don en nature admissible, sauf si le bénévole fournit une « compétence spécialisée”. Par exemple, des bénévoles qui enregistrent des invités à un événement, ou même une personne spécialisée dans une compétence spécifique, mais l’effort bénévole n’est pas lié à la compétence.
Comptabilité & Déclaration des Contributions En Nature
les règles applicables à La comptabilité et le reporting des dons en nature peuvent être complexes., Étant donné que la plupart des organisations à but non lucratif comptent essentiellement sur celles-ci pour prospérer et réaliser leurs missions, il est judicieux de mettre en place un plan solide pour leur gestion.
qui vous désignez pour gérer cette tâche dépendra de votre structure organisationnelle et de votre taille. Il peut s’agir de votre équipe de comptabilité/finance ou de l’équipe de développement. Ce qui est le plus important, c’est que vous enregistriez correctement les dons en nature et que vous reconnaissiez chacun de manière appropriée.
Comment suivre et enregistrer les dons en nature
la façon dont votre organisation doit suivre et enregistrer les dons en nature dépend de quelques facteurs., Si votre organisme à but non lucratif prépare ses états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR), tous les dons en nature doivent être saisis et déclarés dans vos dossiers financiers.
les organisations qui font l’objet d’un audit annuel par un comptable indépendant doivent également respecter cette norme, et certaines peuvent être tenues de le faire par la loi de l’état, ou les Termes et conditions fixés par un prêteur, un constituant ou un autre constituant clé.,
même si vous n’êtes pas assujetti aux PCGR et que vous ne remplissez que le formulaire 990, la tenue de dossiers financiers détaillés peut être utile comme outil de gestion interne, d’audit et de planification stratégique.
lorsque les dons en nature sont reconnus
Un organisme à but non lucratif devrait enregistrer un don en nature dès qu’un donateur le fournit à l’organisation et enregistré dans la période où ils sont reçus ou plus fréquemment en fonction du volume. Au minimum, ils devraient être enregistrés chaque année.,
comment les dons en nature sont évalués
Les dons en nature sont comptabilisés à leur juste valeur. FASB définit la juste valeur comme « le prix qui serait reçu pour vendre un actif ou payé pour transférer un passif dans le cadre d’une transaction ordonnée entre participants au marché à la date d’évaluation.,”
Comment déterminer la valeur de votre don en nature dépend du type de don:
> Pour les produits qui, comme les ordinateurs, de savoir ce que votre organisation aurait payé pour les marchandises sur le marché libre s’ils n’avaient pas été donnés.
> Suivre les heures de services professionnels donnés à votre organisation.
> contactez le donateur et demandez-lui de placer une valeur sur les services en nature.,
la façon acceptée d’enregistrer les dons en nature est de créer un compte de revenus distinct, mais le côté dépenses de la transaction doit être enregistré dans son compte de dépenses fonctionnelles. Par exemple, les revenus seraient comptabilisés à titre de dons en nature-Services, et les charges seraient comptabilisées à titre de Services professionnels. Une fois que vous aurez déterminé la juste valeur de votre don, vous enregistrerez l’entrée de journal. Les revenus seront égaux à la dépense., Bien que cela n’ait aucun impact net sur vos livres, cela aura un impact sur les revenus et les dépenses totaux de votre organisation, et c’est une exigence du FASB et de l’IRS.
les organisations peuvent également enregistrer et déclarer le montant des services donnés qu’elles reçoivent au cours d’une année et qui peuvent ne pas être comptabilisés comme produits selon les PCGR, comme 5 000 heures ou 75 000 $en heures de bénévolat, mais cela doit être fait dans les notes aux états financiers ou dans un rapport annuel.
devez-vous reconnaître un don en nature?,
Lorsqu’une autre organisation fait un don à votre organisation à but non lucratif, dire « merci” est la réponse appropriée. Au-delà de reconnaître le Don et d’exprimer votre gratitude, il y a d’autres obligations que vous devez remplir.
suivre les directives de L’IRS
L’IRS a écrit un guide complet sur la justification des cadeaux. Certaines des lignes directrices de l’agence incluent:
les donateurs doivent avoir un dossier bancaire ou un accusé de réception écrit de l’organisme sans but lucratif avant de demander une déduction fiscale pour une contribution caritative.,
Les donateurs doivent avoir une reconnaissance écrite pour toute contribution de 250 $ou plus.
ce qu’il faut inclure dans votre accusé de réception
vous devez désigner quelqu’un dans votre organisation (directeur financier, PDG ou chef de département) pour reconnaître tous les dons en nature. Bien que cela n’ait pas besoin d’être fait instantanément, votre lettre ou votre e-mail doit être envoyé en temps opportun et bien avant que les déclarations de revenus des entreprises ne soient dues. Une bonne règle empirique consiste à les envoyer à la réception des dons ou dans les 30 jours en fonction du volume.,t sans but lucratif reconnu en vertu de l’article 501(c)(3);
Voici un exemple simple d’un rapport d’accusé de réception d’un don en nature:
« je vous Remercie pour votre contribution reçue le ____ . Aucun bien ou service n’a été fourni en échange de votre contribution. Votre acte généreux nous permettra de nous engager à être digne de votre soutien continu. »
c’est une bonne idée d’utiliser une base de données de donateurs ou un CRM pour suivre vos reçus et vous assurer que vous émettez des accusés de réception en temps opportun et de manière appropriée.,
les conséquences d’une mauvaise Comptabilité& rapports pour les organismes à but non lucratif
Vous devez enregistrer et déclarer correctement les contributions en nature car, dans de nombreux cas, cela est requis par la loi. Certains dons sont assujettis aux PCGR, et certains doivent être déclarés sur le formulaire 990 avec la déclaration de revenus fédérale de votre organisation. Le non-respect de ces normes pourrait entraîner des sanctions pouvant inclure des amendes.
En outre, il y a le potentiel de tromperie dans la façon dont les cadeaux sont rapportés sur les états financiers, de sorte que vous voulez faire tous les efforts pour ne pas être l’un de « ces gars-là., »Les organisations sans scrupules ont été prises à gonfler les chiffres pour paraître plus performantes qu’elles ne le sont ou à cacher des coûts administratifs pour justifier des dépenses inutiles.
enfin, il est logique d’enregistrer vos contributions en nature à des fins de gestion. Votre organisation doit savoir ce qu’elle aurait à payer pour ces biens ou services si elle ne recevait pas ces contributions de donateurs. Faute de cela, vous pourriez être surpris si quelque chose comme un espace de bureau donné ou des services juridiques disparaît soudainement.,
avez-vous des questions sur la gestion de la comptabilité et des rapports pour les organisations à but non lucratif?
CFO Selections a beaucoup travaillé avec des organisations à but non lucratif dans le nord-ouest du Pacifique. Contactez-nous pour en savoir plus sur nos services.
à propos de l’auteur
Todd Kimball est associé chez CFO Selections et dirige la pratique à but non lucratif dans L’Oregon et le sud-ouest de Washington. Il est également le leader de la pratique Accounting Solutions Partners en Oregon et au sud-ouest de Washington.,
Todd est un expert comptable chevronné possédant plus de 15 ans d’expertise dans les secteurs sans but lucratif et gouvernementaux. Il a fait ses preuves en s’attaquant aux problèmes de comptabilité sans but lucratif les plus difficiles et en trouvant des solutions qui fonctionnent et font avancer les organisations. Il excelle dans la création d’économies de processus, la motivation et l’utilisation du personnel à leur plein potentiel, la mise en œuvre de contrôles internes et la fourniture d’une solide expertise technique.
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