Avant la réunion:
Étape 1 : Clarifiez le but de la réunion. Identifier les bonnes personnes qui ont vraiment besoin de participer à cette réunion. Une réunion efficace n’a pas besoin de trop de gens.
Étape 2: Vous devez préparer les différents sujets à discuter lors de la réunion, combien de temps sera consacré à chaque sujet et quel est le but de chaque point., Prenez note de ce que vous savez à leur sujet afin de gagner du temps et de pouvoir vous concentrer sur des sujets importants lors de la réunion.
Étape 3 : Partager avec tous les participants avant la réunion. Communiquez également ce que vous attendez des participants afin qu’ils sachent quoi préparer.
Avec un programme clairement défini, tout le monde connaît les buts et objectifs. Votre agenda vous aidera également à rester sur la bonne voie et à respecter le temps de réunion imparti.,
Pendant la réunion:
Démarrer la réunion
Tout d’abord, commencez toujours à l’heure : cela respecte ceux qui se présentent à l’heure et rappelle aux retardataires que la planification est sérieuse. N’oubliez pas d’accueillir les participants et de les remercier pour leur temps.
Commencez par l’examen de l’ordre du jour: C’est un bon moyen de donner aux participants une chance de comprendre tous les sujets prédéfinis, leur objectif et les résultats souhaités.
Préciser le type de participation et d’interaction souhaité.
Attribuer un preneur de notes si ce n’est pas vous.,
Organiser la réunion
Les procès-verbaux de réunion efficaces contribuent grandement à la réussite des réunions. Mais ils doivent être écrits de manière appropriée et distribués à temps. Le principal problème avec les notes est qu’elles prennent beaucoup de temps à être correctement écrites et qu’elles doivent être envoyées rapidement après les réunions pour que chacun connaisse ses prochaines actions.
Vous devez construire vos notes au fur et à mesure de la réunion: un bon moyen d’organiser votre prise de notes est de différencier les actions des remarques ainsi que de noter les différentes actions par personne avec un délai., Résumer périodiquement les points clés et demander un accord pour s’assurer que le plan d’action est compris par tous les participants. Sinon, vous pourriez vous retrouver en marge de la réunion trop occupé à prendre des notes.
Gérer le temps de réunion : la plus grande difficulté dans une réunion est de garder le temps alloué pour la réunion. Prenez le temps de raconter et d’entendre des histoires et de demander différents points de vue, mais gardez l’accent sur les idées et les objectifs pour rester à l’heure. Suivez votre agenda sans perdre l’objectif fixé pour chaque sujet.,
Clôture de la réunion
Terminez en résumant les réalisations du groupe, les points d’action et les décisions et le plan pour la prochaine étape.
Remercier sincèrement les membres du groupe pour leur participation et leurs contributions. Vous pouvez également demander un commentaire.
Après la réunion: Le compte rendu de la réunion
Tapez votre note de manière logique et non chronologique : actions, décisions, points principaux et documentation par sujet., En outre, l’ajout d’un bref résumé organisé par personne et par projet au début du procès-verbal aide vos collègues à identifier en un coup d’œil les actions qu’ils doivent réaliser pour la prochaine réunion.
Partager le procès-verbal de la réunion pour résumer la décision et le plan d’action à tous les participants.
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