az ülés előtt:
1. lépés: tisztázza a célja a találkozó. Azonosítsa azokat a megfelelő embereket, akiknek valóban részt kell venniük ezen a találkozón. A hatékony találkozónak nem kell túl sok ember.
2. lépés: el kell készítenie a találkozó során megvitatandó különböző témákat, mennyi időt kell fordítani az egyes témákra, és mi az egyes pontok célja., Vegye figyelembe, hogy mit tud róluk annak érdekében, hogy időt takaríthat meg, hogy képes legyen összpontosítani fontos témák az ülés során.
3. lépés: ossza meg az összes résztvevővel az ülés előtt. Azt is kommunikálja, hogy mit vár a résztvevőktől, hogy tudják, mit kell készíteni.
egy világosan meghatározott napirenddel mindenki ismeri a célokat. A napirend is segít, hogy maradjon a pályán, és tartsa be a megadott találkozó ideje.,
A találkozó alatt:
indítsa el a találkozót
először mindig időben indul: tiszteletben tartja azokat, akik időben megjelennek, és emlékezteti a későn érkezőket, hogy az ütemezés komoly. Ne felejtsd el üdvözölni a résztvevőket és megköszönni nekik az idejüket.
kezdje a napirend felülvizsgálatával : ez egy jó módja annak, hogy a résztvevők megértsék az összes előre meghatározott témát, céljukat és a kívánt eredményeket.
tisztázza a részvétel típusát és a kívánt interakciót.
hozzon létre egy jegyzetelő, ha ez nem te vagy.,
A találkozó lebonyolítása
A hatékony találkozási jegyzőkönyvek nagyban hozzájárulnak a sikeres találkozókhoz. De ezeket megfelelő módon kell megírni és időben elosztani. A fő probléma a jegyzetekkel az, hogy hosszú időt vesz igénybe, hogy megfelelően leírják őket, és hogy az ülések után gyorsan el kell küldeni őket, hogy mindenki megismerje a következő lépéseit.
meg kell építeni a jegyzeteket, mint a találkozó előrehaladtával: egy jó módja annak, hogy megszervezze a jegyzetelés, hogy megkülönböztesse a műveleteket a megjegyzések, valamint megjegyezni a különböző intézkedések fejenként egy határidőt., Rendszeresen foglalja össze a kulcsfontosságú pontokat, és kérjen megállapodást annak biztosítása érdekében, hogy a cselekvési tervet minden résztvevő megértse. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy a találkozó szélén túl elfoglalt jegyzeteket készít.
találkozási idő kezelése: a találkozó legnagyobb nehézsége az ülésre kijelölt idő megtartása. Szánjon időt arra, hogy történeteket meséljen és halljon, és kérjen különböző nézőpontokat, de tartsa a hangsúlyt az ötletekre és a célkitűzésekre, hogy időben maradjon. Kövesse napirendjét anélkül, hogy elveszítené az egyes témákhoz kitűzött célt.,
zárja be az ülést
A csoport eredményeinek, cselekvési pontjainak és döntéseinek összefoglalásával zárja le a következő lépést.
őszintén köszönöm a csoport tagjainak részvételét és hozzájárulását. Visszajelzést is kérhet.
az ülés után: a találkozó jegyzőkönyve
írja le jegyzetét logikus módon, nem időrendben: cselekvések, döntések, hálózati pontok és dokumentáció témánként., A jegyzőkönyv elején egy személyenként és projektenként szervezett rövid összefoglaló hozzáadása segít kollégáinak abban, hogy egy pillanat alatt azonosítsák azokat a tevékenységeket, amelyeket a következő találkozóra kell megvalósítaniuk.
ossza meg az ülés jegyzőkönyvét, hogy összefoglalja a döntést és a cselekvési tervet minden résztvevőnek.
Vélemény, hozzászólás?