Manuel des politiques et Procédures: quoi, pourquoi et comment?

Le rêve ultime de tout propriétaire d’entreprise est d’avoir efficace des employés, la communication efficace et la croissance! Pourtant, maintenir tous les 3 ensemble n’est pas si facile!,

plus votre entreprise se développe, plus il devient difficile de communiquer efficacement, et finalement plus il devient difficile de s’assurer que vos employés exécutent leurs tâches efficacement alignées sur les objectifs de votre entreprise!

pour maintenir un cycle réussi, votre entreprise a besoin de règles et de directives pour gérer les employés pour un flux de travail fluide. Ils ont également besoin, à leur tour, de l’assurance constante que l’entreprise a ses meilleurs intérêts à cœur!

cependant, accomplir tout cela peut être écrasant sans aide., C’est là que la nécessité de créer un manuel de procédures & entre en jeu.

chaque entreprise a besoin d’un manuel de procédures& pour guider ses opérations, sa stratégie et son flux de travail. Lorsque les stratégies définissent les attentes en matière de comportements des employés, les procédures décrivent les étapes à suivre. Cela garantit la cohérence dans la pratique et aide à maintenir une production de qualité.,

un manuel de politique et de procédure est le moyen idéal pour garder vos employés virtuels sur la même page que ces manuels fonctionnent comme des références au cas où quelqu’un serait confus au sujet de prendre une mesure ou de prendre une décision et permet à chacun de se comporter de manière légale, consciente et éthique.

vous êtes Prêt à écrire votre propre?

Eh bien, tenez vos chevaux parce que nous allons vous emmener dans un voyage étape par étape et couvrir tout ce que vous devez savoir sur la rédaction d’une politique & manuel de procédures!

Donc, nous allons commencer, allons-nous?,

Qu’est-ce qu’une stratégie & Manuel de procédure?

Les politiques et procédures sont conçues pour réglementer toutes les décisions, actions et principes majeurs d’une organisation. Ces documents fournissent l’autorité et les conseils nécessaires à une entreprise ou à un département sur des sujets tels que les pratiques d’embauche, les comptes bancaires, le code vestimentaire, etc.

D’être le plus descriptif, les procédures sont spécifiques méthodes utilisées pour communiquer les politiques en action pour les activités quotidiennes d’une organisation., Ensemble ,les politiques & les procédures s’assurent qu’une décision prise par la direction de l’organisation est traduite en étapes qui se traduisent par un travail et une communication efficaces.

ces politiques et Procédures écrites sont généralement intégrées dans un manuel mis à la disposition des employés. Votre manuel de politiques et procédures contient les meilleures pratiques de votre organisation, les normes sur la façon dont le travail doit être effectué et les descriptions des processus métier de base.,

Un Manuel de politiques et procédures efficace est un outil de gestion important qui vous permet de vous concentrer sur la croissance, simplifie la formation et facilite la capacité à évoluer dans votre entreprise!

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Qu’est-ce qui entre dans une stratégie & manuel de procédure?,

Voici quelques éléments à inclure dans le manuel des politiques et procédures:

• procédures D’emploi
• politiques sur le travail à domicile
• culture de L’organisation
• avantages sociaux des employés
• politiques de Communication
• procédures de paiement
• lignes directrices en milieu de travail
• code de conduite des employés
• procédures D’utilisation de la technologie

avoir une stratégie & manuel de procédure!,

chaque entreprise est confrontée à des difficultés dans le flux de travail de son cycle économique et a besoin d’une documentation de sa méthodologie structurée, d’un cadre de philosophie d’entreprise, de sa mission et de sa vision qui assure la visibilité – convenu? Tel est le but d’un manuel de politique et de procédure.

en outre, policy& les manuels de procédure aident à:

définir les attentes

Un Manuel de politique et de procédure aide un propriétaire d’entreprise à rassembler la mission, la valeur et les perspectives de l’entreprise en un seul endroit.,

il établit également des normes de conduite, de comportement et de performance des employés. Par conséquent, le manuel de procédure des politiques & définit clairement les attentes des employés en leur fournissant une source de référence à vérifier dans l’exercice de leurs fonctions.

amélioration de la productivité des employés

Un Manuel de politiques et de procédures bien élaboré Sert de source fiable pour les réponses aux questions courantes liées à votre entreprise ou à votre entreprise., Des manuels bien documentés accélèrent le processus de prise de décision pour les employés et les aident à suivre les réglementations concernant les directives commerciales. Finalement, ce qui entraîne une productivité plus élevée.

en savoir plus: comment créer un manuel de L’employé?

améliorer la Communication

une politique bien détaillée& le manuel des procédures est un outil de communication précieux pour traiter efficacement toutes les opérations commerciales au sein de l’organisation et pour réduire les écarts de transmission., De nombreuses organisations simplifient aujourd’hui la façon dont leurs politiques et procédures sont communiquées en les mettant en ligne à l’aide d’un logiciel de gestion des connaissances tel que Bit.ai.

réduire le temps de formation des employés

Un autre objectif du manuel des politiques et procédures est de fournir un guide de formation aux nouveaux employés et de former les employés actuels. Ces documents réduisent le temps et les efforts consacrés à la formation de ces employés, ce qui facilite le processus d’intégration.,

par exemple, une description de poste d’entreprise pourrait faire partie d’une politique de recrutement, où les procédures fournissent des informations sur « comment” atteindre les attentes définies dans la description de poste de l’employé après l’embauche.

assurer le respect de la loi

politiques& des manuels de procédures constamment mis à jour et révisés aident une entreprise à respecter ses obligations avec la loi., Par exemple, une politique claire en matière de sécurité et de santé au travail aidera un employeur à respecter les obligations imposées à l’entreprise par la loi et à assurer un lieu de travail sécuritaire.

suivez ces étapes pour créer un manuel de stratégies et de procédures:

Vous vous débrouillez bien jusqu’à présent pour apprendre à écrire une stratégie& manuel de procédures. Mais votre travail n’est pas encore terminé; vous devez connaître les principaux éléments qui composent votre manuel., Ces éléments sont le corps structurel de votre politique & manuel des procédures, et s’ils ne sont pas correctement mis en place, votre manuel est incomplet.

Étape 1: ajouter le titre

Il s’agit de l’en-tête du document. Faites-le court et assurez-vous que les utilisateurs à n’importe quel niveau de lecture peuvent comprendre.

Étape 2: Écrire la description

Une introduction qui oriente les utilisateurs à la portée de la politique.

Étape 3: Expliquer le but de la politique

Le but, explique pourquoi la politique existe., Cela inclut des préoccupations telles que les besoins juridiques et réglementaires et les conflits que la politique vise à éviter.

Étape 4: Ajouter des instructions concernant les conditions

c’est la partie la plus importante et la plus longue. Les déclarations spécifient le public principal pour les conditions de la politique, les restrictions d’application de la politique, les attentes et les exclusions.

Étape 5: mentionner la portée du manuel de politique et de procédure

Il s’agit des rôles ou des ministères visés par la Politique et de l’identification de toute personne qui est exemptée de la Politique.,

Étape 6: spécifier les responsabilités

indique quel rôle, département ou groupe doit maintenir la Politique. Alternativement, pour certaines politiques régies par des règlements, ces sections énumèrent les rôles responsables de la mise en œuvre de la Politique.

Étape 7: inclure les détails de la procédure

Il s’agit d’une explication de la façon d’effectuer les tâches et les politiques nécessaires en fournissant au lecteur des étapes de procédure et des informations pratiques.

Étape 8: mentionner toute référence

présente les politiques, documents réglementaires, procédures, formulaires et lignes directrices connexes pour référence., Référencez toute autre politique ou document qui appuie l’interprétation de la présente politique.

Étape 9: inclure la page d’aide

Un tableau qui indique aux utilisateurs les programmes de formation, la paperasse, les autres documents de l’entreprise, les numéros de téléphone et les sources pour aider à effectuer les procédures.

Conseils à garder à l’esprit avant de rédiger vos politiques& Manuel de procédure!

pour créer une stratégie& manuel de procédure qui fournit vraiment un aperçu de la culture organisationnelle, il est crucial de considérer ces conseils avant de commencer la documentation.,

créer une liste de priorités

Il est impossible d’écrire chaque politique et procédure en une journée. Assurez-vous donc de créer une liste de tâches, de stratégies et de procédures prioritaires.

Commencer avec les plus importants! Gardez à l’esprit que certaines politiques s’appuieront également sur la loi fédérale, comme la Politique antiraciste, etc. Il devrait être plus facile pour vous de trouver des politiques pré-écrites basées sur les lois fédérales et étatiques en vigueur. Par conséquent, commencer avec ceux-ci.,

déterminer quelle tâche ou Quelle politique nécessite des procédures détaillées

toutes les tâches ou politiques d’une entreprise n’auront pas besoin d’instructions détaillées pour l’exécuter. Ainsi, lors de la planification des procédures à décrire en détail, considérez les questions suivantes:

• La procédure est-elle complexe ou longue?
• Les conséquences de le faire seraient-elles positives ou négatives?
• y a-t-il eu des changements récents?
• la procédure nécessite-t-elle de nombreux documents?
• vos employés sont-ils souvent confus par cela?,

organiser les informations dans un ordre logique

commencez par les plus gros problèmes, en vous rétrécissant dans les plus petits. Par exemple, au lieu de commencer par la politique du code vestimentaire, commencez le manuel par la catégorie de processus d’embauche ou d’admissibilité.

envisagez d’ouvrir vos stratégies& manuel de procédures avec une introduction aux objectifs de votre entreprise., Commencez par rédiger un paragraphe clair et cohérent qui présente rapidement le manuel sur ce que votre personnel attend de l’organisation et ce que l’organisation attend d’eux. Utilisez le Style blueprint pour créer des sous-catégories dans le manuel et utilisez une table des matières pour permettre une vérification rapide des références.

en savoir plus: la meilleure façon D’organiser tout votre travail et de vous débarrasser du Chaos!

les politiques et procédures ne sont pas statiques

gardez toujours à l’esprit que vous pouvez modifier les politiques et procédures si quelque chose ne va pas ou en ajouter de nouvelles quand vous le souhaitez., Vous pouvez apporter des modifications au manuel si vous ajoutez ou supprimez un service ou un poste. Votre manuel de politiques et de procédures est un document important et doit être constamment révisé pour sa pertinence.

utilisez un bon outil de gestion des connaissances comme Bit.ai pour une documentation facile:

investir dans une solution robuste comme Bit pour la rédaction de stratégies & procedures manual est un excellent moyen de gagner du temps, de minimiser les efforts et de permettre aux employés de collaborer!,

Bit est un nouvel outil de documentation et de gestion des connaissances qui fournit un lieu de travail commun aux gestionnaires et aux propriétaires d’entreprise pour collaborer, documenter, suivre et partager leurs connaissances, répertorier les politiques, organiser les informations, définir des procédures et mettre en œuvre ensemble.

contrairement à votre bloc-notes standard, MS Word et Google Docs, les documents Bit sont interactifs. Cela signifie que vous créez des politiques & manuel de procédures, manuels de formation, fiche technique, meilleures pratiques, manuel de service client, etc., vous pouvez facilement ajouter des vidéos de formation, des présentations, des feuilles de calcul, etc. directement dans un document Bit en quelques secondes.

Une fois que vous avez terminé de documenter, vous pouvez simplement les exporter au format PDF, Markdown, fichier Word, et bien plus encore. L’éditeur élégant, minimal et sans distraction de Bit en fait l’outil idéal pour la documentation organisationnelle.

certaines fonctionnalités d’une solution de base de connaissances comme Bit.,l’IA pour la documentation technique est:

• capacités de gestion de contenu
• collaboration d’équipe en temps réel
• plus de 100 intégrations Rich media
• suivi de documents
• recherche intelligente
• wiki/interlinking documents

à vous!

Là vous l’avez, les gens! Un manuel de politiques et de procédures efficace reflète les façons de communiquer de votre entreprise, d’obtenir le service effectué et d’augmenter la productivité des employés! Il permet aux gens de travailler ensemble pour résoudre les problèmes commerciaux quotidiens sans nécessiter une implication de supervision inutile.,

le manuel devrait être facilement disponible dans une zone désignée dans chaque emplacement fonctionnel ou en ligne à l’aide d’un système de gestion des connaissances et des documents comme Bit!

Alors, qu’attendez-vous pour? Suivez ce guide, créez une structure précise et rédigez un manuel de procédures & qui transforme votre personnel En employés formés!

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