processus de bon de commande-Tout ce que vous devez savoir

dans les effectifs mondiaux actuels, un processus de bon de commande lent peut paralyser votre entreprise. Le traitement manuel des bons de commande et les systèmes archaïques entravent le processus de bon de commande et font plus de mal que de bien.

S’appuyer sur un processus manuel de bon de commande avec des e-mails et des feuilles de calcul, c’est comme utiliser un compte bancaire sans accès au guichet automatique., Lorsque vous pensez à la facilité avec laquelle les guichets automatiques fonctionnent dans le monde bancaire, il est difficile d’imaginer faire la queue pendant longtemps pour qu’un caissier commette une erreur lors de la manipulation d’une transaction simple.

De la même manière, la vieille école des processus sont en place dans le monde moderne de la technologie. La numérisation fait que les processus maladroits fonctionnent comme un charme. Il est parfait pour les processus administratifs fastidieux et laborieux tels que les bons de commande, l’approbation des factures, etc.,

À l’ère technologique, il serait sage de tirer parti d’une solution basée sur le cloud pour les commandes d’achat. Avant d’approfondir un système d’approvisionnement pour une gestion réussie des bons de commande, examinons l’état actuel de la gestion des bons de commande et découvrons ses principaux défauts.

Quel est le processus de commande d’achat?

Le processus de commande d’achat est le parcours d’un bon de commande (PO) de la création à l’approbation du bon de commande, l’expédition, la livraison, la facturation et la clôture. Il comprend également des contrôles budgétaires, la gestion des contrats, des contrôles de qualité, et plus encore.,

Une fois qu’un bon de commande est accepté par le vendeur, il devient un document juridiquement contraignant. Un bon de commande décrit les articles requis, le prix convenu, les attentes de livraison et les conditions de paiement.

Les Bons de commande fournissent des instructions concrètes au fournisseur tout en offrant aux acheteurs une trace papier solide qui peut être utilisée comme point de référence lorsque la clarté est requise dans votre processus d’approvisionnement.

quelles sont les étapes d’un processus de commande d’achat?,

Le processus de bon de commande comprend plusieurs points de contrôle de conformité et des tâches d’approbation/saisie pour assurer le traitement opportun des bons de commande. Voici les plus courantes de la commande d’achat étapes du processus:

1. PO Création
2. Approbation de bons de Commande
3. PO Expédition
4. Contrat obligatoire
5. Livraison
6. Trois voies de Correspondance
7. PO de Fermeture

1. Création de PO:

Les bons de commande sont créés à partir de demandes d’achat approuvées ou préparés à partir de zéro dans le cas d’achats de ferroutage ou récurrents.,

Intervenants: équipe d’approvisionnement et personnel administratif

2. Flux d’approbation:

Une fois les bons de commande créés, ils sont envoyés à l’autorisation d’approbation pour tenir compte des changements de dernière minute aux exigences.

Intervenants: Demandeur, autorité d’approbation, équipe des finances et agents d’approvisionnement

3. Envoi de PO:

Une fois approuvés, les bons de commande sont transmis au fournisseur sélectionné en fonction du mode de communication préféré du fournisseur.

Modes disponibles: Papier, fax, e-mail et stockage en nuage

4., Contrat contraignant:

Un contrat juridiquement contraignant est invoqué une fois que le vendeur accepte le bon de commande et il peut ensuite être utilisé pour résoudre tout litige juridique entre le fournisseur et l’acheteur.

Doit inclure: Les détails de l’acheteur, le numéro de bon de commande, la date de livraison, les informations sur le fournisseur, les prix, les détails de la commande, les conditions de paiement et les informations de paiement

5. Livraison des marchandises:

Le vendeur livre les marchandises, et l’acheteur effectue un contrôle de qualité et avertit l’expéditeur en cas de défauts.

Bénéficiaire: Personnel administratif, gestionnaire d’entrepôt ou agent d’approvisionnement

6., Correspondance à trois voies:

l’équipe d’approvisionnement de l’acheteur effectue ensuite une correspondance à trois voies (avec PO, GRN et facture).

7. Fermeture du bon de commande:

Après l’appariement du bon de commande, si aucune anomalie n’est constatée, la facture approuvée est transmise à l’équipe des finances pour le traitement des paiements, après quoi les bons de commande sont clôturés.

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flux de processus de commande D’achat

le flux de processus de commande d’achat est le cycle de vie d’un bon de commande, de la création de la commande à sa clôture., Un flux de processus de commande d’achat prédéfini permet à l’équipe d’achat de traiter un bon de commande sans manquer aucune étape et de le suivre facilement pour éviter les retards.,le flux cess décrit les étapes d’action dans le traitement des bons de commande comme suit:

1. Créer un bon de commande
2. Envoyer plusieurs demandes de devis(RFQ)
3. Analyser et sélectionner le fournisseur
4. Négocier un contrat et envoyer un bon de commande
5. Recevoir des biens/services
6. Recevoir et vérifier la facture (Correspondance à 3 voies)
7. Autoriser

Les points pénibles des processus de commande manuelle

Les commandes manuelles sont coûteuses, inefficaces et longues à maintenir., Il y a trop de documents requis pour traiter un seul bon de commande.

Les acquérir, les stocker et les envoyer dans la boucle d’approbation tout en s’assurant qu’ils ne sont pas perdus ou endommagés en cours de route est extrêmement fastidieux.

Selon une récente étude de l’APQC, le traitement manuel des PO peut coûter aux organisations jusqu’à 506,52 $par bon de commande.,

Un processus de commande manuelle:

• Manque de visibilité
• Augmente les dépenses organisationnelles
• Traîne le cycle de traitement des PO
• Dépend de l’intervention humaine
• A des goulots d’étranglement de processus et des problèmes de conformité
• Implique une boucle sans fin d’e-mails et de personnes

pprobations de bons de commande

Formulaires dynamiques. Pas de Codage. Glisser facilement & Déposer.,

Avantages d’un numérique PO système

Voici six raisons pour lesquelles chaque organisation a besoin d’une solution d’approvisionnement avec un ordre d’achat, système de gestion.,pas de point de vente perdu ou retardé

• Améliorer la vitesse de traitement des points de vente
• Accélérer les approbations de bons de commande
• Rationaliser la gestion des commandes et des stocks
• Améliorer la relation vendeur-acheteur
• Prévenir la fraude en matière d’approvisionnement

Lecture recommandée:

• 5 Bonnes Pratiques
• 4 Raisons impérieuses Pour lesquelles Il Est Préférable d’Éviter les commandes d’auto-achat

Résumé

Dites adieu à l’écriture illisible, aux points de vente manquants et aux heures interminables de saisie de données., Un logiciel d’approvisionnement basé sur le cloud transforme des paquets de documents en formulaires numériques facilement traçables qui sont stockés en toute sécurité sur le cloud.

Bien que la mise en œuvre d’une solution d’approvisionnement puisse sembler trompeusement simple comme une solution de pansement à tous vos problèmes liés aux PO, le processus lui-même est très compliqué. C’est pourquoi il est essentiel d’avoir des bonnes pratiques de commande d’achat qui garantiront que votre outil d’approvisionnement fonctionne comme il le doit.

Les bonnes pratiques d’approvisionnement peuvent réparer votre processus PO cassé, améliorer l’efficacité et fournir plus de retour sur investissement., Bien que la théorie de ce qu’est le bon de commande puisse sembler complexe, jeter un coup d’œil à certaines pratiques exemplaires les plus courantes peut l’éclaircir une fois pour toutes.