que ce soit pour des événements professionnels, de club ou sportifs, les procès-verbaux de réunion peuvent être un élément clé pour tenir toute l’équipe au courant de ce qui s’est passé. Et il n’a pas à être une tâche ardue.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de modèles ainsi que des conseils et des idées pour vous aider à commencer à rédiger et à préparer des procès-verbaux de réunion efficaces.
à quoi servent les procès-verbaux de réunion?
Les procès-verbaux de réunion sont les notes qui capturent ce qui s’est passé lors d’une réunion!, Différent d’un ordre du jour de réunion, il enregistre les décisions prises et les actions demandées par le groupe. Malgré l’équipe, ils ne sont pas un enregistrement minute par minute, mais incluent les détails clés que l’équipe voudra savoir. Il est important dans les procès-verbaux de réunion de saisir des informations telles que:
- décisions prises
- prochaines étapes
- mesures à prendre et qui est responsable
Les procès-verbaux indiquent qui était là et ce qui s’est passé. Ils constituent une source d’information importante pour les personnes qui n’ont pas pu assister à l’événement ou qui regardent en arrière pour réfléchir à ce qui s’est passé., Ils sont également un outil incroyablement efficace pour informer ou rappeler aux gens des tâches qui leur sont assignées ou des délais pour garder tout le monde sur la bonne voie.
Que faut-il inclure dans les procès-verbaux de réunion?
Voici quelques-uns des détails que vous devriez inclure dans le procès-verbal de la réunion.,
- Date et heure de la réunion
- noms des participants
- points de L’ordre du jour et sujets discutés
- points D’Action
Contenu connexe: rédaction D’ordres du jour efficaces avec des exemples et 5 modèles d’ordre du jour de réunion
exemple de procès-verbal de réunion
Voici un exemple d’une réunion informelle qui ne capture que les faits les plus pertinents.
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modèle de procès-verbal de réunion D’équipe informelle
Date: date d’Aujourd’hui
Participants
- liste des participants
ordre du jour
- point 1, y compris les discussions clés, les décisions prises, les prochaines étapes
- point 2
- point 3
prochaines étapes
- la liste est présentée ici en format: action, responsable, date
- exemple: Brian fera le suivi de ce groupe avec une liste d’entreprises cibles d’ici la fin de la semaine
Voici un exemple d’une réunion plus formelle du Conseil d’administration.,
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Modèle officiel de procès-verbal de réunion du conseil
DATE: Date de la réunion
PRÉSENTS: Prénoms et noms de toutes les personnes présentes à la réunion
ABSENTS: Prénoms et noms des membres du Comité qui ne peuvent assister à la réunion.
1. RAPPEL À L’ORDRE/MOT D’OUVERTURE
- L’heure à laquelle la séance a été ouverte et par qui.
- Toutes les remarques liminaires résumées ici.
2., APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL À PARTIR DE (DATE)
- Vous avez besoin d’une motion pour approuver le procès-verbal de la réunion précédente.
- Motion: Approuver le procès-verbal de la (DATE) telle que distribuée (ou MODIFIÉE) Motion de: Nom de la personne (PREMIÈRE & DERNIÈRE) qui a présenté la motion
- Appuyée Par: Nom de la personne (PREMIÈRE & DERNIÈRE)) qui a appuyé la motion Adoptée ou rejetée
3. AJOUTS À L’ORDRE DU JOUR
- S’il y a des ajouts à l’ordre du jour ou des demandes pour l’ordre du jour de la prochaine réunion, ceux-ci seront mis à puces ici.
4., Approbation de l’ordre du jour
- Motion: approuver l’ordre du jour tel que distribué (ou modifié)
- Motion de: nom de la personne (première & dernier) qui a présenté la motion
- appuyé par: nom de la personne (première & dernier) qui a présenté la motion adoptée ou rejetée
5. Questions de la réunion précédente
- tout point de la réunion précédente qui doit être discuté plus avant
6., Point 1 à discuter
- résumez la discussion autour du sujet
- Si des motions ont été faites, mettez les informations ici
- Si de plus amples informations sont nécessaires, mettez les suivis, les noms et une date cible ici
7. Point 2 à discuter
- tout autre point
8. Ajouts à l’ordre du jour
- tout point ajouté à l’ordre du jour, y compris un résumé des discussions autour de ce point
- Si des motions ont été faites, Inscrivez des informations ici
- Si de plus amples informations sont nécessaires, Inscrivez des suivis, des noms et une date cible ici
9., AJOURNEMENT
- Notez l’heure à laquelle la séance a été ajournée
10. PROCHAINE RÉUNION(DATE)
- La prochaine réunion doit être décidée à la fin de la réunion avant que tout le monde ne parte. C’est un rappel pratique pour l’inclure au bas du modèle de minutes afin qu’il ne soit pas manqué.
Notejoy est un moyen plus efficace de gérer vos réunions
Organiser des réunions efficaces et productives est plus qu’établir un excellent modèle – il s’agit de gérer la communication de l’information autour de la réunion., Est-ce que tout le monde est sur la même longueur d’onde sur les sujets et les objectifs de la réunion? Les décisions ont-elles été partagées avec tous ceux qui ont besoin de savoir? Si vous avez manqué la réunion, comment pouvez vous rattraper sur les détails? S’assurer que les bonnes personnes ont accès à l’information dans la salle de réunion et après est essentiel au bon fonctionnement d’une organisation.
Notejoy est une solution efficace pour les équipes qui souhaitent gérer leurs agendas et notes de réunion pour obtenir et rester sur la même page. Il change fondamentalement la façon dont le travail est fait.,
La gestion des réunions dans Notejoy est différente pour trois raisons:
Collaboration en temps réel-En tant que solution basée sur le cloud, Notejoy vous permet de partager à l’avance votre agenda de réunion avec des collaborateurs internes et externes. Ces collaborateurs peuvent consulter, discuter et commenter les ordres du jour des réunions ainsi que consulter la dernière version.
Toujours synchronisé – Plutôt que de gérer différentes versions d’agendas ou plusieurs fils de conversation, Notejoy permet à toute l’équipe de toujours voir les agendas, y compris les modifications et les discussions en même temps.,
Amélioration de la recherche et de la visibilité – Avec les notes de réunion et les commentaires de discussion documentés directement dans l’ordre du jour, les équipes peuvent conserver les détails dans le contexte et maintenir un système d’enregistrement pour tout ce qui s’est passé. Gérez qui a accès à quelles informations et permettez aux membres de l’équipe, anciens et nouveaux, de rechercher le contenu de la réunion passée et actuelle.
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