Les dirigeants et les directeurs financiers D’entreprise, en particulier dans les entreprises en croissance, ont la tâche difficile de définir la première Politique de carte de crédit d’entreprise de leur entreprise. C’est souvent le cas que tout le monde a des cartes d’entreprise d’employé — ou personne ne le fait.
Mais où devrait-on tracer la ligne pour qui devrait et ne devrait pas avoir de cartes de visite d’employé? Comment les équipes financières peuvent-elles résoudre le risque et l’hypergroissance en même temps?,
politiques de carte de crédit d’entreprise meilleures pratiques
avant d’émettre des cartes d’entreprise à des employés ou de les retirer tous, prenez le temps de définir l’approche de votre entreprise en matière de gestion des risques financiers. Vous devrez tenir compte de la tolérance au risque de votre entreprise par rapport à la nécessité d’accorder aux employés de la flexibilité et de réduire les frictions. En fin de compte, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion des dépenses comme Lola.com pour aider à équilibrer le contrôle avec agilité.
lors de la création de votre police, considérez quatre questions clés:
- qui a accès aux cartes de crédit professionnelles?,
- quelles sont les limites de dépenses ou de crédit?
- à quoi ressemble le processus de reporting des dépenses?
- Comment réduire les achats hors police?
avant de délivrer des cartes d’entreprise à vos employés ou de les retirer tous dans votre nouveau rôle financier, prenez le temps de définir les meilleures pratiques de votre entreprise en matière de gestion des risques financiers. Nous vous fournissons les questions à poser et des exemples de politiques de carte d’entreprise afin d’en créer une qui fonctionne pour votre entreprise.,
lors de la création de votre police, considérez quatre questions clés:
- qui a accès aux cartes de visite des employés?
- quelles sont les limites de dépenses ou de crédit?
- à quoi ressemble le processus de reporting des dépenses?
- Comment réduire les achats hors police?
Décider qui obtient de l’entreprise de cartes
d’Abord, vous devez penser à votre entreprise peut avoir accès à une carte d’entreprise. Voici quelques exemples d’options de politique:
- tous les employés obtiennent une carte d’entreprise. Cette politique réduit les frictions mais augmente le risque d’utilisation non autorisée., Une approche unique peut ne pas convenir à votre entreprise.
- seuls les employés ayant certains niveaux d’ancienneté obtiennent une carte d’entreprise. Par exemple, vous pouvez donner une carte d’entreprise à tous les directeurs généraux et au personnel administratif. Le risque est faible dans ce cas parce que l’utilisation de la carte de la carte est limitée, mais la friction est élevée si les membres de l’équipe sans accès à une carte doivent faire un achat et doivent passer par un collègue qui en a un. Cependant, en utilisant un logiciel de gestion des dépenses, les employés pourraient demander des cartes virtuelles à usage unique pour ces achats.,
- tous les employés ont accès à une carte d’entreprise, mais uniquement pour certaines activités ou à des fins commerciales. Vous pouvez émettre des cartes d’employé au besoin. Cette politique pourrait fonctionner si un membre du personnel qui n’a normalement pas besoin de faire des achats pour le compte de l’entreprise part en voyage d’affaires ou achète des fournitures pour une réunion. Avec un logiciel de gestion des dépenses de bout en bout, vous pouvez émettre une carte virtuelle à usage unique aux employés afin qu’ils ne puissent effectuer des achats que lorsqu’ils en ont besoin. Cela réduit les risques et les frictions, car le personnel peut accéder à sa carte d’entreprise virtuelle à partir d’un appareil mobile.,
Gérer les dépenses d’entreprise en définissant des restrictions
ensuite, vous devez décider sur quoi les membres du programme de carte peuvent dépenser de l’argent et combien ils peuvent dépenser.
envisager les achats admissibles
alors, à quoi les employés peuvent-ils utiliser leurs cartes d’entreprise? Voici des idées pour les achats autorisés par carte d’entreprise à inclure dans votre politique de titulaire de carte:
- logiciel
- publicité (matériel promotionnel, placements d’annonces numériques, etc.)
- Fournitures de bureau
- repas et divertissement
- transport Local (p. ex., frais de voyage (chambres d’hôtel, billets d’avion, location de voiture, etc.)
- )
selon l’entreprise, l’inclusion de certaines restrictions dans la politique peut également avoir du sens. Si la définition de l’entreprise des dépenses personnelles par rapport aux dépenses professionnelles est floue, cela vaut la peine d’être considéré. De nombreuses politiques ont décrit des restrictions contre les avances de fonds, même si cela peut sembler une frontière évidente pour certains.,
gardez à l’esprit que le logiciel de gestion des dépenses vous permet de restreindre les achats par certains types de marchands et par service, de sorte que seule l’équipe marketing peut effectuer des achats liés à la publicité, par exemple.
assurez-vous que votre politique ne laisse pas de côté la gestion des dépenses en bout de ligne. Les dépenses en fin de compte sont des dépenses mineures qui ne sont généralement pas gérées parce qu’elles peuvent ne pas entrer dans une catégorie de dépenses spécifique. Ces dépenses apparemment mineures peuvent ajouter jusqu’à 20% du total des dépenses. Sans contrôle des dépenses, les achats en queue de peloton peuvent avoir un impact sur le budget.,
fixer des limites de dépenses
combien les titulaires de carte d’entreprise peuvent-ils dépenser? Encore une fois, vous pouvez baser ces limites quotidiennes ou mensuelles sur votre stratégie t&E. Peut-être que les employés peuvent dépenser jusqu’à 50 $par jour pour les repas pour les voyages et 300 on pour les hôtels.
alternativement, vous pourriez avoir des limites de dépenses échelonnées, ou des exceptions, en fonction de l’ancienneté. Peut-être pourriez-vous permettre à votre C-Suite de dépenser plus de 300 $pour une chambre d’hôtel, alors que tout le monde peut dépenser jusqu’à ce montant.,
saviez-vous que les meilleures cartes d’entreprise peuvent vous aider à imposer des limites de carte (et doubler comme cartes de visite récompenses)? Nous verrons cela plus tard.
définir un processus d’approbation
voulez-vous exiger des pré-approbations pour les achats effectués via les comptes de carte de visite des employés?
Vous avez quelques options ici. Si l’achat entre dans les limites indiquées par votre politique T&E, vous ne devrez peut-être pas obtenir d’approbation.,
Vous pouvez exiger des approbations pour les exceptions à cette règle, par exemple si le prix des chambres d’hôtel est supérieur à la T& la Politique e le permet car un voyage est réservé à la dernière minute.
en général, les approbations réduisent le risque, mais elles ralentissent considérablement les achats — souvent inutilement, car de nombreux achats T& E peuvent être inversés (par exemple, les vols, qui peuvent être annulés dans les 24 heures). Nous voulons que notre processus de gestion des dépenses nous permette d’être agiles et non péniblement lents.,
créer un processus de déclaration et de remboursement des dépenses
votre politique de carte d’entreprise doit inclure des instructions sur la façon de soumettre un rapport de dépenses. Ce processus varie selon que vous adoptez une approche de gestion des dépenses ou une approche de gestion des dépenses commerciales pour gérer les dépenses commerciales.
Si vous utilisez un système de gestion des dépenses, le personnel ayant accès à la carte d’entreprise devra collecter les reçus pour les achats, et le service de comptabilité devra rapprocher les transactions par carte de crédit et les relevés de carte de crédit.,
avec un logiciel de gestion des dépenses de bout en bout, la comptabilisation des dépenses est automatisée à l’aide de reçus numériques et d’applications. L’équipe des comptes fournisseurs bénéficie d’une visibilité en temps réel sur les dépenses.
empêchez les achats hors contrat avec une gestion des dépenses de bout en bout
Les achats hors contrat sont inévitables. Le plus souvent, ces transactions se produisent accidentellement ou parce qu’un employé est confus au sujet de la Politique de carte de crédit de l’entreprise. Des mesures disciplinaires, même pour les récidivistes, sont rarement nécessaires., Lorsque vous créez votre politique de carte d’entreprise, réfléchissez aux moyens d’atténuer les achats hors Politique.
le logiciel de gestion des dépenses D’entreprise, associé aux meilleures cartes d’entreprise, peut aider à prévenir les achats hors contrat en agissant comme un service de contrôle des dépenses. Le logiciel de gestion des dépenses peut vous aider à appliquer des restrictions de dépenses. Les achats qui ne sont pas couverts par la police, par exemple, seront bloqués.
Si vous constatez que le personnel essaie constamment de faire des achats hors contrat, demandez-leur comment vous pouvez rendre la Politique plus facile à comprendre et collaborer avec eux pour l’améliorer.,
exemple de politique de carte d’entreprise
Voici un modèle de politique de carte d’entreprise que nous recommandons pour les entreprises agiles et en croissance:
* Tous les employés ont accès à une carte d’entreprise, mais beaucoup seulement pour certaines activités. Les employés qui effectuent fréquemment des achats au nom de l’entreprise recevront des cartes corporatives physiques. Ceux qui effectuent occasionnellement des achats au nom de la société auront accès à des cartes virtuelles à usage unique au besoin.,
Vous trouverez ci-dessous une liste des catégories de dépenses autorisées, des marchands approuvés, des départements autorisés à effectuer des achats auprès de ces marchands et des limites de dépenses.
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Catégorie de Dépenses |
les Marchands |
services Autorisés |
les Limites de Dépenses (achats de plus de limite le besoin d’approbation) |
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Logiciels |
Lola.com, Allégées, HubSpot, etc.,les tarifs journaliers de la GSA |
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transport Local |
MBTA, Sunoco, Uber, Lyft |
Ventes, Marketing, C-Suite |
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|
voyage |
Marriott, American Airlines, Enterprise |
ventes, marketing, C-suite |
maintenant, vous êtes équipé du bon état d’Esprit pour créer une politique de carte D’entreprise qui réduit les risques, les frictions et maintiendra votre entreprise en bonne santé financière., En utilisant un logiciel de gestion des dépenses pour créer et exécuter cette stratégie, vous obtiendrez un contrôle et une visibilité sans sacrifier l’agilité.
Lola.com est la principale solution de gestion des dépenses qui vous permet d’éliminer les rapports de dépenses, d’afficher toutes les dépenses en temps réel et de contrôler vos budgets.
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