Megrendelés Folyamata – Minden, amit tudnod kell

A mai globális munkaerő, lassú megrendelés folyamat megbéníthatja a te dolgod. A kézi rendelésfeldolgozás és az archaikus rendszerek akadályozzák a vásárlási folyamatot, és több kárt okoznak, mint hasznot.

az e-mailekkel és táblázatokkal ellátott kézi vásárlási megbízási folyamatra támaszkodva olyan, mintha ATM-hozzáférés nélküli bankszámlát használnánk., Ha arra gondolsz, hogy milyen könnyen működnek az ATM-ek a banki világban, nehéz elképzelni, hogy hosszú ideig sorban álljon, csak azért, hogy egy pénztáros hibát tegyen egy egyszerű tranzakció kezelésekor.

ugyanúgy, a régi iskolai folyamatok nincsenek a helyükön a technológia modern világában. A digitalizáció miatt a nehézkes folyamatok úgy működnek, mint egy varázsa. Tökéletes az olyan unalmas és munkaigényes adminisztratív folyamatokhoz, mint a megrendelések, a számla jóváhagyása stb.,

a technológiai korszakban bölcs dolog lenne kihasználni egy felhő alapú megoldást a megrendelésekhez. Mielőtt mélyebben belemerülnénk a sikeres PO menedzsment beszerzési rendszerébe, vessünk egy pillantást a beszerzési megrendelések kezelésének jelenlegi állapotára, és derítsük ki annak főbb hibáit.

mi a rendelési folyamat?

a megrendelési folyamat a megrendelés (PO) létrejöttétől a megrendelés jóváhagyásán, feladásán, kézbesítésén, számlázásán és lezárásán keresztül történő útja. Ez magában foglalja a költségvetési ellenőrzéseket, a szerződéskezelést, a minőségellenőrzést stb.,

miután az eladó elfogadta a megrendelést, jogilag kötelező érvényű dokumentummá válik. A megrendelés ismerteti a szükséges tételeket, a megállapodás szerinti árat, a szállítási elvárásokat, valamint a fizetési feltételeket.

a megrendelések konkrét utasításokat adnak az eladónak, miközben a vásárlóknak szilárd papírnyomvonalat kínálnak, amely referenciapontként használható, ha a beszerzési folyamat során egyértelműségre van szükség.

milyen lépéseket kell tenni a megrendelési folyamat során?,

a megrendelési folyamat több megfelelőségi ellenőrző pontból és jóváhagyási/bemeneti feladatból áll, amelyek biztosítják az időszerű PO feldolgozást. Itt vannak a leggyakoribb megrendelés folyamat lépései:

1. PO Létrehozása
2. Megrendelés Jóváhagyása
3. PO Feladás
4. Kötelező érvényű Szerződést
5. Áruk Szállítási
6. Hármas Megfelelő
7. PO Bezárása

1. Po létrehozása:

a megrendeléseket jóváhagyott beszerzési igényekből hozzák létre, vagy a semmiből készítik elő piggyback vagy ismétlődő vásárlások esetén.,

érdekelt felek: beszerzési csapat és adminisztratív személyzet

2. Jóváhagyási folyamat:

miután a beszerzési megbízások létrejöttek, azokat a regisztrációs engedélyre küldik, hogy megfeleljenek az last minute követelményváltozásoknak.

érdekelt felek: Rekvizioner, sign-off authority, finance team, and procurement officers

3. Po dispatch:

a jóváhagyást követően a megrendeléseket az eladó által preferált kommunikációs módtól függően továbbítják a kiválasztott szállítónak.

elérhető módok: papír, fax, E-mail és felhőalapú tárolás

4., Kötelező érvényű szerződés:

jogilag kötelező érvényű szerződés akkor kerül hivatkozásra, ha az eladó elfogadja a PO-t, majd felhasználható a szállító és a vevő közötti jogviták megoldására.

tartalmaznia kell: Vevő adatai, PO szám, szállítási dátum, eladói információk, árazás, megrendelés részletei, fizetési feltételek, valamint fizetési információk

5. Áruszállítás:

az eladó árut szállít, a vevő minőségellenőrzést végez, hiba esetén értesíti a feladót.

címzett: adminisztratív személyzet, raktárkezelő vagy beszerzési tisztviselő

6., Háromirányú illesztés:

a vevő beszerzési csapata ezután háromirányú egyeztetést végez (PO, GRN és számla).

7. Po Bezárás:

a PO egyeztetés után, ha nincsenek eltérések, a jóváhagyott számlát továbbítják a pénzügyi csapatnak a Fizetési feldolgozáshoz, amely után a beszerzési megbízások lezárulnak.

PRO tipp: hogyan lehet automatizálni a vásárlási folyamatot 75% – kal gyorsabban a Kissflow segítségével?

beszerzési folyamatfolyamat

a rendelési folyamatfolyam a megrendelés létrehozásától a lezárásig terjedő vásárlási folyamat életciklusa., Egy előre definiált vásárlási megbízás folyamat lehetővé teszi a beszerzési csapat számára, hogy a PO-t minden lépés nélkül feldolgozza, majd a késések elkerülése érdekében könnyen nyomon kövesse.,cess flow ábrázolja a lépéseket a PO feldolgozása a következőképpen:

1. hozzon Létre egy megrendelés
2. Küldés több kérelmek idézet(RFQ)
3. Elemezni, majd válassza ki a gyártó
4. Tárgyalni szerződést küld PO
5. Kap áruk/szolgáltatások
6. Kap, majd ellenőrizze a számla (3-Way Megfelelő)
7. Engedélyezze a számlát kifizetni eladó
8. nyilvántartás
9. megrendelés bezárása

A fájdalom pontok kézi megrendelés folyamatok

Kézi megrendelések költséges, nem hatékony, de időigényes fenntartani., Túl sok dokumentum szükséges az egyetlen vásárlási megbízás feldolgozásához.

megszerzése, tárolása, elküldése a jóváhagyási hurok, miközben biztosítja, hogy ne vesszenek el, vagy sérült az út mentén rendkívül unalmas.

egy nemrégiben készült APQC tanulmány szerint a kézi PO feldolgozás megrendelésenként 506,52 dollárba kerülhet a szervezeteknek.,

kézi megrendelés folyamata:

• Hiányzik a láthatóság
• Tüskék szervezési költség
• Húz PO-feldolgozási ciklusban
• attól Függ, hogy emberi beavatkozás
• – Nek folyamat szűk való megfelelés kérdések
• Magában foglalja egy végtelen hurok az e-maileket, az emberek
• nehézkes, pontatlan, rengeteg hibalehetőséggel

A digitális PO rendszer előnyei

itt van hat ok, amiért minden szervezetnek beszerzési megoldásra van szüksége beszerzési megbízáskezelő rendszerrel.,nem elvesztett vagy késleltetett POs

Ajánlott Olvasmány:

• 5 Megrendelés Legjobb Gyakorlatok Minden Vállalatnak el Kell fogadnia
• 5 Leghatékonyabb Módja, hogy Gyorsítsák Fel A Megrendelés Ciklus
• a 4. Kényszerítő Okok, hogy Miért, Egyéni Megrendelések Legjobb Elkerülni

Összefoglalás

búcsút olvashatatlan kézírás, eltűnt POs, végtelen óra adatbevitel., A felhőalapú beszerzési szoftver a papírkötegeket könnyen nyomon követhető digitális formákká alakítja, amelyeket biztonságosan tárolnak a felhőben.

míg a beszerzési megoldás végrehajtása megtévesztően egyszerűnek tűnhet, mint a Po-val kapcsolatos összes probléma sávsegítő megoldása, maga a folyamat nagyon bonyolult. Ezért fontos, hogy van néhány vételi megbízás legjobb gyakorlat, amely biztosítja, hogy a beszerzési eszköz végzi, ahogy kell.

a helyes beszerzési legjobb gyakorlat javíthatja a törött PO folyamatot, javíthatja a hatékonyságot, és több ROI-t biztosíthat., Míg az elmélet, hogy mi Vételi megbízás hangzik bonyolult, figyelembe véve néhány leggyakoribb legjobb gyakorlatok tisztázni, hogy egyszer s mindenkorra.