Les tenants et les aboutissants du remboursement du kilométrage

L’impact de la COVID-19 et l’incertitude qui en découle ont amené de nombreuses organisations à revoir les procédures d’exploitation normalisées. Ce qui a commencé comme des fermetures de bureaux comprend maintenant des arrangements de travail potentiellement permanents à distance ou flexibles.

une considération clé pour les organisations est le remboursement du kilométrage, plus précisément le remboursement du kilométrage à un employé utilisant son propre véhicule à des fins commerciales de l’employeur.,

comprendre le remboursement du kilométrage
le remboursement du kilométrage, à moins qu’il ne soit versé dans le cadre d’un accord ou d’un plan d’indemnité de dépenses imputable admissible, est considéré comme une compensation pour un employé utilisant son véhicule personnel pour le kilométrage professionnel. Une entente d’indemnité de dépenses imputables admissibles exige qu’un employé justifie ses dépenses et ne lui permet pas de conserver un montant de remboursement supérieur aux dépenses justifiées couvertes par l’entente., Le remboursement du kilométrage pour les employés peut inclure, mais n’est pas limité à:

• faire des courses pour l’entreprise
• rendez-vous des clients
• conduire vers et depuis des événements de formation professionnelle

chaque année, L’IRS émet un taux de kilométrage standard que les organisations peuvent utiliser pour calculer le Pour 2021, le taux de remboursement du kilométrage IRS est de 56 cents par mile parcouru pour un usage professionnel.

comment fonctionnait auparavant le remboursement du kilométrage
avant la COVID-19, un employé, généralement affecté à un seul bureau, utilisait les directives de remboursement pour le kilométrage professionnel. En règle générale, l’employé considère l’emplacement de son bureau comme le point de départ de la détermination des milles remboursables. En utilisant cette méthode, le remboursement de leurs miles de trajet, allant de leur résidence personnelle à leur bureau assigné, ne serait pas remboursé.,

Il y avait des occasions où, un jour donné, un employé n’ayant pas besoin de se rendre d’abord à l’emplacement de son bureau assigné pouvait se rendre directement à un événement d’affaires de l’employeur pendant toute la journée ou à plusieurs événements d’affaires de l’employeur au cours de la journée sans se rendre Pour ces jours-ci, il n’y avait aucun ajustement requis pour le trajet jusqu’au bureau afin de réduire les miles remboursables parcourus. Et, d’autres combinaisons d’événements de voyage d’affaires de l’employeur ne nécessiteraient peut-être qu’une seule étape du trajet aller-retour typique pour être considérées comme des trajets domicile-travail.,

L’Impact de la COVID-19 sur le remboursement du kilométrage
cependant, avec les diverses fermetures requises ou protectrices des travaux d’emplacement de bureau par ailleurs habituels en raison de la COVID-19, un environnement de travail des employés à domicile a été créé. Par conséquent, la question de savoir comment gérer le remboursement du kilométrage trajet domicile-travail autrement réglable pour les miles professionnels parcourus par les employés doit être abordée. Et, ces ajustements créeront probablement également la nécessité de modifier les plans de remboursement de kilométrage existants.,

bien qu’il ne devrait pas être nécessaire pour un employé de modifier sa justification des coûts à rembourser, il sera nécessaire d’aviser les employés de la documentation relative au kilométrage d’affaires à soumettre. L’imposition des sommes remboursées par les employés continuera d’dépendre du fait qu’un remboursement soit effectué dans le cadre d’un régime comptable ou non comptable.

remboursement du kilométrage si l’emplacement du bureau est fermé
l’élément clé pour apporter des modifications à une politique de remboursement du kilométrage est la fermeture de l’emplacement habituel du bureau., Si le Bureau a été fermé, il n’est pas nécessaire qu’un employé se rende au bureau avant de se rendre à un événement professionnel de l’employeur. Par conséquent, il ne devrait pas être nécessaire d’ajuster les miles remboursés pour les miles de trajet. Le plan de remboursement des milles de l’employeur devrait être modifié pour enregistrer la date de fermeture du bureau et que, jusqu’à nouvel ordre, le bureau demeurerait fermé et les employés ne seraient donc pas tenus de se rendre au bureau pour travailler.

remboursement du kilométrage si le bureau reste ouvert
cependant, plusieurs bureaux n’ont pas fermé pour toutes les opérations., Pour les employés tenus de travailler au bureau, les politiques de remboursement avant les événements liés à la COVID-19 seraient respectées. Rien ne change vraiment pour ces employés.

alors, comment calculez-vous le remboursement du kilométrage pour les employés travaillant à domicile? Pour les employés qui ne sont pas tenus de se rendre au bureau, documentez qu’ils servent à l’employeur et pour la commodité de celui-ci en travaillant à partir de leur lieu de résidence aux fins commerciales de l’employeur.,

il s’agit d’une désignation importante, car elle permet au lieu principal de l’entreprise de l’employeur de se rendre au domicile de l’employé pour la détermination des milles d’affaires remboursables, même si l’emplacement habituel du bureau est toujours ouvert pour d’autres fonctions. Par conséquent, l’employé n’a pas à envisager un rajustement de remboursement de kilométrage pour le trajet jusqu’au bureau parce qu’en ce qui concerne le remboursement de kilométrage, le bureau de l’employeur est maintenant le domicile de l’employé jusqu’à ce que des événements ultérieurs modifient cette désignation.,

Il y a d’autres déductions possibles pour les employés qui pourraient découler du travail à domicile, en particulier lorsqu’ils utilisent le domicile d’un employé à des fins commerciales. Ces déductions potentielles nécessitent une analyse plus complexe.

tenez-vous informé des règles de remboursement du kilométrage de L’IRS
actuellement, L’IRS n’a pas fourni de directives officielles concernant le remboursement du kilométrage lié aux changements temporaires de Lieu de travail COVID-19 et aucune n’est prévue., Cependant, il est important de se tenir informé de la publication de nouvelles directives par L’IRS au cas où elles modifieraient la façon dont les articles tels que le remboursement des Miles peuvent être suivis à la suite de COVID-19.